Преобразувайте документи на Excel в PDF формат

Има много начини, чрез които файл на Excel може да бъде преобразуван в PDF формат и има множество причини, поради които може да се наложи да направите преобразуване. Едно от най-значимите е, че е по-трудно да отворите и четете програма за електронни таблици на компютри, мобилни телефони и таблети, когато не е в PDF.

Друга причина, поради която понякога е необходимо преобразуване, е, че всички файлове на Excel се нуждаят от конкретна програма за четене и редактиране. Това затруднява споделянето на документ на Excel с тези, които нямат софтуера, необходим за отваряне на файл на Excel.

Инсталирането на PDF на телефон, таблет или други мобилни устройства за изтегляне на документи на Excel в движение улеснява отварянето и четенето на файла без програма за преглед на електронни таблици или редактор на електронни таблици.

За да работите с документ на Excel, имате нужда от инсталиран Excel на вашия компютър. Ако сте инсталирали Excel на вашия компютър, можете да конвертирате XLS в PDF или можете да конвертирате XLSX в PDF.

Правите това по следния начин:

1. Щракнете и отворете менюто Файл>Експортиране.

2. Следващата стъпка е да отворите опцията Create PDF/PS.

3. Изберете PDF (*.pdf). Избирането на тази опция ще ви помогне да направите XPS файл. (Има друг прост и по-бърз начин за извършване на това преобразуване. Можете да промените някои от разширените опции. В Публикуване като PDF или XPS Windows щракнете върху Опции. Ще имате доста опции като експортиране само на няколко страници в PDF, или експортиране на всички работни листове и т.н.)

4. Изберете Публикуване. Това ще ви позволи да запишете файла на Excel във формат PDF.

Ако използвате компютър Mac, процесът на конвертиране на файл на Excel в PDF формат може да се извърши чрез опциите на менюто Save As:

1. Щракнете или докоснете файл. Изберете Запиши като. Това ще изскача прозорец за запазване на документа на Excel.

2. Точно до File Format изберете PDF. Тази опция ще бъде там в долната част на този прозорец. Имате възможност да конвертирате или един работен лист, или можете да конвертирате цялата работна книга (т.е. можете да конвертирате всички работни листове.

3. Щракнете върху Save. Това ще завърши процеса на преобразуване.

Работен лист на Excel може също да бъде конвертиран в PDF формат чрез PDF конвертор. novaPDF е PDF конвертор, който ви помага да създавате и конвертирате файлове в PDF формат. Това е друг начин, чрез който може да се извърши преобразуването, като следвате няколко прости стъпки. За да използвате PDF конвертор:

1. Първо изтеглете novaPDF. Това е лесно и се поддържа от цялото семейство Windows.

2. В прозореца на файла щракнете върху Печат.

3. В секцията Печат изберете novaPDF от дадения списък с опции.

4. Преди създаването на PDF файла е важно да коригирате настройките на novaPDF. Това може да стане с помощта на връзката на Printer Properties.

5. В секцията, озаглавена Настройки, можете да избирате от отпечатване на работните листове.

Плюсове и минуси на използването на Excel

Най-общо казано, няма никакви недостатъци да знаете всичко, което Excel може да предложи, а фокусирането само върху една опция може да наруши други умения и решения. Наличието на повече опции е най-доброто нещо тук, тъй като трябва да знаете както късия, така и дългия път, както и всички функции, които идват и с двете.

Професионалисти

– Бързо
– Лесно
– Интуитивно
– Увеличете производителността

Против

– Нуждае се от пълна клавиатура
– Разширените функции не са очевидни
– Има някои проблеми с импортирането

Освен това можете да  закупите  от Amazon и да научите още повече функции, които са възможни с тази програма MS Office.