Converteix-te en un expert a les reunions de Microsoft Teams amb aquestes cinc millors pràctiques

Com més temps passeu a Teams, més important serà intentar aprofitar al màxim totes les funcions disponibles dins del servei. A continuació, es mostren algunes d'aquestes funcions i les millors pràctiques d'equips.

Desenfoca el teu fons o utilitza imatges de fons:  això ajuda a protegir la teva privadesa durant les reunions posant èmfasi només en la teva cara.

Utilitzeu uns auriculars per obtenir una millor experiència: això us ajuda a assegurar-vos que obtingueu la millor qualitat d'àudio i micròfon durant una reunió.

Programeu les vostres reunions amb l'Assistent de programació: això garanteix que vosaltres i els vostres companys de feina esteu a la mateixa pàgina i que no hi hagi cap conflicte de programació.

Preneu notes de reunió amb la funció de notes de reunió a Teams: aquesta funció integrada d'equips us ajuda a evitar haver de fer malabars entre diferents programes.

Enregistreu les vostres reunions: amb el permís del vostre company de feina, això us permet tenir una còpia de la reunió per a referència futura.

Ara més que mai, és probable que passis més temps a les reunions a Microsoft Teams. Tanmateix, com més temps passeu a Teams, més important serà intentar aprofitar al màxim totes les funcions disponibles per a vosaltres, perquè pugueu tenir una experiència perfecta. Aquí teniu una ullada a algunes d'aquestes funcions i algunes pràctiques recomanades per aprofitar perquè pugueu convertir-vos en un expert a les reunions de Microsoft Teams.

Pràctica 1: desenfoca el fons o utilitza imatges de fons

La primera pràctica recomanada de la nostra llista és la més òbvia i popular en la situació actual. És a dir, utilitzar la capacitat de desenfocar el vostre fons a Team s o utilitzar imatges de fons.

Amb aquesta pràctica recomanada, podeu tenir la vostra reunió gairebé a qualsevol lloc i dissimular el que passi en segon pla al vostre voltant. De fet, gràcies a la funció, Teams només posarà èmfasi en la teva cara i ocultarà tota la resta. Tingueu en compte que utilitza intel·ligència artificial i només funciona amb humans. Per tant, potser voldreu tenir una mica de compte si els vostres amics peluts estan en segon pla.

Hi ha algunes maneres de desenfocar el fons o utilitzar una imatge de fons a Teams. Podeu fer-ho abans de la reunió o durant la reunió.

Abans de la reunió, a la pantalla d'unió, voldreu fer clic a la casella quadrada a l'esquerra de Micròfon i altaveus de l'ordinador a sota del vostre canal de vídeo. A partir d'aquí, veureu una opció per a la configuració de fons. Podeu triar el primer, que diu Blur. O, si voleu un fons diferent, podeu triar-ne un de la llista. El vostre feed canviarà al fons desitjat i, quan hàgiu acabat, podeu tancar la finestra de configuració de fons amb la X.

Per desenfocar el fons durant la reunió, feu clic als tres períodes ( . . . ) a la part superior de la finestra de la reunió. A continuació, des d'allà, feu clic a Aplica efectes de fons. A continuació, podeu triar-ne un de la llista i fer clic a Aplica. 

Pràctica 2: utilitzeu un auricular per a una millor experiència

A continuació, és una pràctica que els vostres companys de feina poden acabar apreciant: utilitzar uns auriculars . Amb aquesta pràctica, acabareu tenint una trucada de més qualitat a Teams. No us haureu de preocupar perquè els companys de feina no us escoltin o que no els sentiu. A continuació s'explica com podeu configurar-ne un a Teams.

Per utilitzar uns auriculars amb Teams, només assegureu-vos que estiguin connectats o connectats al vostre dispositiu, ja sigui mitjançant Bluetooth o presa d'auriculars. Un cop connectat, voldreu assegurar-vos que Teams està configurat correctament per als auriculars. De nou, hi ha dues maneres de fer-ho, ja sigui abans de la reunió a la pantalla d'unió o durant la reunió des del menú.

Abans de la reunió, podeu configurar la configuració fent clic al botó Micròfon i altaveus de l'ordinador que hi ha a sota del vostre canal de vídeo. Un cop hàgiu fet això, veureu la configuració emergent del dispositiu. Assegureu-vos de mirar les seccions de l'altaveu i el micròfon. Feu clic a la fletxa avall i trieu els vostres auriculars de la llista tant per a l'altaveu com per al micròfon. A continuació, tanqueu la finestra amb la X.

Durant la reunió, podeu canviar els auriculars fent clic als tres períodes ( . . . ) a la part superior de la pantalla i escollint Configuració del dispositiu. A partir d'aquí, podreu triar la mateixa configuració que descriurem més amunt. Quan hàgiu acabat, tanqueu la finestra amb la X.

