Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Pokud máte potíže s rozesíláním hromadných e-mailů nebo e-mailů klientům a zákazníkům přizpůsobením obsahu každého dokumentu, může vám pomoci hromadná korespondence. Pro hromadnou korespondenci je nejlepší kombinace Excel a Word. Zde najdete postup hromadné korespondence z Excelu do Wordu dvěma snadnými metodami.

Hromadná korespondence je nejdostupnější formou automatizace kancelářské práce na stolních a přenosných počítačích. Stačí nakonfigurovat aplikaci Microsoft Word pro načítání dat pro zástupné texty z databáze, jako je soubor Excel pro jeden dokument.

Po nastavení můžete jediným kliknutím vytvářet personalizované dopisy, obálky, e-maily, adresáře, adresní štítky a tak dále. Pokud se naučíte, jak provést hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, můžete několika kliknutími vytvářet faktury, měsíční vyúčtování, podrobnosti o předplatném a mnoho dalších oficiálních dokumentů pro stovky a tisíce zákazníků.

Když se naučíte, jak provádět hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu, můžete vytvářet e-maily a e-maily bohaté na data a vyhnout se lidským chybám, které při ručním vytváření takových dokumentů představují riziko. Začněme tedy s metodami hromadné korespondence z Excelu do Wordu.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu: ruční metoda

Hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu lze provést dvěma způsoby. První z nich je ruční metoda, kdy sami přidáte zástupné texty pro jeden dokument a Word udělá zbytek pro zbývající e-maily nebo e-maily. Postup ruční hromadné korespondence naleznete zde:

Vytvořte zdroj dat na listu aplikace Excel

Nejprve musíte vytvořit databázi, ze které bude MS Word načítat data do polí hromadné korespondence v šabloně e-mailu, pošty, faktury atd. Musíte vytvořit databázi Excel tak, aby všechna data týkající se jednoho příjemce byla k dispozici v jedné řadě.

Můžete oddělit různá data v jednom řádku pod různými záhlavími sloupců. Tato záhlaví sloupců budou fungovat jako protějšek pro pole hromadné korespondence v aplikaci Word. Záhlaví sloupce si nyní můžete vytvořit dle libosti. Později však musíte provést drobné úpravy v záhlaví sloupců, aby odpovídala polím ve Wordu.

Níže naleznete základní kroky k vytvoření databáze pro hromadnou korespondenci v Excelu. Tento tutoriál vytvoří fakturu pro malý nebo domácí podnik, kde můžete posílat hromadné faktury a měsíční účty tisícům zákazníků za přijatelnou cenu, aniž byste se spoléhali na nákladná online řešení nebo agentury třetích stran:

  • Vytvořte prázdný soubor Excel a přejmenujte název listu na Faktury .
  • V tomto listu musíte vyplnit všechna data pro hromadnou korespondenci.
  • Nyní vytvořte položky, které chcete zahrnout do dokumentu hromadné korespondence jako záhlaví sloupců . Tyto budou fungovat jako pole hromadné korespondence v aplikaci Word.
  • Do záhlaví příslušného sloupce ve stejném řádku zadejte jméno zákazníka a všechny další související informace. Pokud změníte řádky pro stejného zákazníka, Word nebude moci naplnit správné informace ve sloučeném dokumentu.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Databáze Excel pro hromadnou korespondenci Excel do Wordu

  • Jak se vaše klientská základna rozrůstá, můžete začít přidávat nová jména zákazníků pod záhlavím sloupce Zákazník .
  • Můžete také přidat nová data pro stávající nebo nové zákazníky pod konkrétními záhlavími sloupců.
  • Při každé aktualizaci této databáze hromadná korespondence aplikace Word automaticky vytvoří nový zákaznický dokument pro přidané zákazníky, vynechá klienty, pokud některé odstraníte, a také aktualizuje čísla v dokumentu podle informací z databáze Excel.
  • Hromadná korespondence aplikace Word neimportuje formátování čísel z aplikace Excel. Chcete-li zachovat prvky formátování čísel, jako jsou desetinná čísla, symboly měny atd., musíte do konkrétních polí hromadné korespondence vložit krátký kód. Kód a trik pro jeho použití zmíním později v tomto tutoriálu.

