Aquí teniu les nostres eleccions sobre com podeu gestionar reunions a Outlook
Utilitzeu l'Assistent de planificació. Aquesta funció integrada d'Outlook es pot trobar fent clic a la pestanya Inici, seguidament fent clic a la fletxa avall al costat de Nou correu electrònic i després escollint Reunió.
Abans d'acceptar unir-te a una reunió des d'un correu electrònic, podeu veure ràpidament el vostre calendari per veure com s'està configurant el vostre dia o setmana. Simplement passeu el ratolí per sobre de la icona del calendari per veure el calendari mensual.
Obriu el correu electrònic de sol·licitud de reunió. Hauríeu de veure Accepta, Prova o Rebutja. Feu clic a un d'ells per fer que els assistents a la reunió coneguin el vostre estat i per afegir-lo al calendari.
Si treballes des de casa, o ara tornes a l'oficina, alguna cosa sempre s'ha tornat a repetir amb el temps són les reunions. Des de parlar de temes importants, fer entrevistes, un a un i molt més, part de qualsevol negoci o feina implica reunions perquè tothom pugui posar-se al dia i mantenir-se en la mateixa pàgina.
Tanmateix, com més reunions tingueu, més desordenat es pot tornar el vostre calendari. Bé, l'aplicació Outlook a Windows 10, tal com s'inclou a Microsoft 365, facilita la gestió de reunions. Aquí teniu les nostres eleccions sobre com podeu gestionar reunions a Outlook.
Utilitzeu l'Assistent de planificació
La nostra elecció número u per gestionar reunions a Outlook és utilitzar l'Assistent de programació. Aquesta funció integrada d'Outlook es pot trobar fent clic a la pestanya Inici, seguidament fent clic a la fletxa avall al costat de Nou correu electrònic i després escollint Reunió. Aleshores hauríeu de veure una pestanya a la part superior per a l'Assistent de programació. Feu clic a això.
Mirant l'Assistent de programació, una àrea ombrejada amb barres verticals mostrarà les hores de reunió que vulgueu. Podeu arrossegar les barres per ajustar l'hora. També es mostrarà una graella quan els assistents estiguin disponibles. Veureu que l'Outlook també suggerirà hores i el nombre de conflictes per a aquesta reunió, si n'hi ha.
L'Assistent de programació ajuda a assegurar-se que tots els participants de la reunió estaran a la mateixa pàgina i que no hi hagi conflictes. Bloquejarà els moments en què els vostres companys no estiguin disponibles i fins i tot us permetrà veure quan hi ha sales de reunions i quan no estan disponibles quan feu una reunió.
Visualitza ràpidament el teu calendari
El següent per gestionar reunions a Outlook és utilitzar el calendari d'Outlook al vostre avantatge. Abans d'acceptar unir-te a una reunió des d'un correu electrònic, podeu veure ràpidament el vostre calendari per veure com s'està configurant el vostre dia o setmana. Simplement passeu el ratolí per sobre de la icona del calendari per veure el calendari mensual. Amb la vista ràpida del calendari, podreu veure la vostra programació sense deixar els vostres correus electrònics.
Un cop passeu el cursor per sobre de la icona, podreu veure les properes reunions i cites de la setmana. També podeu veure a quines habitacions es troben i a quina hora. Si voleu, també podeu seleccionar la icona Acoblar la mirada a l'extrem superior dret del calendari (a prop de la barra de desplaçament) per acoblar la vista i fer que us segueixi mentre llegiu els vostres correus electrònics.
Utilitzeu la funció de sol·licituds de reunió al vostre avantatge
La nostra última selecció es refereix a la funció de sol·licituds de reunions a Outlook. Amb aquest, teniu el control total de respondre a les sol·licituds de reunió a mesura que les rebeu, assegurant-vos que teniu la informació més actualitzada al vostre calendari. També ajuda a netejar la safata d'entrada de les invitacions.
Per utilitzar aquesta funció, haureu d'obrir el correu electrònic de sol·licitud de reunió. Hauríeu de veure Accepta, Prova o Rebutja. Feu clic a un d'ells per fer que els assistents a la reunió coneguin el vostre estat i per afegir-lo al calendari. Si accepteu, podeu editar la resposta abans d'enviar-la, enviar la resposta ara o no enviar cap resposta. Aquestes opcions ajudaran l'organitzador de la reunió a tenir una millor idea de qui té previst assistir. Si no responeu, la persona que l'ha organitzat no sabrà si teniu previst assistir-hi o no.
Per descomptat, també podeu fer clic a l'opció Proposar hora nova per proposar una hora alternativa per a la reunió. O, un cop accepteu, podeu editar la reunió des del vostre calendari, per exemple, per canviar l'hora, fent-hi clic amb el botó dret.
Consulteu també algunes altres funcions
Tot i que hem parlat de l'aplicació Outlook a Windows, també hi ha algunes maneres addicionals de gestionar reunions. Aquests inclouen Outlook per al web i Outlook per a mòbils. Tal com es va anunciar al juliol , Outlook al web ara ofereix als usuaris més control sobre les invitacions a reunions mostrant missatges, detalls de la reunió, respostes dels assistents i molt més. Mentrestant, Outlook a Android mostra la informació que podeu trobar rellevant, com ara correus electrònics i fitxers, als detalls de l'esdeveniment del vostre calendari per ajudar-vos a planificar millor les reunions. Definitivament, hi ha més d'una manera de gestionar les reunions a Outlook, així que feu-nos saber com gestioneu les vostres reunions deixant-nos un comentari a continuació.