Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Pokud máte potíže s rozesíláním hromadných e-mailů nebo e-mailů klientům a zákazníkům přizpůsobením obsahu každého dokumentu, může vám pomoci hromadná korespondence. Pro hromadnou korespondenci je nejlepší kombinace Excel a Word. Zde najdete postup hromadné korespondence z Excelu do Wordu dvěma snadnými metodami.

Hromadná korespondence je nejdostupnější formou automatizace kancelářské práce na stolních a přenosných počítačích. Stačí nakonfigurovat aplikaci Microsoft Word pro načítání dat pro zástupné texty z databáze, jako je soubor Excel pro jeden dokument.

Po nastavení můžete jediným kliknutím vytvářet personalizované dopisy, obálky, e-maily, adresáře, adresní štítky a tak dále. Pokud se naučíte, jak provést hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, můžete několika kliknutími vytvářet faktury, měsíční vyúčtování, podrobnosti o předplatném a mnoho dalších oficiálních dokumentů pro stovky a tisíce zákazníků.

Když se naučíte, jak provádět hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu, můžete vytvářet e-maily a e-maily bohaté na data a vyhnout se lidským chybám, které při ručním vytváření takových dokumentů představují riziko. Začněme tedy s metodami hromadné korespondence z Excelu do Wordu.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu: ruční metoda

Hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu lze provést dvěma způsoby. První z nich je ruční metoda, kdy sami přidáte zástupné texty pro jeden dokument a Word udělá zbytek pro zbývající e-maily nebo e-maily. Postup ruční hromadné korespondence naleznete zde:

Vytvořte zdroj dat na listu aplikace Excel

Nejprve musíte vytvořit databázi, ze které bude MS Word načítat data do polí hromadné korespondence v šabloně e-mailu, pošty, faktury atd. Musíte vytvořit databázi Excel tak, aby všechna data týkající se jednoho příjemce byla k dispozici v jedné řadě.

Můžete oddělit různá data v jednom řádku pod různými záhlavími sloupců. Tato záhlaví sloupců budou fungovat jako protějšek pro pole hromadné korespondence v aplikaci Word. Záhlaví sloupce si nyní můžete vytvořit dle libosti. Později však musíte provést drobné úpravy v záhlaví sloupců, aby odpovídala polím ve Wordu.

Níže naleznete základní kroky k vytvoření databáze pro hromadnou korespondenci v Excelu. Tento tutoriál vytvoří fakturu pro malý nebo domácí podnik, kde můžete posílat hromadné faktury a měsíční účty tisícům zákazníků za přijatelnou cenu, aniž byste se spoléhali na nákladná online řešení nebo agentury třetích stran:

• Vytvořte prázdný soubor Excel a přejmenujte název listu na Faktury .
• V tomto listu musíte vyplnit všechna data pro hromadnou korespondenci.
• Nyní vytvořte položky, které chcete zahrnout do dokumentu hromadné korespondence jako záhlaví sloupců . Tyto budou fungovat jako pole hromadné korespondence v aplikaci Word.
• Do záhlaví příslušného sloupce ve stejném řádku zadejte jméno zákazníka a všechny další související informace. Pokud změníte řádky pro stejného zákazníka, Word nebude moci naplnit správné informace ve sloučeném dokumentu.

Databáze Excel pro hromadnou korespondenci Excel do Wordu

• Jak se vaše klientská základna rozrůstá, můžete začít přidávat nová jména zákazníků pod záhlavím sloupce Zákazník .
• Můžete také přidat nová data pro stávající nebo nové zákazníky pod konkrétními záhlavími sloupců.
• Při každé aktualizaci této databáze hromadná korespondence aplikace Word automaticky vytvoří nový zákaznický dokument pro přidané zákazníky, vynechá klienty, pokud některé odstraníte, a také aktualizuje čísla v dokumentu podle informací z databáze Excel.
• Hromadná korespondence aplikace Word neimportuje formátování čísel z aplikace Excel. Chcete-li zachovat prvky formátování čísel, jako jsou desetinná čísla, symboly měny atd., musíte do konkrétních polí hromadné korespondence vložit krátký kód. Kód a trik pro jeho použití zmíním později v tomto tutoriálu.

A je to! Úspěšně jste vytvořili databázi Excel pro projekt hromadné korespondence. Dobrá práce! Začněme vytvářet šablonu hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word.

