Com utilitzar els torns a Microsoft Teams per gestionar les hores de treball, els horaris i molt més

Aquí teniu una ullada a com podeu començar amb Microsoft Teams per gestionar-vos les hores i els horaris laborals dels vostres empleats.

Obriu l'aplicació Torns cercant-la des de... Més aplicacions a la barra lateral d'equips.

Comprova si el teu gerent t'ha assignat un horari o un torn. Si no, demaneu-los que el configuren.

Els directors poden configurar els torns creant un calendari d'equip quan s'inicien en els torns

Els directius poden fer clic al botó "afegir persones al grup" per afegir torns i horaris per als empleats

Aleshores, els administradors poden afegir una hora específica. notes i altra informació per als torns.

Aleshores, els torns es poden compartir amb un equip fent clic al botó Comparteix amb l'equip

Aleshores, els empleats poden fer sol·licituds de temps lliure, entrar i sortir del rellotge i més a través dels torns

Si el vostre administrador de TI l' ha habilitat , és possible que observeu una experiència de "Torns" a Microsoft Teams. Es tracta d'una eina de gestió d'horaris destinada als directius i als treballadors de primera línia (que són aquelles persones que entren en contacte directament amb els clients o el públic en general). S'inclou amb els plans d'equips sense cap cost addicional i també substitueix l'antiga experiència de Staff Hub de Microsoft. .

Però, no és només per als treballadors de primera línia. Amb els torns, els directius poden crear horaris, canviar els torns, crear grups, fer sol·licituds de temps lliure i fins i tot mantenir un rellotge de temps. La funció pot ser molt útil per a les petites empreses, ja que està molt optimitzada per a l'experiència de Microsoft Teams. Aquí teniu una visió completa de com podeu començar-hi per gestionar-vos les hores i els horaris de treball dels vostres empleats.

Obrint l'aplicació Torns i començar a gestionar nous torns

Per començar, hauràs d'obrir l'aplicació Torns. Està integrat a la part esquerra de Teams. Si no el veus allà, hauràs de fer clic a ... Més aplicacions i trobar-lo a la llista. Un cop allà, veureu una llista de torns assignats per a la setmana actual. Si no hi ha res, cal que un gestor o un administrador us assigni un torn o demaneu-los que n'afegeixin un a través de l'aplicació.

Estem a punt de discutir com els administradors o els administradors poden fer-ho a continuació, però tingueu en compte que aquests passos següents solen estar destinats només als administradors o als que tenen els permisos d'administrador adequats. Els gestors només poden crear una programació a Torns si tenen definit com a propietari de l'equip d'Office 365 . Tothom continuarà tenint accés als torns, però només tindrà opcions per veure el seu propi torn de la setmana o gestionar el temps lliure i altres sol·licituds.

Si sou gestor i teniu els permisos adequats , per continuar creant un torn, voldreu triar Crear a la llista d'equips de la pàgina. Un cop seleccioneu Crea, se us demanarà que seleccioneu una zona horària per al torn. Si esteu treballant a nivell mundial, com estem aquí a Blog.WebTech360, potser voldreu triar una zona horària que tothom pugui entendre. Quan estem escrivint sobre Microsoft, utilitzem la zona horària del Pacífic, on es troba l'empresa de Redmond, Seattle.

Aleshores, voldreu donar temps als equips per crear una programació. Quan acabeu, se us demanarà que feu un recorregut. Això us mostra com podeu afegir membres de l'equip, crear torns i molt més. Ens aprofundirem en els següents apartats.

Com els directius poden crear torns i horaris

Els directius i els que tinguin els permisos adequats d'Office 365 poden crear torns i horaris per als empleats amb Torns a Microsoft Teams. Això es pot fer fent clic al botó "afegeix persones al grup". Aquesta icona es mostra com a imatge d'una persona a l'extrem dret de la pantalla. Podreu afegir qualsevol persona al torn i a la programació sempre que tingui un perfil vàlid al vostre pla d'Office 365.

Una vegada que algú s'hagi "afegit" al grup, podeu crear-li un torn. Per fer-ho, només cal que feu doble clic en un espai buit de la seva programació per a la setmana. Per defecte, aquest horari es dividirà en dies de la setmana. A partir d'aquí, podeu fer doble clic en un dia concret i omplir alguns detalls sobre el torn específic. Això inclou les hores d'inici i d'acabament, un color per a un tema (o activitat) específics, algunes notes sobre per a què serveix el torn. També podeu afegir algunes activitats més específiques no cobertes fent clic al botó Afegeix activitat.

