Jak dostat upozornění, když je formulář odeslán ve formulářích Google

Pokud odesíláte své kvízy nebo průzkumy z Formulářů Google bez aktivace oznámení, budete muset v tabulce zkontrolovat nové odpovědi ručně. To může být časově náročné a vaše práce bude neefektivní. Naštěstí si můžete aktivovat oznámení z Google Forms.

Tento článek vysvětluje, jak povolit oznámení o odeslání z Formulářů Google.

Nastavte si oznámení z Formulářů Google pro nové odpovědi

Pokud si chcete nastavit Google Forms pro upozornění, jistě vás potěší, že jde o poměrně přímočarý proces. Zde je návod, jak se to dělá:

1. Přejděte do svých Formulářů Google a otevřete existující formulář nebo klepnutím na ikonu „Přidat“ jej vytvořte.
   
2. Po nastavení formuláře přejděte nahoru a klepněte na kartu „Odpovědi“.
   
3. Klepněte na „Tři tečky“ v pravém horním rohu.
   
4. Z rozbalovací nabídky vyberte možnost Dostávat e-mailová upozornění na nové odpovědi. Když jsou tato nastavení
   aktivní, obdržíte e-mail, když někdo vyplní formulář.
   

Nastavení můžete aktivovat také z tabulky, kde Formuláře Google uspořádávají všechny vaše odpovědi:

1. Otevřete formulář a klepněte na kartu „Odpovědi“.
   
2. V pravém horním rohu vyberte „Zobrazit v listech“.
   
3. Když se list načte, přejděte na panel nástrojů a klepnutím na kartu „Nástroje“ zobrazte rozevírací nabídku.
   
4. Klepněte na rozevírací nabídku „Nastavení oznámení“ a vyberte „Upravit oznámení“.
   
5. Otevře se nové okno, ve kterém můžete nastavit pravidla upozornění. V první části vyberte, zda chcete dostávat oznámení, když uživatel odešle formulář. Ve druhém zvolte, že chcete dostávat „E-mail ihned“. Po dokončení klikněte na „Uložit“.
   

Výše uvedená nastavení zasílají upozornění pouze vám, vlastníkovi nebo tvůrci formuláře. Co když také chcete, aby respondent obdržel potvrzení o úspěšnosti podání?

1. Klepněte na kartu „Nastavení“ v horní části formuláře a přejděte na „Prezentace“.
   
2. Klepněte na rozevírací nabídku a posouvejte se, dokud neuvidíte „Po odeslání“.
   
3. Klepnutím na „Upravit“ vpravo otevřete textové pole.
   
4. Zadejte potvrzovací zprávu, kterou chcete, aby respondenti obdrželi po odeslání formuláře, a klepněte na „Uložit“.
   

Ačkoli je výše uvedená metoda lepší než ruční sledování nových příspěvků, oznámení nezobrazují obsah formuláře. Chcete-li zobrazit podrobnosti, budete muset otevřít list Formulářů Google. Chcete-li získat více funkcí, můžete použít doplňky.

Používání doplňků Formulářů Google pro e-mailová upozornění

Formuláře Google mají tržiště, kde najdete doplňky třetích stran. Zde byste měli přejít k instalaci doplňků pro e-mailová upozornění do vašich Formulářů Google.

E-mailová upozornění pro Formuláře Google

Email Notification for Google Forms je jedním z nejlepších doplňků, které vám umožňují nastavit pravidla pro vaše oznámení. Můžete jej také použít k přijímání upozornění na váš telefon. Nejlepší na tom je, že oznámení, která obdržíte, zobrazují obsah formuláře – k zobrazení odpovědí nemusíte chodit do Formulářů Google. Používáte ji takto:

Instalace

1. Spusťte své Formuláře Google a otevřete formulář, pro který chcete dostávat oznámení.
   
2. Přejděte do pravého horního rohu a klepněte na nabídku „Tři svislé tečky“.
   
3. Ze zobrazených možností vyberte „Získat doplňky“, které vás zavedou na tržiště.
   
4. Do vyhledávacího pole zadejte „E-mailová upozornění pro Formuláře Google“. Když se objeví ve výsledcích vyhledávání, klepněte na něj.
   
5. Vyberte „Instalovat“ a postupujte podle pokynů na obrazovce, dokud nebude instalace dokončena. Když se vrátíte do svého formuláře, uvidíte nahoře ikonu „Doplňky“ (připomíná hádanku). Zde máte přístup k doplňku oznámení.
   

Nastavení oznámení

1. S otevřeným formulářem Google přejděte nahoru a klepněte na ikonu „Doplňky“. Vyberte možnost E-mailová upozornění pro Formuláře Google.
   
2. Z rozbalovací nabídky vyberte „Vytvořit e-mailová upozornění“. Otevře se miniokno napravo, kde můžete nakonfigurovat pravidla oznámení.
   
3. V první části „Název pravidla formuláře“ zadejte, kdo má obdržet oznámení. Například „Upozornit respondenta a vlastníka formuláře.“
   
4. V další části zadejte e-mailovou adresu, která by měla dostávat upozornění, když respondenti
   odešlou formuláře. Pokud máte více e-mailů, zadejte je všechny a oddělte je čárkami.
   
5. Další je šablona oznámení e-mailem. Standardně zobrazuje odpovědi respondentů v tabulkové podobě. Pokud jej chcete upravit, klepněte na „Upravit“ vedle „Použít vizuální editor“. Otevře se návrhář šablony e-mailu, kde můžete upravit předmět a hlavní text. Po dokončení klepněte na „Uložit“.
   
6. Další sekce zahrnují zaškrtnutí políček pro různá pravidla:
   
   • Podmíněná upozornění: Slouží k zasílání upozornění konkrétním osobám na základě odpovědi ve formuláři. Toto políčko můžete nechat nezaškrtnuté (brzy si probereme, jak jej používat).
   • Upozornit odesílatele formuláře: Zaškrtněte toto políčko, protože chcete, aby respondenti obdrželi potvrzovací zprávu. Z rozbalovací nabídky také vyberte pole formuláře obsahující e-mailovou otázku.
   • Vygenerovat soubor PDF: Pokud chcete dostávat formuláře respondentů ve formátu PDF připojeném k e-mailovému upozornění, zaškrtněte toto políčko.
   • Odebrat značku doplňku: Toto je pro uživatele s prémiovým předplatným. Umožňuje vám nezobrazovat, že jste formulář odeslali prostřednictvím Formulářů Google.
7. Po dokončení klepněte na „Uložit“ pro použití změn.
   

Alternativy formuláře Google

Pokud Formuláře Google neposkytují přesně to, co potřebujete, můžete vždy vyzkoušet jiná řešení, jako jsou Zoho Forms , Microsoft Forms nebo Mighty Forms

Zůstaňte aktualizováni

S povolenými oznámeními z Formulářů Google můžete uchovávat data odeslaných formulářů v reálném čase. Se správným know-how je snadné aktivovat oznámení pomocí funkcí oznámení Formulářů Google. A pokud chcete více funkcí, můžete si vybrat doplněk E-mailová upozornění pro Formuláře Google.

Preferujete oznamovací systém nebo doplňky Google Forms? Proč je pro vás nejvhodnější jeden nebo druhý? Řekněte nám to v sekci komentářů níže.