8 hacků základních technologií na pracovišti

Zdá se, že nikdy nekončí e-maily, hovory a úkoly, které je třeba stihnout za den. Je prakticky nemožné zůstat nad svou prací bez malé pomoci. Přišli jsme se seznamem 8 základních hacků na pracovišti zaměřených na technologie, které vám pomohou zvýšit produktivitu při zachování vašeho duševního zdraví.

1. Nastavte svůj telefon na „Nerušit“

Téměř každý má instinkt okamžitě zkontrolovat svůj telefon, když ucítí vibrace v kapse nebo uslyší tiché pípání svého telefonu. Pouhým nastavením telefonu na režim Nerušit během klíčových částí dne můžete pomoci odstranit zbytečné rušivé vlivy.

Šance je jakákoliv, může počkat.

2. K diktování použijte „Voice to Text“.

Málokdo umí psát tak rychle, jako je schopen mluvit. S využitím softwaru, jako je Dragon nebo Watson od IBM, budete schopni plnit úkoly mnohem efektivněji.

V současné době je k dispozici několik verzí. Takže i když jste v odvětví, které má hodně specifického lidového jazyka nebo žargonu, jako je lékařská oblast, stále můžete získat takový, který rozpozná každé slovo, které řeknete.

3. Použijte filtry modrého světla nebo brýle

Tento hack může být záchranou. Stále větší počet  studií  ukazuje, že množství času, které lidé tráví před zdroji vyzařující modré světlo, může mít negativní účinky. Ty se mohou pohybovat od bolestí hlavy a únavy očí až po problémy se spánkem.

Brýle s modrým světlem nebo filtry monitoru mohou pomoci tyto problémy zmírnit s minimálními náklady.

4. Používejte Online programy pro konferenční hovory

Programy jako Slack a Whatsapp mohou být velkým přínosem pro produktivitu týmu. Nabízejí možnost být vždy připojeni. Nyní již není čekání na e-mail s odpovědí. Jednotlivé skupiny můžete nastavit tak, aby zahrnovaly pouze nezbytné členy týmu. Vzhledem k tomu, že existují desktopové a mobilní aplikace, můžete si nastavit schůzky bez ohledu na to, kde se váš tým aktuálně nachází.

Pokud je potřeba videohovor, pak je tu spousta možností, včetně MS Team, Zooom nebo Skype pro firmy. Všechny nabízejí snadno použitelné formáty, takže váš tým může spolupracovat.

5. Sdílejte kalendáře aplikace Outlook

Tento hack je pravděpodobně jedním z nejjednodušších k přehlédnutí. Kdykoli dojde na schůzku, pokusit se najít nejvhodnější čas může být problém. Pouhým sdílením Outlook kalendáře bude každý člen týmu moci vidět, co dělají ostatní členové. Tím se sníží množství komunikace potřebné k plánování schůzek a jako bonus navíc je to snadný způsob, jak si zapamatovat narozeniny každého.

6. Použití maker k zefektivnění pracovního postupu

Použití maker může skutečně pomoci zefektivnit opakující se úkoly, které jsou součástí vašeho dne. Microsoft Suite a Google Docs jsou schopny spouštět vlastní makra. Věnujte pár minut tomu, co pro vás mohou udělat, a sledujte, jak se vaše produktivita rychle zvyšuje.

7. Denně vytvářejte seznamy prioritních úkolů

Vytvořením prioritního seznamu úkolů pro sebe a svůj tým můžete zajistit, že všichni budou plnit úkol.

Existuje mnoho aplikací, které vám s tím pomohou. Jednoduše vyhledejte svůj preferovaný obchod s aplikacemi. Poté začněte vytvořením seznamu všeho, co je potřeba udělat s termínem pro každou řádkovou položku. Dále rozdělte položky do kategorií; naléhavé a důležité, důležité, ale ne naléhavé, naléhavé, ale ne důležité a ani důležité ani naléhavé.

Jakmile to uděláte, bude snadné rozhodnout, co je třeba udělat a co může počkat. Přiznejme si to: hodně z toho, co můžeme udělat, jsou věci, které mohou počkat.

8. Udělejte si technické přestávky

I když se technicky nejedná o technologický hack, je to skvělý mentální hack. Jednou za hodinu si udělejte krátkou přestávku. Vstaňte od stolu a protáhněte se nebo jděte k chladiči vody. Jednoduchým opuštěním technologie na několik minut se můžete resetovat a vrhnout se na úkol mnohem efektivněji.

K tomuto hacku však existuje klíč. Nedejte si pauzu od technologie tím, že budete telefonovat nebo kontrolovat e-maily.

To je přestávka od úkolu, nikoli přestávka od technologie. Zkuste to, a pokud nemáte pocit, že byste jednou za hodinu mohli vstát, zkuste  pravidlo 20-20-20 . To je každých 20 minut přestávka, abyste se mohli na 20 sekund soustředit na něco, co je 20 stop daleko. Pouhé zaměření na něco vzdálenějšího na několik sekund vám pomůže udržet pozornost.

Závěrečné myšlenky

V dnešním světě se všichni snažíme být tak efektivní, jak jen můžeme. Vyzkoušejte tyto hacky. Rozhodně uvidíte zvýšení své produktivity.