A je to! Úspěšně jste vytvořili databázi Excel pro projekt hromadné korespondence. Dobrá práce! Začněme vytvářet šablonu hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word.

Vytvořte e-mail nebo e-mail pro svého zákazníka

Nejprve musíte připravit e-mail s fakturou nebo e-mail, který chcete poslat svým klientům a zákazníkům. Dopis musí obsahovat některé základní informace o vás, jak je uvedeno níže. Tyto jsou statické pro všechny e-maily a e-maily.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Šablona Wordu, jak provést hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu

  • Tvé jméno
  • Vaše obchodní jméno
  • Adresa vaší firmy
  • Logo společnosti (pokud existuje)
  • Podpisová řada

Proveďte hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu

Nyní, když jste vytvořili šablonu aplikace Word, do které přidáte pole hromadné korespondence, podívejme se na následující kroky:

  • Klikněte na kartu Korespondence na pásu karet aplikace Word a poté vyberte Spustit hromadnou korespondenci .

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Vytvořte hromadnou korespondenci e-mailových zpráv ve Wordu

  • rozevíracího seznamu vyberte typ dokumentu, který chcete vytvořit. Vybereme E-mailové zprávy .
  • Nyní znovu klikněte na Mailings , ale tentokrát zvolte Select Recipients .
  • Protože chcete provést hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, vyberte možnost Použít existující seznam .

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Výběr databázové tabulky hromadné korespondence z Excelu

  • Nyní vyhledejte databázi hromadné korespondence vytvořenou dříve v Excelu a v dialogovém okně Vybrat tabulku vyberte list Faktury .
  • Nyní byste měli vidět, že se aktivuje skupina příkazů Psát a vložit pole na pásu karet aplikace Word > Korespondence .

Dosud jste připojili databázi Excel pro hromadnou korespondenci k Wordu. Dále se naučíme, jak vyplnit požadovaná pole v dokumentu šablony hromadné korespondence níže:

  • Klepněte na možnost Řádek pozdravů na kartě Zásilky a vytvořte řádek s pozdravem, který chcete přidat. Zobrazí se zástupný text « GreetingLine» .

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Vytvořte uvítací řádek v hromadné korespondenci pro Word

  • Nyní můžete napsat prohlášení o platbě faktury. Toto bude statický příkaz, který se zobrazí všem příjemcům.
  • Pod řádek s pozdravem můžete přidat další pole hromadné korespondence, jako je User email «Customer_Email» ; Číslo faktury: «Číslo_faktury» ; Datum faktury: «Datum_faktury» atd.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Vytvoření horní části e-mailu hromadné korespondence pro faktury

  • Poté kliknutím na možnost Vložit slučovací pole začněte přidávat dynamické součásti projektu hromadné korespondence.
  • Příkaz Vložit slučovací pole zobrazí všechna záhlaví sloupců dostupná v databázi Excel, kterou jste přidali do dokumentu hromadné korespondence. Udělejte si čas na přidání požadovaných polí.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Vytvoření hlavních podrobností faktury a závěrečného výpisu v e-mailu hromadné korespondence

  • Můžete například přidat tato slučovací pole: «Řádek_služeb_1» ; «Datum_Line_1» ; «Částka_Řádek_1» ; «Řádek_služeb_2» ; «Datum_Line_2» ; «Částka_Řádek_2» ; "Částka_celkem_".

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Jak ručně hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu Celá šablona hromadné korespondence

  • Nyní, když jste přidali všechna dynamická pole, můžete svůj e-mail zavřít přidáním závěrečné poznámky a řádku podpisu. Opět by se jednalo o statickou součást.
  • Nyní můžete kliknout na tlačítko Náhled výsledků na kartě Korespondence a zobrazit první sloučený dokument.

Jak můžete vidět v náhledu, částka faktury nezobrazuje měnu ani desetinné čárky. Chcete-li tento problém vyřešit, postupujte podle kroků uvedených zde:

  • Klikněte pravým tlačítkem na pole hromadné korespondence «Amount_Line_1» a klikněte na Přepnout kódy polí .

