Consells senzills però eficaços per gestionar els vostres correus electrònics

Tots rebem molts correus electrònics. Des de directius fins als seus empleats, col·legues, butlletins de diversos serveis als quals us heu subscrit, i què no!

Tamisar dades de correu electrònic tan voluminoses és una pèrdua de temps i energia. Per què no tornar a avaluar com gestionar els vostres correus electrònics de manera eficaç.

Sabíeu que podeu programar els vostres correus electrònics amb alguns trucs senzills?

• Desfer-se de la brossa

Suposem que rebeu una mitjana de cent correus electrònics al dia, dels quals només la meitat dels correus són importants i la resta són "escombraries". En cas que us trobeu davant de casos repetitius de correu brossa/correu no desitjat, utilitzeu fitxers no desitjats per capturar la major part del correu brossa i escanejar-lo dues vegades al dia per desfer-vos dels correus no desitjats. Reduirà un trenta per cent de la brossa de la vostra safata d'entrada.

Vegeu també:  Com utilitzar l'"Assistent de fora de l'oficina" a Outlook 2016, 2013, 2010 i 365

• Configura carpetes intel·ligents

Quan obriu la safata d'entrada, notareu que una quarta part dels correus electrònics són ofertes especials, ofertes de descompte, bromes reenviades o notificacions publicitàries. Bàsicament, coses de màrqueting per correu electrònic. És un truc de vendes per atraure més clients. Per tant, prioritzeu els vostres correus electrònics en subcategories per mantenir la safata d'entrada organitzada. Serà fàcil trobar correus electrònics en cas d'emergència o suprimir diversos correus electrònics junts.

• Desactiva totes les notificacions per correu electrònic

El correu electrònic no és un mitjà de comunicació instantani. Utilitzem telèfons mòbils i missatgeria instantània per a això. El correu electrònic és bo per a empreses on no necessiteu una resposta immediata. Per tant, no permetis que altres dificultin la teva feina. Les alertes de correu electrònic i els sos interrompen la vostra concentració i us poden desviar en reunions i converses. Apagueu la vibració o el so acústic del telèfon per a cada correu electrònic nou.

• Cancel·la la subscripció dels correus electrònics promocionals no desitjats

Mai no voldríeu llegir tots els correus electrònics publicitaris i promocionals. Cancel·la la subscripció dels innecessaris. És un procés fàcil i ràpid. Per cancel·lar la subscripció als butlletins de notícies que no voleu, inicieu sessió al vostre compte de correu electrònic i cerqueu "cancel·lar la subscripció" als missatges de correu dels quals esteu farts. Reviseu els resultats de la cerca i decidiu amb quin correu electrònic voleu continuar. També podeu visitar www.unroll.me i donar-vos de baixa dels butlletins que voleu enviar a les escombraries. Organitzarà la safata d'entrada amb diferents categories i carpetes.

• Programeu el  vostre temps per llegir i respondre el correu electrònic

Rebre una alerta o una notificació et fa desenfocar les teves responsabilitats. Tot i que tenir en compte els vostres correus electrònics a l'hora programada us ajudarà en l'assistència urgent i també us ajudarà a mantenir i actualitzar el vostre calendari sobre les reunions.
També podeu redactar el vostre correu electrònic per a qualsevol emergència actualitzant el vostre número de contacte i proporcionant el moment adequat per contactar-vos. A causa de la gran càrrega de treball, també podeu consultar els vostres correus electrònics cada hora durant deu a quinze minuts o consultar el vostre correu electrònic de 3 a 4 vegades al dia, com ara al matí a la tarda i al vespre.

Llegiu també:  Com configurar el correu electrònic a l'aplicació Outlook per a Android

• Ordenar correus electrònics per categories

Quan rebeu molts correus electrònics junts, és possible que us oblideu de prestar atenció als correus electrònics importants o, de vegades, podeu esborrar-los per error sense llegir-los. Succeeix quan rebeu tots els correus electrònics a la vostra safata d'entrada i no hi ha carpetes i categories disponibles per posar el correu electrònic a les carpetes respectives. De vegades, quan suprimeixes la brossa de la safata d'entrada, acabes suprimint correus electrònics relacionats amb la feina. Tanmateix, podeu recuperar-los de les escombraries, però de vegades no sabeu si ho heu fet!

També us pot agradar:  Com utilitzar Outlook amb Gmail

Cadascú té la seva manera de gestionar les seves coses. Aquest només un suggeriment sobre com gestionar els vostres correus electrònics de manera eficaç i com podeu fer és senzill. Tanmateix, podeu trobar un sistema que us funcioni.