Jak třídit v Excelu

Přestože většina organizací shromažďuje data, která jim pomáhají při rozhodování, často končí v Excelu v neuspořádaném formátu. Jako takové může být obtížné porozumět vztahům, vzorcům a trendům v datech.

Naštěstí můžete v Excelu dělat různé věci, jako je přidávat tabulky a zaokrouhlovat buňky , ale jak třídit data? Jste na správném místě, pokud jste k tomuto účelu nikdy nepoužívali Excel. Tento článek vysvětluje, jak třídit data v Excelu, ať už ve skupině nebo v celé tabulce. 

Co je dobré vědět o řazení dat v Excelu

Úspěšné třídění dat v Excelu vyžaduje, abyste tabulku připravili různými způsoby. Nejprve byste měli odstranit prázdné buňky, protože Excel je seřadí, což ovlivní součty a další formulované prvky.

Dále by data ve sloupcích měla být stejného typu. Pokud například sloupec obsahuje data, neměla by v rozsahu buněk být žádná jiná forma dat, jako je text nebo čísla, jinak se řazení nezdaří.

Před řazením buněk nebo sloupců můžete také zkontrolovat a odstranit duplikáty v aplikaci Excel, abyste se ujistili, že se po třídění nic nepokazí.

Nakonec je důležité mít zálohu dat pro případ, že by se během procesu něco pokazilo. 

Abecední řazení dat v Excelu

Pokud máte jednoduchý sloupec, který potřebujete seřadit podle abecedy, můžete vybrat buňky a zvolit možnosti řazení. Excel však třídí pouze vybrané buňky, což může zaneřádit celou tabulku.

Pokud vám výše uvedená možnost vyhovuje, je to skvělé. Pokud ne, máte dvě možnosti:

• U tabulek se zalomením mezi řádky nebo několika záhlavími v jednom sloupci vyberte buňky sloupců, které chcete seřadit (v rámci zvoleného sloupce), včetně všech přidružených řádků, a poté zvolte možnosti řazení.
  
• U velkých tabulek bez mezer mezi řádky můžete vybrat celou tabulku (užitečné, pokud jsou zahrnuta záhlaví), určit sloupec, který se má seřadit, a poté zvolit možnosti řazení.
  

Obě možnosti řazení Excelu uvedené výše přesunou všechna data řádků spolu s daty seřazených sloupců, aby všechna přidružení zůstala na místě. Zde je návod, jak provést obojí.

Jak seřadit část dat abecedně v Excelu

1. Chcete-li seřadit sloupec v sekci, zvýrazněte všechny řádky a sloupce, které obsahují data sloupce, která chcete seřadit. Nevybírejte žádná záhlaví.
2. Výběrem karty Data  na panelu nabídek otevřete související pás karet pod ní.
3. Zvolte Třídit  pro otevření dialogového menu pro řazení. Nepoužívejte „AZ“ nebo „ZA“, protože využívají aktuálně nastavené možnosti z nabídky Třídění  , které by mohly vše zkazit.
4. Zrušte zaškrtnutí políčka Moje data mají záhlaví, pokud jste tak již neučinili.
5. Vyberte sloupec řazení z rozevíracího seznamu Sloupec  .
6. Z rozevíracího seznamu Seřadit podle vyberte Hodnoty buněk  .
7. Klikněte na A až Z nebo Z až A  jako způsob řazení v rozevíracím seznamu „Objednávka“. Buňky s písmeny a čísly budou seřazeny podle pořadí zleva doprava.
8. Klepnutím na tlačítko OK  uložíte nastavení řazení.
9. Excel nyní zobrazí výsledky seřazené podle abecedy. Řádek dat každého sloupce se také pohybuje se seřazenými buňkami.

Jak seřadit sloupec dat abecedně v Excelu

Na rozdíl od řazení části dat vyžaduje řazení sloupce výběr celé tabulky. Pokud vyberete sloupec, přesunou se pouze tato data, což zakóduje celou tabulku. Pokud máte ve sloupci více než jedno záhlaví, musíte použít výše uvedený proces, který třídí sekce. Jakmile je vybrán celý list, můžete si vybrat sloupec, který chcete seřadit, a všechny další možnosti řazení pomocí kroků níže.

1. Otevřete tabulku a klikněte na tlačítko Vybrat vše  v levém horním rohu listu těsně pod polem se jménem.
   
2. Klepnutím na kartu Data  na panelu nabídek otevřete související pás karet s možnostmi pod ní.
3. Zvolte Třídit  pro otevření dialogového menu pro řazení. Neklikejte na „AZ“ nebo „ZA“ na pásu karet, protože reagují na základě aktuálního nastavení v nabídce Třídění  . To by mohlo všechno pokazit.
   
