Užitečné tipy, jak uspořádat virtuální schůzky správným způsobem

Virtuální schůzky se staly běžnějšími, zejména během pandemie, kdy většina lidí začala pracovat na dálku. Některé společnosti mají kanceláře po celém světě, takže často pořádají online schůzky, aby efektivně komunikovaly.

Bez virtuálních aplikací pro schůzky by bylo velmi obtížné se spojit se svými kolegy, klienty nebo zaměstnanci. Chcete-li vést virtuální schůzku správným způsobem, je třeba zvážit několik věcí, o kterých se bude diskutovat v tomto článku.

Obsah

• 1 Příprava kontrolního seznamu schůzky
• 2 Výběr správné platformy
• 3 Komunikace a zapojení

Příprava kontrolního seznamu schůzky

Je důležité vstupovat na virtuální schůzky s plánem, abyste využili svůj čas stejně jako při osobní schůzce. Nejprve si musíte stanovit cíle a cíle, kterých byste chtěli na tomto setkání dosáhnout. Zapište si do programu schůzky všechny body, které chcete pokrýt , abyste měli věci uspořádané a schůzku hladce proběhly.

Poznamenejte si, kdo bude schůzku hostit a kdo by uvedl určité téma. Napište tato jména vedle každého bodu, o kterém mluvíte v programu schůzky. Až budete hotovi, pošlete tuto agendu e-mailem všem možným účastníkům v předstihu, abyste měli možnost si ji prostudovat a povzbudili je, aby si připravili otázky týkající se těchto témat.

Výběr správné platformy

Existuje mnoho online programů pro schůzky, které lidé po celém světě používají k vedení svých virtuálních setkání. Chcete-li vybrat ten správný, je třeba zvážit několik faktorů. Pokud chce vaše společnost pořádat virtuální setkání pro velké akce, zkuste hledat platformu, která je pro tento účel specifická.

Pro pravidelné každodenní schůzky vyhledejte program, který vám umožní zaznamenat schůzky pro budoucí použití, nebo pokud někdo schůzku zmeškal, může si ji prohlédnout později. Některé programy obsahují postranní chat, který přednášejícímu položí otázky, aniž by narušil jeho řeč. Někdy lidé chtějí položit několik otázek současně, a pokud mluví najednou, může to narušit schůzku a ztrácet čas.

Další užitečnou funkcí je zjistit, zda vám program umožňuje synchronizovat plány schůzek s vaším online kalendářem. Usnadňuje zvaní lidí na schůzku a každé osobě rozesílá automatická připomenutí.

Některé programy vám umožňují přidat logo vaší společnosti a barevná témata do virtuálních zasedacích místností, abyste při jednání s klienty odráželi svou profesionální identitu. Další funkce, jako je odesílání kvízů a her vašim zaměstnancům během schůzky, mohou pomoci při aktivaci a povzbuzení lidí, aby se zapojili. Budete potřebovat všechny možné nástroje k zajištění aktivní účasti lidí na virtuálním setkání.

Komunikace a zapojení

Abyste zajistili hladký průběh schůzky, měli byste stanovit některé základní body etikety schůzek, které by měli všichni účastníci dodržovat. Nejprve se rozhodněte, jak mohou účastníci klást otázky , když někdo mluví.

Měli by stisknout tlačítko „zvednout ruku“ nebo položit otázky v chatu? V každém případě požádejte účastníky, aby stisknuli tlačítko ztlumení, když někdo mluví, aby se zablokovaly zvuky na pozadí a aby mluvili pouze tehdy, když je hostitel požádá, aby se zapojili do konverzace, aby nedošlo k přerušení.

Mějte na paměti, že mohou existovat rozdíly v rychlosti připojení k internetu, což způsobuje zpoždění řeči a poruchy, které mohou být časově náročné. Před zahájením schůzky si věnujte pár minut a zeptejte se, jak se lidem daří. Můžete se zapojit do přátelského rozhovoru po dobu pěti minut, abyste se spojili se svými zaměstnanci a umožnili jim vzájemnou komunikaci.

Zapojení účastníků k účasti na virtuální schůzce může být složité. Pokud mají zaměstnanci tendenci podřimovat během osobních setkání, jak si myslíte, že budou jednat na virtuálních schůzkách? Nezapomeňte každého oslovit jeho jménem, ​​abyste upoutali jeho pozornost a tu a tam se na něco zeptali.

Pokud máte pocit, že někdo nereaguje nebo se neúčastní vedlejšího chatu, dovolte mu, aby se tu a tam ozval a požádejte ho, aby se zapojil do konverzace. Díky tomu budou ostatní věnovat pozornost také v případě, že jim položíte otázku. Také jim to dává pocit, že chcete na schůzce slyšet jejich názory.

Na každé virtuální schůzce je důležité zajistit, aby se každá osoba účastnila několikrát nebo tolik, kolik to schůzka dovoluje. Umožněte každému, aby na schůzce alespoň jednou promluvil, a vyzvěte ho, aby zadával otázky do vedlejšího chatu.

Je také užitečné uspořádat zábavnou schůzku alespoň jednou měsíčně, aby se lidé mohli navzájem seznámit a schůzky proběhly přirozeněji.