Consells útils sobre com organitzar reunions virtuals de la manera correcta

Les reunions virtuals s'han tornat més habituals, especialment durant la pandèmia, quan la majoria de la gent va començar a treballar a distància. Algunes empreses tenen oficines a tot el món, de manera que sovint realitzen reunions en línia per comunicar-se de manera eficaç.

Seria molt difícil connectar amb els vostres col·legues, clients o empleats sense aplicacions de reunions virtuals. Per dur a terme una reunió virtual de la manera correcta, hi ha algunes coses a tenir en compte, que es tractaran en aquest article.

Continguts

• 1 Preparació d'una llista de verificació de la reunió
• 2 Escollint la plataforma adequada
• 3 Comunicació i compromís

Elaboració d'una llista de verificació de la reunió

És important entrar a les reunions virtuals amb un pla en ment per aprofitar el vostre temps tal com ho faríeu en una reunió cara a cara. En primer lloc, heu d'establir els objectius i metes que us agradaria assolir en aquesta reunió. Escriviu tots els punts que voleu tractar a l'agenda de la reunió per mantenir les coses organitzades i fer una sessió de reunió sense problemes.

Anoteu qui acollirà la reunió i qui introduiria un tema determinat. Escriu aquests noms al costat de cada punt de conversa a l'agenda de la reunió. Un cop hàgiu acabat, envieu aquesta agenda per correu electrònic a tots els possibles assistents amb antelació per donar-los l'oportunitat de revisar-la i animar-los a preparar preguntes sobre aquests temes.

Escollint la plataforma adequada

Hi ha nombrosos programes de reunions en línia que la gent utilitza a tot el món per dur a terme les seves reunions virtuals. Per triar el correcte, hi ha alguns factors a tenir en compte. Si la vostra empresa vol realitzar reunions virtuals per a grans esdeveniments, proveu de cercar una plataforma específica per a aquest propòsit.

Per a les reunions diàries habituals, cerqueu un programa que us permeti enregistrar les reunions per a una referència futura o si algú s'ha perdut la reunió, la pot revisar més tard. Alguns programes contenen un xat lateral per fer preguntes a l'orador sense interrompre la seva parla. De vegades, la gent vol fer diverses preguntes simultàniament, i si parlen alhora, això podria interrompre la reunió i perdre el temps.

Una altra característica útil és veure si el programa us permet sincronitzar els horaris de les reunions amb el vostre calendari en línia. Fa més fàcil convidar persones a la reunió i envia recordatoris automàtics a cada persona.

Alguns programes et permeten afegir el logotip de la teva empresa i els temes de color a les sales de reunions virtuals perquè reflecteixis la teva identitat professional quan et trobis amb els clients. Altres funcions com l'enviament de qüestionaris i jocs als vostres empleats durant la reunió poden ajudar a fer-la activa i animar la gent a participar. Necessitareu totes les eines possibles per garantir que la gent participi activament en una reunió virtual.

Comunicació i Compromís

Per garantir que la reunió funcioni correctament, hauríeu d'establir alguns punts bàsics de l'etiqueta de la reunió que tots els assistents han de seguir. Primer, decidiu com els assistents poden fer preguntes quan algú parla.

Haurien de prémer el botó "aixecar la mà" o fer les seves preguntes al xat? En qualsevol cas, demaneu als assistents que premeu el botó de silenci quan algú està parlant per bloquejar els sorolls de fons i que només parlin quan l'amfitrió els demani que participin en la conversa per evitar interrupcions.

Tingueu en compte que pot haver-hi diferències en la velocitat de connexió a Internet, cosa que provoca retards i interrupcions de la parla que poden consumir molt de temps. Assegureu-vos de dedicar uns minuts a preguntar com està la gent abans de començar la reunió. Pots mantenir una conversa amistosa durant cinc minuts per connectar amb els teus empleats i permetre'ls comunicar-se entre ells.

Enganxar els assistents a participar en una reunió virtual pot ser complicat. Si els empleats tendeixen a adormir-se durant les reunions presencials, com creieu que actuaran en les reunions virtuals? Assegureu-vos de cridar a cada persona pel seu nom per cridar la seva atenció i fer una pregunta aquí i allà.

Si creieu que una persona no respon o no participa en el xat lateral, permeteu-li que parli de tant en tant i demaneu-li que participi en la conversa. Això farà que els altres també prestin atenció, en cas que els feu una pregunta. També els fa sentir que voleu escoltar la seva aportació a la reunió.

L'important en qualsevol reunió virtual és assegurar-se que cada persona hi participa unes quantes vegades o tant com ho permeti la reunió. Permet que cada persona parli almenys una vegada a la reunió i animeu-los a escriure preguntes al xat lateral.

També és útil fer una reunió divertida com a mínim un cop al mes perquè la gent es pugui familiaritzar, fent que les reunions es desenvolupin amb més naturalitat.