Jak vytvořit databázi v představě

Databáze v Notion jsou v podstatě kolekce stránek, které si můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovaly vám nebo potřebám vaší organizace. Můžete vkládat informace a vytvářet své plány, spravovat data nebo spolupracovat s dalšími lidmi.

Nicméně, Notion může být pro začátečníka ohromující. Tento článek se vám pokusí pomoci překonat problémy nováčka Notion a vytvořit vaši první databázi.

Vytvořte databázi pojmů

Databáze pojmů lze popsat jako inteligentní kartotéky, které mohou obsahovat tisíce stránek. Podobně jako Excel a OneNote se Notion liší v následujících aspektech:

• Každou položku v databázi lze otevřít jako novou stránku a podle toho upravit.
• Každou položku databáze můžete přizpůsobit přidáním dalšího kontextu, jako jsou data, termíny, odkazy, účastníci atd.
• Databáze lze prohlížet různými způsoby, nejen jako tabulku.

Chcete-li vytvořit svou první databázi, budete si muset založit účet. Můžete se přihlásit pomocí e-mailu, účtu Google nebo účtu Apple. Pak si jen vyberte, k čemu budete Notion používat (osobní použití, váš tým nebo škola), a můžete vyrazit.

Hned na začátku dostanete předem připravené šablony, abyste mohli začít. Budete také seznámeni se základy, které vám pomohou vytvořit vaši první databázi. 

V Notion můžete vytvořit databázi dvěma způsoby:

• Klikněte na „Přidat stránku“
• Začněte psát „/database“ a z rozbalovací nabídky vyberte databázi

Jak přizpůsobit databázi

Nyní můžete začít přizpůsobovat databázi, jak chcete.

1. Vyberte si jednu ze šesti možností rozložení databáze: tabulka, nástěnka, seznam, galerie, kalendář nebo časová osa.
   
2. Na pravém panelu můžete vybrat zdroj dat pro propojení obsahu z existující databáze ve vašem pracovním prostoru nebo kliknout na „+ Nová databáze“ a začít znovu.
   
3. V horní části stránky můžete novou databázi pojmenovat.
   
4. Každé rozvržení databáze již má určitá pravidla a strukturu, kterou můžete vyplnit. Všimněte si, že tabulka má ve výchozím nastavení název, značky a datum, ale můžete je změnit a přidat tolik řádků a sloupců (v Notion nazývaných „vlastnosti“), kolik pro svůj projekt potřebujete.
   
5. Jakmile přidáte novou položku (například jméno účastníka projektu), můžete položku otevřít jako novou stránku umístěním kurzoru nad ni a kliknutím na „Otevřít“.
   
6. Zde můžete napsat jakékoli další podrobnosti, které nepovažujete za nutné v hlavní části databáze.
   
7. Přidejte značky, komentáře nebo vlastnosti.
   
8. Jakmile dokončíte vytváření databáze, můžete ji přesouvat po pracovním prostoru nebo ji přidat na existující stránky.

Jak přidat vlastnosti do databáze pojmů

Vlastnosti označují části informací, které se objeví pro každou stránku, kterou uložíte do jedné databáze. Primárně se používají pro třídění a filtrování dat. Můžete zrušit zaškrtnutí, které chcete zobrazovat a které ne. Získáte tak lepší přehled o databázi.

Jak již bylo zmíněno, můžete přidat tolik vlastností, kolik potřebujete. Přicházejí v různých tvarech a formách, jako jsou data, zaškrtávací políčka, vzorce, adresy URL atd. Vlastnosti můžete změnit a přidat jako sloupce nebo přidat vlastnost pro každou položku řádku.

Zde je návod, jak přidat vlastnost do tabulky v Notion:

1. Klikněte na ikonu „+“ v posledním sloupci tabulky.
   
2. Vyberte typ nemovitosti.
   
3. Přizpůsobte vlastnost úpravou jejího názvu, výběrem nebo odebráním její ikony atd.
   

Pokud zvolíte vlastnost, jako je „Stav“, budete moci přidat tolik možností stavu, kolik potřebujete, například „Nezahájeno“, „Probíhá“ a „Hotovo“, změnit barvu jednotlivých možností stavu, nebo je zobrazit jako zaškrtávací políčka.

Každou vlastnost můžete skrýt kliknutím na ni a výběrem možnosti „Skrýt v zobrazení“. Ve stejné kontextové nabídce je můžete duplikovat, odstranit nebo zobrazit ve vzestupném nebo sestupném pořadí. 

Jakmile si službu přizpůsobíte, nebudete muset stisknout tlačítko „Uložit“ nebo podobné tlačítko. Uloží se do tabulky tak, jak to uděláte.

Jak přidat další zobrazení databáze

Pohledy v databázích Notion vám umožňují vidět stejné informace v různých uspořádáních. Všimnete si, že je to užitečná funkce, když si vytváříte vlastní databáze a zadáváte více a více informací v průběhu času. 

Některá rozvržení prostě po chvíli neodpovídají vašim informacím. Pokud jste například začali s rozložením tabulky a přidali více informací orientovaných na datum, pravděpodobně budete chtít přejít na rozložení kalendáře. 

Naštěstí nemusíte vytvářet zbrusu novou databázi a přidávat stále stejné informace. Stačí přidat další pohled s jiným rozložením, přičemž původní pohled zůstane nedotčený. 

Zde je návod, jak přidat pohled do existující databáze:

1. Klikněte na ikonu „+“ vedle názvu vašeho stávajícího zobrazení.
   
2. Zadejte název pohledu a vyberte rozložení pohledu.
   
3. Přizpůsobte nové zobrazení. 
   

Každý pohled má svou vlastní nabídku, která vám umožní odfiltrovat jakékoli informace, které nevyhovují jeho rozložení. Určité vlastnosti můžete skrýt, seřadit nebo filtrovat pro dokonalou organizaci dat. To, co změníte v jednom pohledu, se také změní v jiných pohledech stejné databáze. Ale to, jak si zobrazení přizpůsobíte, neovlivní ostatní zobrazení.

Nejčastější dotazy

Co dělá zamykání databáze v Notion?

Uzamčením pohledu v databázi Notion zabráníte ostatním ve změně pohledů a vlastností ve vaší databázi. Stále však mohou obsah v databázi libovolně měnit. Kromě toho může zobrazení odemknout kdokoli s přístupem k vašemu účtu.

Kdo může upravovat moji databázi Notion?

Možnosti spolupráce Notion najdete po kliknutí na tlačítko „Sdílet“ v horní části stránky. Zde můžete upravit, kdo může vaši databázi prohlížet, komentovat, upravovat nebo duplikovat. Poté stačí zkopírovat odkaz na databázi a přeposlat jej komukoli chcete.

Uspořádejte si pracovní prostor s nápadem

Databáze Notion jsou perfektním řešením pro organizaci vašeho pracovního prostoru a udržení kroku s vašimi každodenními úkoly. Můžete jej dokonce použít pro svůj osobní život, abyste mohli plánovat cesty, organizovat akce nebo sledovat své finance. Notion nabízí spoustu funkcí, které můžete využít ke správě všech aspektů svého života na jednom místě.

Zkoušeli jste již vytvořit databázi v Notion? Pokud ano, k čemu byla databáze? Řekněte nám to v sekci komentářů níže.