Správa pošty: podívejte se na tyto osvědčené postupy pro zasílání e-mailů pomocí Outlooku ve Windows 10

V našem nejnovějším díle Microsoft 365 vysvětlíme některé z našich osvědčených postupů pro aplikaci Outlook ve Windows.

Uspořádejte své e-maily do složek v aplikaci Outlook

Použijte filtry a kategorie k vyčištění doručené pošty a nalezení zpráv

Použijte Outlook k plánování schůzek Teams

Blokujte spam a nevyžádanou poštu pomocí možností nevyžádané pošty

V dnešní době možná trávíte spoustu času ve své e-mailové schránce, abyste dohnali školu a práci a dokonce i všechny ty online nákupní objednávky. To by mohlo znamenat, že vaše doručená pošta je nepořádek, což znamená, že správa vašich e-mailů je něco, co je ještě důležitější.

Pokud ji ještě nepoužíváte, aplikace Microsoft Outlook, která je součástí Microsoft 365, je skvělý způsob, jak spravovat e-maily ve Windows 10. S ní můžete organizovat e-maily do složek, vytvářet schůzky v Teams, a mnohem více. Proto v našem nejnovějším díle Microsoft 365 vysvětlíme některé z našich osvědčených postupů pro aplikaci Outlook ve Windows.

Používejte složky

Za prvé, budete chtít organizovat své e-maily do složek v aplikaci Outlook. Může se to zdát jako jedna ze samozřejmých věcí, které je třeba udělat, ale opravdu vám to pomůže vyčistit doručenou poštu a uspořádat si to. To je docela snadné. Nejprve budete chtít otevřít Outlook a navštívit doručenou poštu a seznam zpráv. Poté klikněte pravým tlačítkem na Doručená pošta a vyberte Nová složka.

Jakmile to uděláte, můžete se vrátit do doručené pošty, kliknout pravým tlačítkem na zprávu a vybrat složku, kterou jste vytvořili. Složky můžete vytvářet na většině míst v Outlooku, včetně složky Odstraněná pošta, kam se smazané položky ukládají. Díky tomu můžete snadno najít zprávy, na které byste mohli zapomenout. A všechny složky, které vytvoříte v aplikaci Outlook Desktop, se také synchronizují s Outlookem na webu a Outlookem ve vašem telefonu, což vám poskytne skvělý způsob, jak organizovat e-maily, ať jste kdekoli.

Používejte filtry a kategorie

Pokud vám složky nefungují a vaše doručená pošta je stále nepořádek, pak v aplikaci Outlook pro Windows 10 existují další ovládací prvky, které můžete využít ve svůj prospěch. Patří sem kategorie a filtry.

Kategorie jsou hodně podobné složkám, ale místo přesouvání e-mailů do jejich vlastního prostoru dostane každý e-mail, který kategorizujete, barevný kód, protože zůstane ve vaší doručené poště. Ve výchozím nastavení existuje několik kategorií. Seznam obsahuje modrou, zelenou, červenou, žlutou a fialovou. Když na e-mail poprvé kliknete pravým tlačítkem a chcete jej kategorizovat, získáte možnost kategorii pojmenovat a dokonce přiřadit zkratku. Jakmile kategorizujete své e-maily, můžete navštívit kartu Domů a vybrat čtyřbarevnou čtvercovou ikonu, která zobrazí ikonu kategorie v e-mailu. Nad datem se zobrazí konkrétní kategorie barev.

Kromě kategorií je v Outlooku také možnost filtrování. Pomocí této možnosti, která se na záložce Domů zobrazuje jako trojúhelník na pravé straně obrazovky, můžete filtrovat zprávy podle nepřečtených zpráv, zpráv s přílohami, podle týdne, kategorie a dokonce i podle toho, kdo v nich byl kopii. Díky tomu je hledání vašich e-mailů mnohem jednodušší!

Používejte Teams s Outlookem

Microsoft Teams jde dohromady s Outlookem a Outlook jde dohromady s Teams. Věděli jste ale, že schůzky Teams můžete vytvářet přímo z Outlooku? Namísto ručního vytváření schůzky v aplikaci Microsoft Teams můžete schůzku vytvořit také prostřednictvím samotného Outlooku, což je místo, kam obvykle budete muset zasílat odkaz e-mailem.

Dříve jsme vysvětlili, jak to můžete udělat , ale zrekapitulujeme to. Opět je to docela snadné. Nejprve otevřete Outlook a přepněte se na účet, se kterým chcete tuto schůzku uskutečnit. Poté přejděte na horní kartu a vyberte Domů. Vedle položky Nový e-mail by měla být rozbalovací šipka. Jakmile na to kliknete, stanou se možností pro Teams Meeting. Zobrazí se nové okno schůzky a poté můžete podle potřeby vyplnit informační pole. Po dokončení můžete kliknout na Odeslat. Stejně tak je vytvoření schůzky Teams v Outlooku tak snadné!

Blokujte spam a nevyžádanou poštu

Nevyžádaná pošta je nebezpečná. Nejen, že to znečišťuje vaši doručenou poštu, ale odkazy v nich mohou někdy poškodit váš počítač, pokud na ně omylem kliknete. To je důvod, proč můžete blokovat nevyžádané položky v Outlooku kliknutím na konkrétní odesílatele. Obvykle tuto práci udělají vlastní filtry nevyžádané pošty a nevyžádané pošty aplikace Outlook, ale pokud neustále dostáváte nevyžádané zprávy, můžete pomocí aplikace Outlook ve Windows 10 blokovat zprávy od konkrétního odesílatele.

Chcete-li blokovat zprávy, přejděte na kartu Domů a poté na možnosti Nevyžádané e-maily. Poté byste měli dostat nové okno, které vám umožní vybrat, které odesílatele a e-maily ze které země chcete označit jako spam. Zde také můžete změnit úroveň ochrany.

Existují různé úrovně, od nízkých, vysokých a pouze bezpečných seznamů. Nízká je obvykle nejlepší, pokud nedostáváte mnoho nevyžádaných zpráv. Vysoká je, pokud dostáváte hodně nevyžádaných věcí. A bezpečné seznamy jsou nejpřísnější. Společnost Microsoft podrobně vysvětluje každý z nich na této stránce podpory .

Máme více průvodců!

Naše osvědčené postupy pro zasílání e-mailů pomocí aplikace Outlook jsou jen začátek. Vysvětlili jsme také některé z našich oblíbených triků pro aplikaci Outlook , která zahrnuje klávesové zkratky a zálohování e-mailů. A také jsme sdíleli několik tipů a triků, jak co nejlépe využít Outlook na webu . To vše je součástí našeho pokrytí Microsoft 365, které zde můžete prozkoumat a najít další průvodce, návody, zpravodajské články a mnoho dalšího.