Vytvořte e-mail nebo e-mail pro svého zákazníka

Nejprve musíte připravit e-mail s fakturou nebo e-mail, který chcete poslat svým klientům a zákazníkům. Dopis musí obsahovat některé základní informace o vás, jak je uvedeno níže. Tyto jsou statické pro všechny e-maily a e-maily.

Šablona Wordu, jak provést hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu

• Tvé jméno
• Vaše obchodní jméno
• Adresa vaší firmy
• Logo společnosti (pokud existuje)
• Podpisová řada

Proveďte hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu

Nyní, když jste vytvořili šablonu aplikace Word, do které přidáte pole hromadné korespondence, podívejme se na následující kroky:

• Klikněte na kartu Korespondence na pásu karet aplikace Word a poté vyberte Spustit hromadnou korespondenci .

Vytvořte hromadnou korespondenci e-mailových zpráv ve Wordu

• Z  rozevíracího seznamu vyberte typ dokumentu, který chcete vytvořit. Vybereme E-mailové zprávy .
• Nyní znovu klikněte na Mailings , ale tentokrát zvolte Select Recipients .
• Protože chcete provést hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, vyberte možnost Použít existující seznam .

Výběr databázové tabulky hromadné korespondence z Excelu

• Nyní vyhledejte databázi hromadné korespondence vytvořenou dříve v Excelu a v dialogovém okně Vybrat tabulku vyberte list Faktury .
• Nyní byste měli vidět, že se aktivuje skupina příkazů Psát a vložit pole na pásu karet aplikace Word > Korespondence .

Dosud jste připojili databázi Excel pro hromadnou korespondenci k Wordu. Dále se naučíme, jak vyplnit požadovaná pole v dokumentu šablony hromadné korespondence níže:

• Klepněte na možnost Řádek pozdravů na kartě Zásilky a vytvořte řádek s pozdravem, který chcete přidat. Zobrazí se zástupný text « GreetingLine» .

Vytvořte uvítací řádek v hromadné korespondenci pro Word

• Nyní můžete napsat prohlášení o platbě faktury. Toto bude statický příkaz, který se zobrazí všem příjemcům.
• Pod řádek s pozdravem můžete přidat další pole hromadné korespondence, jako je User email «Customer_Email» ; Číslo faktury: «Číslo_faktury» ; Datum faktury: «Datum_faktury» atd.

Vytvoření horní části e-mailu hromadné korespondence pro faktury

• Poté kliknutím na možnost Vložit slučovací pole začněte přidávat dynamické součásti projektu hromadné korespondence.
• Příkaz Vložit slučovací pole zobrazí všechna záhlaví sloupců dostupná v databázi Excel, kterou jste přidali do dokumentu hromadné korespondence. Udělejte si čas na přidání požadovaných polí.

Vytvoření hlavních podrobností faktury a závěrečného výpisu v e-mailu hromadné korespondence

• Můžete například přidat tato slučovací pole: «Řádek_služeb_1» ; «Datum_Line_1» ; «Částka_Řádek_1» ; «Řádek_služeb_2» ; «Datum_Line_2» ; «Částka_Řádek_2» ; "Částka_celkem_".

Jak ručně hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu Celá šablona hromadné korespondence

• Nyní, když jste přidali všechna dynamická pole, můžete svůj e-mail zavřít přidáním závěrečné poznámky a řádku podpisu. Opět by se jednalo o statickou součást.
• Nyní můžete kliknout na tlačítko Náhled výsledků na kartě Korespondence a zobrazit první sloučený dokument.

Jak můžete vidět v náhledu, částka faktury nezobrazuje měnu ani desetinné čárky. Chcete-li tento problém vyřešit, postupujte podle kroků uvedených zde:

• Klikněte pravým tlačítkem na pole hromadné korespondence «Amount_Line_1» a klikněte na Přepnout kódy polí .

Úprava přepínacích kódů polí v aplikaci Word hromadné korespondence

• Nyní byste měli vidět MERGEFIELD a poté pole.
• Zadejte následující kód, jak je znázorněno na obrázku výše:

#0,00 $

• Nyní znovu vyberte pole, klikněte pravým tlačítkem a přepněte kódy polí .

Přepněte Kódy polí pro formátování částky z Excelu

• Poté se podívejte na náhled, abyste si ověřili, zda hromadná korespondence importuje formátování čísel nebo ne.
• Nyní můžete výše uvedený kód zadat do dalších polí hromadné korespondence s čísly jako «Amount_Line_2» a «Amount_Total_» .

