Jak používat Microsoft Flow místo IFTTT

Zde je to, co potřebujete, abyste mohli začít používat Microsoft Flow.

Zaregistrujte si účet na webu Microsoft Flow

Projděte si šablony Microsoft Flow

Vyberte šablonu a upravte ji pro své potřeby

Microsoft Flow je platforma pro automatizaci pracovních postupů, která propojuje různé aplikace a služby za účelem automatizace úloh. Flow se integruje s mnoha stávajícími aplikacemi a službami společnosti Microsoft (Office 365) a také s dalšími aplikacemi na pracovišti, aby automatizoval úkoly a zvýšil vaši produktivitu. Flow je odpovědí Microsoftu na IFTTT.

V roce 2016 poskytl Blog.WebTech360 informace o tom, jak začít s Microsoft Flow a jak vytvořit Microsoft Flow . Od té doby se Microsoft Flow výrazně změnil. Společnost Microsoft a každodenní uživatelé přidávají stále více toků, které pomáhají zvyšovat produktivitu, automatizaci a efektivitu.

Společnost Microsoft vytvořila Flow s cílem „Vytvářet automatizované pracovní postupy mezi vašimi oblíbenými aplikacemi a službami, abyste mohli dostávat oznámení, synchronizovat soubory, shromažďovat data a další“. Pokud máte zkušenosti s prací s IFTTT (If This Then That), Microsoft Flow je podobný IFTTT, s tím rozdílem, že Flows lze integrovat s více službami a zvládnout specifické požadavky korporací na podnikové úrovni.

Microsoft Flow se liší od IFTTT

Microsoft Flow umožňuje uživatelům vytvářet pracovní postupy, známé také jako „toky“. Toky jsou založeny na spouštěcích událostech. Uživatelé mohou například vytvořit tok, který stáhne odpovědi nebo odpovědi na e-mail a poté tyto zprávy v nastavených intervalech nahraje na OneDrive. Tok také může stáhnout každý tweet odeslaný z vašeho firemního účtu do souboru aplikace Excel a uložit jej na OneDrive .

Jak používat Microsoft Flow

Microsoft Flow je již součástí sady aplikací Microsoft 365 , Office 365 a Dynamics 365 . Pokud si žádnou z těchto služeb Microsoft nepředplatíte, můžete Microsoft Flow používat zdarma; vše, co potřebujete, je webový prohlížeč a účet Microsoft. V současné době Microsoft Flow podporuje všechny verze Microsoft Edge a také další prohlížeče, včetně Chrome a Safari. Zde je rychlý video tutoriál, který vám umožní lépe porozumět tomu, jak Microsoft Flow funguje.

Microsoft Flow šablony

Denně je potřeba dělat mnoho podřadných úkolů. Šablony toků vám pomohou postarat se o tyto úkoly tím, že je Microsoft Flow provede automaticky, přičemž vám šetří čas v procesu.

Například Flow vás může automaticky upozornit na Slacku, když váš šéf pošle e-mail vašemu účtu Gmail . Šablony toků jsou předdefinované „toky“ pro běžné procesy. Všechny šablony toků jsou vysvětleny v rozsáhlé databázi Microsoft Flow, která je dostupná všem uživatelům.

Pokud si tedy myslíte, že máte na mysli skvělý tok, nezapomeňte si prohlédnout velkou knihovnu existujících šablon toku , než vytvoříte šablonu , která již možná existuje. I když je k dispozici spousta šablon toku, Microsoft často přidává nejpoužívanější šablony toku vytvořené jinými uživateli do seznamu obecných šablon.

Jak vytvořit tok ze šablony

Vytvoření Microsoft Flow ze šablony je snadné, pokud máte účet Microsoft Flow. Pokud ne, přihlaste se k odběru zde . Jakmile budete mít účet Microsoft Flow, můžete si pro začátek vybrat z kterékoli z aktuálně dostupných šablon Flow. Procházení dostupných šablon Flow vám poskytne lepší představu o tom, jak Flows funguje a jak vám Flows může pomoci automatizovat váš pracovní postup.

Jakmile se rozhodnete, jakou šablonu Microsoft Flow chcete použít, možná budete muset upravit tři věci pro Flow:

Frekvence : určete, jak často chcete, aby se tok spouštěl.

Obsah : Typ obsahu šablony Flow.

Připojit : Propojte účty, ke kterým chcete služby připojit.

Při vytváření toku pro opakující se akci můžete upravit šablonu tak, aby fungovala podle vašeho plánu a ve vašem časovém pásmu. E-mailové pracovní postupy lze změnit tak, aby se spouštěly mimo pracovní dobu, svátky nebo během plánované dovolené.

Zde jsou tři hlavní typy pracovních postupů, které můžete vytvořit pomocí Microsoft Flow:

Automated : Tok navržený tak, aby se spouštěl automaticky na základě výskytu události – jako je e-mail, úpravy provedené v souboru nebo karta přidaná do Microsoft Teams.

Tlačítko : Ruční tok, který se spustí pouze po kliknutí na tlačítko.

Plánovaný : Opakovaný tok, kde zadáte frekvenci toku.

Kromě vlastních pracovních postupů společnost Microsoft podporuje integraci s oblíbenými aplikacemi pro lepší propojení. Patří mezi ně služby Microsoftu, včetně Office 365 a Dynamics 365. Microsoft Flow také podporuje integraci s oblíbenými aplikacemi třetích stran, jako je Slack , Dropbox , Twitter a další. Microsoft Flow také umožnil další konektorové protokoly, včetně FTP a RSS, pro ještě více přizpůsobenou integraci.

Ceny

V současné době má Microsoft Flow tři měsíční plány. Jeden bezplatný a dva placené měsíční plány. Zde je rozpis každého plánu a jeho nákladů.

I když je Flow Free zdarma a můžete vytvářet neomezené toky, jste omezeni na 750 spuštění za měsíc a 15minutové kontroly. Flow Plan 1 nabízí 3minutové kontroly a 4 500 spuštění měsíčně za 5 USD na uživatele měsíčně. Flow Plan 2 nabízí nejvíce služeb a funkcí za 15 USD na uživatele a měsíc.

Uživatelé Office 365 a Dynamics 365 nepotřebují za používání Microsoft Flow další měsíční poplatek, ale jsou omezeni v některých funkcích. Jejich předplatné Office 365 a/nebo Dynamics 365 zahrnuje až 2 000 spuštění na uživatele za měsíc a maximální frekvenci toku 5 minut.

Kromě toho je počet spuštění toku agregován u všech uživatelů, na které se vztahuje vaše předplatné Office 365 nebo Dynamics 365. Pokud některý uživatel překročí více než zahrnutý počet běhů za měsíc na uživatele, můžete si zakoupit dalších 50 000 běhů za dalších 40,00 $ měsíčně. Podrobnosti plánu Microsoft Flow o limitech běhů a konfiguracích naleznete zde .

Vylepšené funkce

Placeným předplatitelům je samozřejmě k dispozici více služeb a funkcí. V nejnovější aktualizaci Microsoft Flow, 2019 release wave 2, Microsoft přidal AI Builder pro sledování a automatizaci toků pro placené uživatele. Společnost Microsoft poskytuje video na YouTube, které popisuje všechny funkce a služby dostupné v nové aktualizaci.