4. Zaškrtněte políčko Moje data mají záhlaví  v dialogovém okně Seřadit, protože byla vybrána všechna záhlaví. Všimněte si, že můžete mít pouze jedno záhlaví na sloupec. V opačném případě budete muset seřadit podle sekcí pomocí výše uvedeného postupu.
5. Vyberte sloupec řazení z rozevíracího seznamu Sloupec  . Místo písmen sloupců by měl zobrazovat názvy záhlaví.
6. Z rozevíracího seznamu Seřadit podle vyberte Hodnoty buněk  .
   
7.  V rozevíracím seznamu Pořadí vyberte jako možnost řazení A až Z nebo Z až A. Buňky s čísly a písmeny budou seřazeny pomocí řazení zleva doprava, takže „IN0119“ a „IN0118“ budou seřazeny jako „IN0018“ následované „IN0019“ při použití možnosti „A až Z“.
8. Po dokončení klepněte na tlačítko OK . Tabulka se zobrazí seřazená abecedně podle vybraného sloupce. Pokud jste výsledky pokazili nebo se vám nelíbily, použijte možnost Zpět  .

Co je dobré vědět o numerickém nebo chronologickém řazení dat v Excelu

Řazení dat číselně nebo chronologicky se příliš neliší od abecedního, ale máte různé možnosti řazení. Excel identifikuje data v buňkách a na základě těchto kritérií zobrazí vaše možnosti řazení. Stejně jako u všech možností řazení odstraňte prázdné buňky a řádky v dokumentu aplikace Excel , jinak to ovlivní seřazené výsledky.

Data by vám poskytla verše „od nejstarších po nejnovější“ a „od nejnovějších po nejstarší“ od „A do Z“ a od „Z po A“. Čísla by vám dala „od nejmenšího k největšímu“ a „největší“ k nejmenšímu.

V závislosti na tom, zda potřebujete seřadit sekci číselně/chronologicky nebo celý sloupec, podívejte se na procesy níže.

Jak seřadit část dat numericky/chronologicky v Excelu

Řazení části dat chronologicky (tj. data) nebo číselně (tj. čísla) je podobné jejich řazení podle abecedy, s tím rozdílem, že možnosti řazení jsou odlišné.

1. Chcete-li seřadit část sloupce číselně/chronologicky v rámci datové části, vyberte řádky obsahující data sloupce, která chcete seřadit, ale nevybírejte žádná záhlaví.
   
2. Klikněte na záložku Data  na liště nabídek. Tato akce otevře odpovídající pás karet možností pod ní.
3. Zvolte Třídit  pro otevření dialogového menu pro řazení. Neklikejte na „AZ“ nebo „ZA“ na pásu karet, protože reagují na základě aktuálního nastavení v nabídce Třídění  . To by mohlo všechno pokazit.
   
4. Zrušte zaškrtnutí políčka Moje data mají záhlaví,  pokud jste tak již neučinili, protože jste v předchozích krocích nevybrali žádná záhlaví. Je to čistší způsob třídění.
5. Vyberte sloupec řazení, který najdete v rozevíracím seznamu Sloupec  .
   
6. Z rozevíracího seznamu Seřadit podle vyberte Hodnoty buněk  .
7. Z rozevíracího seznamu Pořadí vyberte jako možnost řazení od nejstarších po nejnovější nebo od nejnovějších po nejstarší  .
   
8. Klepnutím na tlačítko OK  uložíte nastavení řazení. Sloupec sekce uvidíte seřazený chronologicky nebo číselně. Všechny řádky by se měly objevit s odpovídajícími buňkami sloupce.

Jak seřadit více sloupců v Excelu

Někdy můžete potřebovat více kritérií řazení, aby byla data lépe interpretovatelná. Řazení více sloupců však může v závislosti na rozložení tabulky změnit uspořádání dat nesprávně.

Vícenásobné třídění by mělo být založeno na primárním třídění následovaném přesným pořadím řazení, jako je „Datum nákupu“ následované „Kategorií produktu“ následovaným „Oddělením“.

Výše uvedený příklad znamená, že aplikace Excel bude třídit nejprve na základě dat nákupu a poté podle kategorií produktů v rámci každého souvisejícího data nákupu. V tomto okamžiku uvidíte všechny produktové kategorie zakoupených položek chronologicky pod každým datem.