Nyní můžete zvýraznit důležitá data v šabloně e-mailu. Hromadná korespondence Word přenese formátování do všech ostatních dokumentů, které vytvoříte v tomto projektu hromadné korespondence.

Dokončení sloučení ve Wordu

Jakmile budete připraveni, klikněte na Dokončit a sloučit > Upravit jednotlivé dokumenty > Vše v dialogovém okně Sloučit záznamy . Klepnutím na tlačítko OK vytvoříte všechny sloučené dokumenty pro každého zákazníka v databázi Excel.

Přečtěte si, jak ručně hromadně korespondovat z Excelu do Wordu

Hromadná korespondence aplikace Word vytvoří nový dokument se sloučenými e-maily. Soubor tedy musíte uložit samostatně nebo rovnou odeslat e-maily.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu: Průvodce hromadnou korespondencí

Druhým způsobem hromadné korespondence je použití průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word. To je však ošemetná metoda. Zdrojovou databázi v aplikaci Excel musíte upravit podle dostupných polí hromadné korespondence ve Wordu. Zde je to, co musíte udělat, abyste mohli vyzkoušet automatickou hromadnou korespondenci ve Wordu:

• Vytvořte šablonu dokumentu aplikace Word a potom klepněte na položku Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > typ dokumentu, který chcete vytvořit.

Uživatelské rozhraní pro průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem

• Poté znovu klikněte na Spustit hromadnou korespondenci a vyberte Podrobný průvodce hromadnou korespondencí .

Druhý krok hromadné korespondence v Průvodci hromadnou korespondencí

• Pokyny se zobrazí v šesti krocích v pravém navigačním podokně aplikace Word.
• Chcete-li postupovat podle průvodce, musíte provést úlohu zobrazenou v prvním kroku a poté kliknout na tlačítko Další: Spouštěcí dokument.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu: Nejčastější dotazy

Jak mohu automaticky sloučit data z Excelu do Wordu?

Data můžete sloučit do Wordu z Excelu automaticky pomocí funkce hromadné korespondence Wordu. K tomu musíte mít s sebou soubor Excel. Poté vytvořte nový dokument aplikace Word a začněte psát svůj e-mail nebo e-mail. V místech, kde potřebujete importovat hodnoty z Excelu, klikněte na pole Vložit hromadnou korespondenci a přidejte požadovanou hodnotu.

Než to uděláte, musíte přidat databázi Excel tak, že přejdete na Mailing > Select Recipients > Use an Existing List a vyberte soubor Excel. Jakmile ručně vytvoříte šablonu dokumentu, dokončete hromadnou korespondenci a Word automaticky vytvoří všechny ostatní e-maily nebo e-maily pro příslušné příjemce.

Jak vytvořím hromadnou korespondenci z dat aplikace Excel?

Hromadnou korespondenci můžete vytvořit z dat aplikace Excel jako obvykle pro nový seznam kontaktů nebo kontaktů z aplikace Outlook. Chcete-li však použít data z listu aplikace Excel, postupujte takto:

• Uložte soubor aplikace Excel a šablonu hromadné korespondence aplikace Word na místní úložiště.
• Otevřete soubor Word a klikněte na Pošty.
• Nyní vyberte možnost Vybrat příjemce a klikněte na Použít existující seznam.
• Nyní přejděte na jednotku, kde soubor Excel existuje, vyberte jej a klikněte na Otevřít.
• A je to! Úspěšně jste propojili soubor Excel pro hromadnou korespondenci.

Co je šest kroků hromadné korespondence?

Podle podrobného průvodce hromadnou korespondencí následuje šest kroků hromadné korespondence v aplikaci Word:

• Vyberte typ dokumentu, jako jsou dopisy, obálky, adresáře atd.
• Vyberte počáteční dokument, jako je aktuální dokument nebo existující dokument
• Vyberte příjemce z existujícího seznamu (Excel), kontaktů aplikace Outlook nebo nového seznamu
• Napište svůj dopis
• Prohlédněte si svá písmena
• Dokončete sloučení

Závěr

Nyní víte, jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu provést buď ruční metodou, nebo pomocí průvodce hromadnou korespondencí aplikace Word. Vyzkoušejte kteroukoli z metod v závislosti na dokumentu hromadné korespondence, databázi a stupni přizpůsobení, který potřebujete.

Nezapomeňte níže uvést komentář, pokud znáte nějaké další snadné metody, jak provést hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu. Možná byste také rádi věděli,  jak tisknout štítky z Excelu pomocí hromadné korespondence MS Word  a  slučovat komentáře a změny z více dokumentů .