Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel: 2 nejlepší metody

Chcete uložit kopii kontaktů aplikace Outlook do tabulky aplikace Excel? Naučte se jednoduchými metodami exportovat kontakty z Outlooku do Excelu.

MS Outlook je e-mailový klient od společnosti Microsoft. Dodává se s MS Office, ale můžete jej používat i na webu jako součást sady Microsoft 365. Stejně jako ostatní e-mailové aplikace přichází také se systémem správy kontaktů. Díky této funkci Outlook ukládá e-mailovou adresu používanou pro komunikaci s vámi.

Ukládá také další informace, jako je jméno, adresa, obchodní adresa, telefonní číslo a faxové číslo. Nejen to, kontakt aplikace Outlook udržuje adresy organizované.

Nyní, pokud chcete používat data adresáře aplikace Outlook pro různé účely nebo je sdílet s ostatními, není možné, pokud jsou kontakty uloženy v nativním formátu souboru PST. Kontakty musíte přenést v libovolném vhodném formátu, jako je Excel.

Řeknu vám, jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel. Než se však přesuneme do této části, podívejme se, proč možná budete muset exportovat kontakty z Outlooku do Excelu.

Důvody pro export kontaktů aplikace Outlook do aplikace Excel

Proč byste měli exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel

Hlavním účelem migrace kontaktů do jakéhokoli jiného formátu, jako je Excel, je použití kontaktů na jakékoli jiné platformě. Pokud se chystáte ukončit používání aplikace Outlook a přejít na jiného e-mailového klienta, můžete kontakty přesunout do Excelu, abyste mohli pokračovat v komunikaci se svými kontakty i z jiné platformy.

Dalším důvodem exportu dat je shromažďování kontaktních údajů více uživatelů aplikace Outlook a vytvoření centrálního dýchacího systému adresy. Předpokládejme, že vaše společnost uvádí na trh nový produkt nebo nabídne prodej na konci roku.

Abyste o těchto nabídkách informovali co nejvíce lidí, musíte všem kontaktům zaměstnanců vaší kanceláře poslat propagační e-maily. Zasílání e-mailů na jednotlivé kontakty každého zaměstnance se stane náročným úkolem. Místo toho můžete vytvořit centrální seznam kontaktů se všemi adresami a odesílat e-maily prostřednictvím svého marketingového týmu.

Excel je navíc dokonalý software pro filtrování, kategorizaci a organizaci dat. Z něj mohou uživatelé snadno vyhledávat a sbírat data s minimálním úsilím. Pokud tým prodeje, marketingu nebo podpory chce použít data adresáře aplikace Outlook, musí je přenést do tabulky aplikace Excel.

Přečtěte si také: Jak odvolat e-mailovou zprávu v Outlook 365

Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel v desktopové aplikaci

Pokud na počítači se systémem Windows používáte aplikaci MS Outlook, zde je návod, jak exportovat kontakty z aplikace Outlook do MS Excel.

• Otevřete MS Outlook .
• Klikněte na kartu Soubor z nabídky pásu karet Excel .
• Na levém panelu vyberte Otevřít a exportovat .

Nabídka importu a exportu aplikace Microsoft Outlook

• Vyberte ikonu Import/Export .
• Na obrazovce se objeví Průvodce importem a exportem .
• Před kliknutím na tlačítko Další vyberte Exportovat do souboru .

Výběr Exportovat do souboru v Průvodci importem a exportem aplikace Outlook

• nebude žádný . K dispozici možnost XLSX . Před stisknutím tlačítka Další tedy vyberte Hodnoty oddělené čárkami .
• Dále uvidíte stromovou strukturu souboru Outlook PST . Přejděte nahoru nebo dolů a vyhledejte možnost Kontakty .
• Vyberte Kontakty a klikněte na Další .

Vyberte Kontakty ve složce Vybrat k exportu z nástroje Průvodce importem exportu z aplikace Outlook

• Klikněte na Procházet a vyberte cílovou složku výsledného souboru.
• Klepněte na tlačítko Další . Ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko Exportovat kontakty ze složky: Kontakty .

Export do souboru v Outlook Import Export Wizard

• Můžete také vybrat tlačítko Mapovat uživatelská pole… a mapovat uživatelská pole zdrojového a výstupního souboru.
• Klikněte na Dokončit a kontakty se uloží ve formátu CSV . Doba migrace bude záviset na počtu kontaktů a hodnot.
• Nyní přejděte do složky, do které byl soubor uložen.
• Poklepáním otevřete soubor v MS Excel.
• Přímo pod lištou nabídek si všimnete varování o MOŽNÉ ZTRÁTĚ DAT .

Přečtěte si, jak exportovat kontakty z Outlooku do Excelu v aplikaci pro PC

• Klikněte na Uložit jako…
• Objeví se další průvodce pro uložení souboru v jiném formátu.
• Z  rozevírací nabídky Uložit jako typ vyberte sešit Excel . Verze Excelu se bude lišit.
• Klikněte na Uložit a soubor se uloží ve formátu XLS .
• Nyní můžete tento soubor použít v Excelu bez jakýchkoli problémů s formátováním nebo bez šance na ztrátu dat.

Přečtěte si také: Jak nastavit odpověď mimo kancelář v Outlooku

Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel z webové aplikace

Uživatelé aplikace Outlook web mohou exportovat kontakty ve formátu CSV podporovaném aplikací Excel takto:

• Otevřete Outlook v prohlížeči.
• Vlevo klikněte na Lidé .
• Ve výchozím nastavení budou vybrány všechny kontakty.

Na webu Outlooku vyberte Lidé a poté uvidíte Spravovat kontakty

• Klikněte na Spravovat kontakty v pravém horním rohu a vyberte Exportovat kontakty .
• V okně Exportovat kontakty můžete vybrat Všechny kontakty a kliknout na tlačítko Exportovat .

Prozkoumejte, jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel z webové aplikace

• Webová aplikace Outlook stáhne soubor CSV do složky Stažené soubory ve vašem počítači .
• Poklepáním na něj otevřete v Excelu.
• Pokud se zobrazí varování MOŽNÁ ZTRÁTA DAT , klikněte na Uložit jako…
• V rozevírací nabídce Uložit jako typ vyberte Sešit Excel nebo Sešit Excel xx-xxxx , kde xx a xxxx navrhují různé verze systémů souborů Microsoft Excel.
• Kliknutím na Uložit uložíte tento soubor ve formátu souboru podporovaném aplikací Excel.

Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel: Závěrečná slova

Kontakty Outlook mají velký význam v osobní i obchodní sféře. Možná budete muset použít kontakty pro různé účely a jejich uložení v Outlooku nepomůže.

Z tohoto důvodu musíte vědět, jak exportovat kontakty aplikace Outlook do aplikace Excel. Jedná se o sofistikovanou tabulkovou aplikaci,

Řekněte v komentářích, proč chcete exportovat kontakty z Outlooku do Excelu a jak efektivní byly metody, o kterých jsem mluvil. Šiřte tento článek mezi své přátele prostřednictvím sociálních sítí nebo osobním sdílením.

Pokud vás Outlook zajímá, můžete si přečíst,  jak povolit nebo zakázat e-mailovou oznamovací schránku  nebo co dělat, když  se změnilo zobrazení e-mailu v Outlooku .