Pointa je, že Excel třídí na základě objednávky, kterou vytvoříte, takže v rámci každého data seřadí nejprve sloupec „Datum nákupu“ a poté sloupec „Kategorie produktů“.

V každém případě je nejlepší zkopírovat tabulku, pracovat na duplikátu pro účely srovnání a chránit původní data před poškozením.

1. Otevřete příslušnou tabulku a vyberte libovolnou buňku, poté přejděte na lištu nabídky v horní části a klikněte na kartu Data  .
   
2.  Chcete-li otevřít dialogové okno řazení, vyberte na liště nabídek v horní části možnost Seřadit .
3.  V dialogovém okně přejděte do sekce Sloupec a klikněte na  rozevírací nabídku Seřadit podle . Vyberte primární sloupec řazení.
4. Vyberte rozevírací seznam Seřadit podle  a vyberte Hodnoty buněk.
   
5. Klikněte na rozevírací seznam Objednávka  a vyberte kritéria řazení, která chcete použít.
6. Přejděte do levého horního rohu a vyberte Přidat úroveň.  Tím se přidá nová sekce třídění.
   
7. V části Sloupec klikněte na rozevírací seznam Pak podle  a vyberte další sloupec, který chcete seřadit. Toto bude sekundární třídicí funkce, která třídí v rámci první.
8. Klikněte na rozbalovací nabídky Seřadit podle a Objednat  a vyberte preferovaná kritéria.

Pamatujte, že sloupec, který vyberete jako první, se stane primárním klíčem řazení. Druhé řazení filtruje v rámci prvního a třetí filtruje v rámci druhého. Pokud řazení druhého nebo třetího sloupce narušuje kritéria, která jste nastavili pro první sloupec, zůstane neseřazený.

Jak seřadit data ve vlastním pořadí v Excelu

Možná budete chtít seřadit data pomocí možnosti, která není ve výchozím nastavení v Excelu uvedena, jako je řazení podle Small , Medium , Large a X-Large . Abecední řazení je řadí do nesprávného pořadí a číselné/chronologické řazení není použitelné. V tomto případě můžete vytvořit vlastní pořadí řazení.

1. Otevřete tabulku s daty, která chcete seřadit.
2. Přejděte na panel nástrojů nahoře a vyberte Data.
   
3.  V pruhu nabídek vyberte možnost Seřadit .
4. Přejděte do sekce „Sloupec“, klikněte na rozevírací nabídku Seřadit podle  a vyberte primární sloupec řazení.
   
5. V rozevíracím seznamu Seřadit  podle vyberte Hodnoty buněk  a seřaďte je podle obsahu.
   
6. Klikněte na rozevírací seznam Pořadí a poté  jako kritéria řazení  vyberte A až Z nebo Z až A.
7. Chcete-li přidat sekundární třídění, klikněte na tlačítko Přidat úroveň  .
8. Postupujte podle předchozích kroků řazení: Nastavte  možnosti Seřadit podle , Seřadit podle a Řadit a poté stiskněte OK.
   

Jak seřadit řádek v Excelu

Primární struktura Excelu organizuje data do sloupců. Někdy však mohou mít vaše data vodorovné rozložení, kde každý řádek obsahuje jiný atribut sady dat. V tomto případě je logickým způsobem organizace dat řazení řádků.

Zde je návod, jak se to dělá:

1. S daty, která chcete seřadit, otevřenými v excelové tabulce, stiskněte kurzor na první buňce řádku, který chcete seřadit, a přetažením vyberte všechny buňky s daty. 
   
2. Přejděte na navigační panel v horní části a klepněte na možnost Data  . 
   
3. Klepnutím na možnost Seřadit  otevřete dialogové okno s možnostmi řazení. 
4. Vyberte Možnosti v pravém horním rohu dialogového okna. 
5. Ve vyskakovacím okně Možnosti řazení vyberte možnost Seřadit zleva doprava  a stiskněte OK .
   
6. Přejděte do sekce Seřadit podle  a klikněte na rozevírací nabídku. 
7. Vyberte řádek 1 nebo řádek 2 nebo kterýkoli řádek, který chcete seřadit, a klepněte na tlačítko OK  . Tím dojde k automatickému třídění dat.
   

Seřaďte svou tabulku

Netříděná data nikdy nedávají smysl. Ještě horší je, že ruční uspořádání může zabrat čas a vést k lidským chybám. S Excelem můžete třídit data v libovolném formátu a vytvářet vlastní kritéria. 

Dále se můžete také dozvědět o tom, jak používat SVYHLEDAT v Excelu k nalezení potřebných dat.