Jak archivovat e-maily v aplikaci Microsoft Outlook

V dnešní době bývají naše e-mailové účty přeplněné – plné věcí, které nechceme nebo nepotřebujeme. Schránky se mohou rychle ucpat, což způsobí bolest hlavy, když se snažíte najít něco, co je skutečně důležité. V dnešní době většinou používám svůj účet Gmail, ale stále mám využití pro svůj účet a program Outlook. Je s ní spojena jedna z mých starších – a hlavních – e-mailových adres, se spoustou obchodních spojení. Jelikož je však e-mailový účet tak starý, dovedete si představit, jaké množství nevyžádané pošty tam mám tendenci dostávat.

Není to tak dávno, co jsem zděšeně zíral na svou Doručenou poštu a zvedl ruce do vzduchu. Rozhodl jsem se, že je čas – *hlt* – uklidit svou doručenou poštu v Outlooku tím, že jsem část chaosu archivoval.

Archivace e-mailových složek v aplikaci Outlook je velmi jednoduchá. Doufám, že se vám tento tutoriál o tom, jak se to dělá, bude líbit.

Jak ručně archivovat e-maily v aplikaci Outlook

Aby se vaše doručená pošta nezaplňovala, můžete staré a nepotřebné rychle přesunout do archivu. Toto je zcela samostatný datový soubor v aplikaci Outlook. Poté k němu můžete kdykoli znovu přistupovat z e-mailového programu.

Pokud stále používáte Microsoft Outlook 2013, budete muset kliknout na „Soubor“ , poté na „Informace“ a poté na Cleanup Tools“ . Nakonec vyberte „Archivovat“ .

Pro ty z vás, kteří houpají Outlook 2016 nebo 2019, klikněte na „Soubor“ , poté na „Informace“ , poté na „Nástroje“ a nakonec vyberte „Vyčistit staré položky“ .

V okně, které se objeví, klikněte na „Archivovat tuto složku a všechny podsložky“ a poté vyberte složku, kterou nebudete muset nějakou dobu vidět. Poté najděte místo, kde je napsáno „Archivovat položky starší než“ a zadejte datum.

V dolní části rámečku klikněte na „OK“ a presto! Ty otravné plné složky, se kterými se nechcete zabývat, jsou nyní prázdné!

Jak zapnout automatickou archivaci e-mailů v aplikaci Outlook

Díky automatické archivaci se můžete sami rozhodnout, jak často se bude Archivační nástroj spouštět, kam chcete soubory ukládat a dokonce i to, jak dlouho bude váš milovaný e-mailový program uchovávat e-maily, než je pro vás archivuje. Zde je to, co musíte udělat, abyste tuto funkci zapnuli a nastavili:

Klikněte na „Soubor“, poté na „Možnosti“ a poté na „Upřesnit“ .

Přejděte dolů na „Automatická archivace“ a vyberte „Nastavení automatické archivace“ .

Zaškrtněte políčko „Spustit automatickou archivaci každých n dní“ a poté vyberte, jak často chcete tento nástroj spouštět.

Projděte si každou z dalších možností a vyberte si ty, které chcete, včetně úplného smazání e-mailů namísto jejich odesílání do archivní složky, kde budou navždy chřadnout.

Jak vypnout automatickou archivaci v aplikaci Outlook

Rozhodli jste se, že již nechcete, aby aplikace Outlook automaticky archivovala určité složky? Potřebujete zpět kontrolu, abyste si sami vybrali, kdy a jak to udělat? Snadno peasy! Stačí znovu vypnout automatickou archivaci:

Vyberte tlačítko „Soubor“ ještě jednou, vyberte „Možnosti“ a poté  „Upřesnit“ . Najděte „AutoArchive“ a znovu vyberte tlačítko Nastavení.

Zrušte zaškrtnutí políčka „Spustit automatickou archivaci každých n dní“ a máte hotovo!

Máte nějaké další otázky týkající se aplikace Outlook, se kterými vám mohu pomoci? Zanechte mi komentář nebo nám pošlete e-mail a já se pokusím pomoci.

Šťastné odesílání e-mailů!