Jak integrovat e-mail do Dokumentů Google

Pandemie koronaviru přinesla nové výzvy, zejména pokud jde o práci z domova. To může být obzvláště obtížné, když máte tým, který se snaží pracovat na projektu společně. Virtuální spolupráce se stala novým standardem v moderním pracovním prostředí, protože týmy se snaží pracovat z více míst nebo dokonce kontinentů.

Dokumenty Google jsou skvělý nástroj pro spolupráci, který je flexibilní pro týmovou práci a lze k němu snadno přistupovat, a to i ze smartphonů. Ale s touto flexibilitou stále existuje potřeba integrace e-mailu. E-maily se staly hlavním nástrojem obchodní komunikace. Několik e-mailů bylo vyhozeno do koše a některé je lepší archivovat. Při práci s potvrzovacími nástroji může být nutné provést některé změny nebo si je prohlédnout ostatní členové týmu. Tato funkce se může hodit pro sledování pozvánek na schůzky, rozvrhy rozesílání e-mailů a mnoho dalšího.

Integrace e-mailu do Dokumentů Google

Google má některé funkce, které vám pomohou se sloučením vašich dokumentů Google a e-mailů. U první možnosti postupujte podle níže uvedených kroků.

Povolit vytváření dokumentů

Přihlaste se do svého Gmailu a klikněte na ikonu ozubeného kola vpravo nahoře. Poté klikněte na nastavení. Poblíž středu nahoře klikněte na kartu Laboratoře a pomalu přejděte dolů. Kliknutím na Povolit vedle vytvořte dokument. Poté uložte provedené změny. Takže až budete příště chtít uložit svůj e-mail do Dokumentů Google, stačí kliknout na tlačítko více. Toto tlačítko je nahoře uprostřed panelu pro čtení zpráv. Poté klikněte na Vytvořit dokument. Otevře se karta a odtud je velmi snadné ji upravit nebo uložit. Můžete dokonce exportovat do pdf nebo jiných formátů souborů.

Příloha dokumentu Google

Druhá možnost, kterou máte, je kliknout na kartu Soubor v dokumentu Google, přejděte dolů a zobrazí se možnost „E-mail jako příloha“. Jakmile vyberete tuto možnost, objeví se vyskakovací okno e-mailu, jak je znázorněno na obrázku níže. Zde máte možnost přidat e-mailovou adresu člena, kterému chcete dokument poslat, a také máte právo vložit zprávu do těla před sdílením dokumentu. Tuto integraci usnadnil Google. K odeslání e-mailu bude použit účet Gmail používaný pro přístup k dokumentům Google.

Dokumenty Google lze také integrovat a převádět na e-maily přidáním rozšíření Google Chrome z internetového obchodu Chrome a poté rozšířením vyberte. Po stažení rozšíření Google jej přidejte. Poté uvidíte tlačítko s nápisem „Otevřít v Gmailu“. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí vyskakovací okno se zprávou „Převádíme dokument Google na e-mail“. Poté obdržíte potvrzení, že váš dokument Google byl odeslán jako e-mail Gmail nebo aplikace Google.

Rozšíření Chrome

E-maily lze také integrovat s Dokumenty Google přidáním rozšíření pro Chrome pro úpravu e-mailů v Dokumentech Google, můžete získat rozšíření pro Chrome. Toto rozšíření nabízí luxus úpravy e-mailů v Dokumentech Google. Po stažení rozšíření klikněte na Přidat rozšíření.

Jakmile otevřete kontrolu e-mailu a kliknete na ikonu „Upravit v Dokumentech Google“ v e-mailu aplikace Google nebo v Gmailu. Můžete obdržet oznámení požadující autorizaci přístupu k Disku Google. Vyberte možnost přidat účet na Disku Google. To bude zásadní, když chcete po úpravě e-mailů v Dokumentech Google ukládat e-maily na disk Google. Tato funkce je užitečná, zvláště když pracujete na projektu s velkým týmem.

Užijte si jednodušší, podpůrný pracovní postup

Jedná se o jeden z mála způsobů integrace dokumentů Google a e-mailů. Díky bezproblémové práci a online spolupráci s ostatními projektovými týmy si můžete užívat doplňkové funkce a optimalizovat svou produktivitu.