Val la pena assenyalar que també podeu utilitzar la funció Fes una trucada de prova aquí també, per assegurar-te que tot funcioni abans d'anar a una reunió.

Pràctica 3: Programeu les vostres reunions

Una de les pitjors coses de les reunions és que s'organitzin a l'últim minut o segon. És per això que, com a pràctica recomanada, us suggerim programar i ajustar les vostres reunions. Podeu fer-ho amb l'Assistent de programació de Microsoft Teams. Aquí teniu un cop d'ull a com utilitzar-lo.

Primer, feu clic a la icona Calendari a la barra lateral d'Equips. A partir d'aquí, feu clic a la pestanya Assistent de programació a la part superior. Des d'aquesta pestanya, podreu programar una reunió en funció de la disponibilitat dels vostres companys de feina. Podeu afegir ubicacions, assistents i molt més. Quan afegiu assistents, els vostres companys de feina es mostraran com a disponibles no disponibles o desconeguts. L'assistent treu informació del calendari d'Outlook del vostre company de feina per omplir-la. Veureu una visualització de la programació, que mostra les reunions ja programades en color violeta. També podeu desplaçar-vos pels dies i les hores per trobar l'hora adequada per a tothom.

Relacionat amb això, hi ha la possibilitat de compartir l'agenda d'una reunió. Podeu fer-ho perquè els vostres companys de feina i tots els de la reunió estiguin a la mateixa pàgina. Quan creeu una reunió en xarxa, ho veureu al quadre de redacció. Podreu posar la vostra agenda aquí i apareixerà al correu electrònic de invitació.

Pràctica 4: Prendre notes de la reunió

Què passa si esteu enmig d'una reunió important, però necessiteu una manera de prendre notes? Creieu que hauríeu d'utilitzar Microsoft Word o un altre programa, però sabíeu que Teams també té la seva pròpia funció de notes de reunió ?

Aquesta és una de les nostres pràctiques recomanades per a reunions a Teams. La raó per la qual? Les notes es desaran com a part de la reunió en si i poden anar a qualsevol lloc amb tu, i es desaran per més endavant o per compartir-les amb els teus companys de feina.

Per utilitzar la funció, uniu-vos a la reunió com ho faríeu normalment i, a continuació, feu clic al botó (. . . ) més accions, seguit de les notes de la reunió. Aleshores hauríeu de veure una finestra emergent de notes de reunió. A partir d'aquí, voldreu fer clic a Pren notes. Això us donarà accés complet a una barra d'eines de format, amb negreta, cursiva, ressaltat i algunes altres coses a les quals esteu acostumats a Microsoft Word. També podeu crear una secció nova amb el botó (+).

Quan acabi la reunió, podeu accedir a les vostres notes des del xat. Hi hauria d'haver una opció que digui Mostra les notes a pantalla completa. Feu-hi clic per veure les notes.

Pràctica 5: enregistreu les vostres reunions (amb permís, és clar!)

L'última de la nostra llista de bones pràctiques és gravar una reunió a Teams. Una de les pitjors coses a les reunions és quan has de demanar constantment als teus companys de feina que repeteixin coses una vegada i una altra perquè no has pogut baixar-ho ni prendre notes. Bé, si teniu el consentiment de totes les parts de les reunions, podeu gravar una reunió en directe, com passa, per assegurar-vos que podeu tenir una còpia de la reunió com a referència més endavant.

Per gravar una reunió, podeu fer clic als tres punts ( . . . ) a la part superior de la pantalla, seguits del botó Inicia la gravació. A partir d'aquí, veureu una exempció de responsabilitat que indica que la reunió s'està gravant. Podeu ignorar-ho, això és només per la seguretat del vostre company de feina. Quan acabi la reunió i estiguis preparat per aturar-te, pots fer clic al mateix menú i triar Atura la gravació.

Quan acabi la gravació, rebràs un correu electrònic que t'informarà que està disponible a Microsoft Stream. Podeu fer clic a l'enllaç del correu electrònic per accedir-hi, i fins i tot baixar un fitxer, de manera que el podreu veure fora de línia.

Consulteu els nostres altres consells

Tot i que el focus d'aquest article ha estat algunes de les millors pràctiques per a les reunions de Teams, hi ha molt més per saber sobre Microsoft Teams. Durant els últims mesos, hem anat aprofundint en Teams. Els temes inclouen com executar diverses instàncies de Teams , com utilitzar Bots , gestionar les notificacions i molt més. Fes una ullada al nostre centre de notícies aquí per obtenir-ne més informació i fes-nos saber si tens algun truc i consell d'equips propis deixant-nos un comentari a continuació.