Un cop fet, el torn es pot afegir a la programació fent clic al botó Desa. Sempre podeu tornar enrere i editar els detalls fent clic amb el botó dret a la programació i escollint Edita el torn. Si també voleu copiar-lo a un altre dia (cosa que fem perquè tenim molts torns d'escriptura similars aquí a Blog.WebTech360), podeu fer clic amb el botó dret, triar Copia i després fer clic amb el botó dret on voleu col·locar el shift i seleccioneu Enganxa. 

Si voleu personalitzar una mica l'horari, podeu introduir un nom o detalls addicionals al quadre que hi ha a sobre de les franges de torn. També podeu afegir algunes notes a la secció Notes del dia per donar-vos informació addicional.

També podeu crear alguns torns oberts fent clic a l'àrea de torns oberts. Això us permetrà crear torns "gratuïts" abans d'assignar-los als vostres altres membres. Quan creeu un torn obert, podreu assignar-lo als membres de l'equip. Simplement feu clic al botó... que hi ha a sota i trieu Assigna torn obert. 

També hi ha controls addicionals per filtrar la vista per membres, per imprimir la vista actual o canviar la vista en funció dels torns, la disponibilitat o els grups. Fins i tot podeu canviar a una vista de dia, setmana o mes, si cal.

Compartint torns amb el teu equip

Un cop creat un torn, no es fa oficial ni apareix a la versió de Teams del vostre empleat fins que no es comparteix. Podeu fer-ho fent clic al botó lila Comparteix amb l'equip a la part superior dreta de la pantalla. Això us donarà controls addicionals sobre com compartir-lo amb els membres de l'equip. Veureu algunes opcions per seleccionar els dies que voleu compartir amb els membres de l'equip. No dubteu a seleccionar un interval que voleu incloure. També seran caselles de selecció per notificar a tot l'equip (que són tots els que figuren a la programació) o només a les persones que s'han vist afectades (les persones que acabeu d'assignar els torns).

Gestionar o fer temps lliure i altres peticions

Torns i horaris creats, els usuaris i empleats d'Equips tindran opcions noves per veure el seu horari en fer clic a la secció Torns d'Equips. Tanmateix, a més de veure la seva programació, també poden sol·licitar temps lliure i fer altres sol·licituds. Això es fa fent clic a la icona de l'extrem superior dret de la pantalla que té la forma d'un rellotge amb un signe d'interrogació.

Els usuaris poden presentar una sol·licitud de temps lliure i després comprovar-ne l'estat. També poden cancel·lar-lo, si cal. També poden sol·licitar canviar el seu torn o fer una oferta per un altre. Hi ha una interfície d'usuari agradable que els permet triar un motiu, deixar una nota per a això, com s'ha vist més amunt.

Com a gestor o administrador, hauràs d'aprovar aquestes sol·licituds. Podeu fer-ho fent clic a la pestanya Sol·licituds a Torns. Ho veureu a En curs. A continuació, podeu comprovar-ho a la part dreta de la pantalla. Hi haurà opcions per aprovar-lo o denegar-lo, tal com hem deixat més amunt. Quan aproveu com a gestor, l'usuari rebrà una notificació al respecte.

Configuració del rellotge de temps en torns

L'últim aspecte de Shifts in Teams que tractarem és el rellotge de temps. Aquesta opció de rellotge temporal permetrà als vostres empleats entrar i sortir amb els seus dispositius mòbils. Com a gestor, també podeu configurar la detecció d'ubicació opcional. Això detectarà on són els empleats quan entren i surten. Aquesta configuració es pot canviar o eliminar en qualsevol moment fent clic a la pestanya Configuració a Torns en equips. Allà veureu un botó Comença la configuració per configurar-lo.

Els vostres empleats poden utilitzar el rellotge de temps de Microsoft Teams als seus dispositius mòbils iOS o Android. Quan hi facin clic, podran activar el rellotge i després sortir del rellotge per a les pauses tornant a visitar l'aplicació Teams. També tindran una opció per confirmar-ho. Aleshores, podreu exportar-lo com a full de càlcul d'Excel i consultar-lo i descarregar l'informe d'entrada i sortida a través de la mateixa secció de rellotge de temps que hem esmentat anteriorment.

Com utilitzaràs els torns?

Com podeu veure, Shifts in Teams és una solució força completa. Si no teniu accés a serveis de nòmina com ADP, es pot utilitzar per fer un seguiment de les hores de treball i molt més. També és senzill de configurar i no triga massa a acostumar-s'hi. Heu trobat la guia útil? Feu-nos-ho saber als comentaris a continuació i assegureu-vos d'estar atents a Blog.WebTech360 aquesta setmana mentre ens aprofundim en l'experiència Shifts.