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Úprava přepínacích kódů polí v aplikaci Word hromadné korespondence

  • Nyní byste měli vidět MERGEFIELD a poté pole.
  • Zadejte následující kód, jak je znázorněno na obrázku výše:

#0,00 $

  • Nyní znovu vyberte pole, klikněte pravým tlačítkem a přepněte kódy polí .

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Přepněte Kódy polí pro formátování částky z Excelu

  • Poté se podívejte na náhled, abyste si ověřili, zda hromadná korespondence importuje formátování čísel nebo ne.
  • Nyní můžete výše uvedený kód zadat do dalších polí hromadné korespondence s čísly jako «Amount_Line_2» a «Amount_Total_» .

Nyní můžete zvýraznit důležitá data v šabloně e-mailu. Hromadná korespondence Word přenese formátování do všech ostatních dokumentů, které vytvoříte v tomto projektu hromadné korespondence.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Dokončení sloučení ve Wordu

Jakmile budete připraveni, klikněte na Dokončit a sloučit > Upravit jednotlivé dokumenty > Vše v dialogovém okně Sloučit záznamy . Klepnutím na tlačítko OK vytvoříte všechny sloučené dokumenty pro každého zákazníka v databázi Excel.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Přečtěte si, jak ručně hromadně korespondovat z Excelu do Wordu

Hromadná korespondence aplikace Word vytvoří nový dokument se sloučenými e-maily. Soubor tedy musíte uložit samostatně nebo rovnou odeslat e-maily.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu: Průvodce hromadnou korespondencí

Druhým způsobem hromadné korespondence je použití průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word. To je však ošemetná metoda. Zdrojovou databázi v aplikaci Excel musíte upravit podle dostupných polí hromadné korespondence ve Wordu. Zde je to, co musíte udělat, abyste mohli vyzkoušet automatickou hromadnou korespondenci ve Wordu:

  • Vytvořte šablonu dokumentu aplikace Word a potom klepněte na položku Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > typ dokumentu, který chcete vytvořit.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Uživatelské rozhraní pro průvodce hromadnou korespondencí krok za krokem

  • Poté znovu klikněte na Spustit hromadnou korespondenci a vyberte Podrobný průvodce hromadnou korespondencí .

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu dvěma způsoby bez námahy

Druhý krok hromadné korespondence v Průvodci hromadnou korespondencí

  • Pokyny se zobrazí v šesti krocích v pravém navigačním podokně aplikace Word.
  • Chcete-li postupovat podle průvodce, musíte provést úlohu zobrazenou v prvním kroku a poté kliknout na tlačítko Další: Spouštěcí dokument.

Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu: Nejčastější dotazy

Jak mohu automaticky sloučit data z Excelu do Wordu?

Data můžete sloučit do Wordu z Excelu automaticky pomocí funkce hromadné korespondence Wordu. K tomu musíte mít s sebou soubor Excel. Poté vytvořte nový dokument aplikace Word a začněte psát svůj e-mail nebo e-mail. V místech, kde potřebujete importovat hodnoty z Excelu, klikněte na pole Vložit hromadnou korespondenci a přidejte požadovanou hodnotu.

Než to uděláte, musíte přidat databázi Excel tak, že přejdete na Mailing > Select Recipients > Use an Existing List a vyberte soubor Excel. Jakmile ručně vytvoříte šablonu dokumentu, dokončete hromadnou korespondenci a Word automaticky vytvoří všechny ostatní e-maily nebo e-maily pro příslušné příjemce.

Jak vytvořím hromadnou korespondenci z dat aplikace Excel?

Hromadnou korespondenci můžete vytvořit z dat aplikace Excel jako obvykle pro nový seznam kontaktů nebo kontaktů z aplikace Outlook. Chcete-li však použít data z listu aplikace Excel, postupujte takto:

  • Uložte soubor aplikace Excel a šablonu hromadné korespondence aplikace Word na místní úložiště.
  • Otevřete soubor Word a klikněte na Pošty.
  • Nyní vyberte možnost Vybrat příjemce a klikněte na Použít existující seznam.
  • Nyní přejděte na jednotku, kde soubor Excel existuje, vyberte jej a klikněte na Otevřít.
  • A je to! Úspěšně jste propojili soubor Excel pro hromadnou korespondenci.

Co je šest kroků hromadné korespondence?

Podle podrobného průvodce hromadnou korespondencí následuje šest kroků hromadné korespondence v aplikaci Word:

  • Vyberte typ dokumentu, jako jsou dopisy, obálky, adresáře atd.
  • Vyberte počáteční dokument, jako je aktuální dokument nebo existující dokument
  • Vyberte příjemce z existujícího seznamu (Excel), kontaktů aplikace Outlook nebo nového seznamu
  • Napište svůj dopis
  • Prohlédněte si svá písmena
  • Dokončete sloučení

Závěr

Nyní víte, jak hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu provést buď ruční metodou, nebo pomocí průvodce hromadnou korespondencí aplikace Word. Vyzkoušejte kteroukoli z metod v závislosti na dokumentu hromadné korespondence, databázi a stupni přizpůsobení, který potřebujete.

Nezapomeňte níže uvést komentář, pokud znáte nějaké další snadné metody, jak provést hromadnou korespondenci ve Wordu z Excelu. Možná byste také rádi věděli,  jak tisknout štítky z Excelu pomocí hromadné korespondence MS Word  a  slučovat komentáře a změny z více dokumentů .


Opravit „Sada složek nelze otevřít“ v aplikaci Outlook?

Opravit „Sada složek nelze otevřít“ v aplikaci Outlook?

Oprava Chyba V aplikaci Outlook nelze otevřít sadu složek, otevřete e-mailového klienta v nouzovém režimu a vypněte doplňky.

Jak řešit problémy s kódem chyby Office 365 0x426-0x0

Jak řešit problémy s kódem chyby Office 365 0x426-0x0

Získejte komplexní průvodce řešením chyby Office 365 0x426-0x0. Opravy, tipy a triky pro obnovení přístupu k aplikacím Office.

Proč nemohu kopírovat a vkládat v aplikaci Microsoft Word?

Proč nemohu kopírovat a vkládat v aplikaci Microsoft Word?

Pokud v aplikaci Microsoft Word nefunguje kopírování a vkládání, vymažte mezipaměť schránky Windows, spusťte aplikaci Word v nouzovém režimu a zkuste opravit Office.

Jak přidat emotikony do e-mailu aplikace Outlook: 7 nejlepších metod

Jak přidat emotikony do e-mailu aplikace Outlook: 7 nejlepších metod

Chcete do Outlooku přidat emotikony pro personalizovanou komunikaci? Zjistěte, jak přidat emotikony v aplikaci Outlook pomocí 7 nejlepších metod.

Opravit chybu Office 365 70003: Vaše organizace toto zařízení smazala

Opravit chybu Office 365 70003: Vaše organizace toto zařízení smazala

Pomocí této příručky opravte kód chyby Office 365 700003: Něco se pokazilo. Vaše organizace toto zařízení smazala. Rychlá a efektivní řešení!

Jak používat SVYHLEDAT v Excelu

Jak používat SVYHLEDAT v Excelu

Počítání velkého množství dat v Excelu může být ohromující a časově náročné, a proto je automatizace užitečná. Pokud pravidelně používáte Excel, budete

Jak získat počet slov v Dokumentech Google

Jak získat počet slov v Dokumentech Google

Počet slov je základním hlediskem v každém písemném projektu. Možná budete mít potíže s vymezením slovního limitu pro esej nebo budete chtít zjistit, zda

Jak převést dokument aplikace Word na obrázek JPG nebo GIF

Jak převést dokument aplikace Word na obrázek JPG nebo GIF

Přestože jsou dokumenty Microsoft Word kompatibilní s jinými textovými procesory, možná je budete muset uložit jako obrázky JPG nebo GIF. I když nemůžete exportovat svůj

Jak sloučit karty v Excelu

Jak sloučit karty v Excelu

Excel je neuvěřitelně užitečný nástroj pro ukládání, správu a zobrazování velkých sad dat. Ať už zpracováváte opakovatelné vědecké výsledky

Messenger Emoji & Words Effects – průvodce

Messenger Emoji & Words Effects – průvodce

Pokud chcete pozvednout svou komunikaci ve zprávě a učinit ji dynamičtější a zábavnější, Messenger má úžasnou funkci nazvanou Word Effects. S Wordem