Как да шифровате имейл в Outlook за Windows 11 и уеб

В Windows 11 , ако използвате настолното приложение или уеб версията на Outlook, можете да използвате криптиране, за да добавите допълнителен слой сигурност към имейлите, които изпращате на други хора, за да защитите чувствителните си съобщения и файлове. В това ръководство ще ви покажа как да изпълните тази задача.

Въпреки че имейлите, които изпращате, използвайки вашия адрес „Outlook.com“, използват различни видове слоеве за сигурност (като Transport Layer Security (TLS) ), за да криптират връзката между вашето устройство и сървърите на Microsoft, за да защитят данните по време на пренос, това са само основни функции за сигурност.

Ако имате абонамент за Microsoft 365 Personal или Family , Microsoft предлага и функции за криптиране на съдържанието на вашите имейли, както при пренасяне, така и в състояние на съхранение. Това означава, че имейл съобщението и прикачените файлове се кодират в нечетлив формат, който може да бъде прочетен само от целевия получател с правилния ключ за декриптиране.

В това ръководство ще ви покажа стъпките за изпращане на криптирани имейли, използвайки имейл адрес от Outlook.com, Hotmail.com, Live.com или MSN.com в приложението Outlook или уеб версията на услугата на Microsoft.

Изпращайте криптирани имейли с приложението Outlook и уеб приложението

За да изпратите имейл, напълно криптиран чрез приложението Outlook или уеб, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете приложението Outlook (или уеб версията).

    

    

2. Щракнете върху бутона Ново , за да съставите ново съобщение.

3. Щракнете върху раздела Опции .

4. Щракнете върху бутона Шифроване .

5. (Опция 1) Изберете опцията „Не препращай“ , за да шифровате съобщението и прикачените файлове.

   Бърза бележка: С помощта на тази опция документите на Microsoft 365 (Office) от Word, Excel, PowerPoint и др. ще останат криптирани след изтеглянето им. Получателят обаче ще може да изтегля други файлове, като PDF файлове и изображения, без криптиране.

6. (Опция 2) Изберете опцията „Шифроване“ , за да шифровате съобщението и прикачените файлове.

   

   Бърза бележка: Когато използвате тази опция, съобщенията ще останат криптирани и няма да напуснат контейнера на Microsoft 365. Получателят ще може да изтегля прикачените файлове без криптиране от Outlook.com или мобилното приложение. Ако обаче използва имейл клиент на трета страна, ще се изисква парола за изтегляне на файловете от уебсайта за шифроване на съобщения на Microsoft 365.

7. Съставете съобщението си.

8. (По избор) Конфигурирайте прикачения файл.

9. Щракнете върху бутона „ Изпрати “.

След като изпълните стъпките, получателят може да чете и отговаря на криптирани съобщения по обичайния начин, използвайки приложението Outlook или уебсайта Outlook.com.

Винаги можете да кликнете върху „Премахване на криптирането“, за да деактивирате функцията за защита за конкретен имейл, преди да го изпратите. Ако вече сте изпратили съобщението, не можете да премахнете криптирането, но винаги можете да изпратите друго некриптирано съобщение.

Шифроване на имейли за различни получатели

Когато изпратите криптиран имейл и получателят използва имейл приложение на трета страна, той ще получи отделно съобщение с инструкции как да получи достъп до криптираното съдържание. За да продължи, той трябва да влезе с акаунт в Microsoft или акаунт в Microsoft 365.

Ако получателят използва Gmail или Yahoo Mail, той може да получи достъп до съобщението, като влезе със съответните си акаунти. Като алтернатива може да използва временен код за достъп, предоставен в имейла.

За AOL или други по-рядко срещани доставчици на имейл, получателят трябва да използва временна парола, за да прочете криптираното съобщение.

Разрешения за достъп за прикачени файлове

Ако изберете опцията „Шифроване“ , получателите, използващи Outlook.com, Hotmail.com, Live.com или MSN.com (чрез Outlook в уеб или настолно приложение), могат да изтеглят прикачени файлове без допълнително криптиране.

Получателите, използващи други имейл услуги или клиенти, обаче ще трябва да използват парола, за да изтеглят прикачени файлове от портала за изтегляне на Microsoft.

Когато изберете опцията „Не препращай“ , файловете на Word, Excel и PowerPoint остават криптирани дори след като получателят ги изтегли. Ако получателят препрати файла на някой друг, файлът няма да се отвори за новия получател, защото той няма разрешение.

Потребителите на Outlook.com обаче могат да отварят криптирани файлове на Office, използвайки настолни приложения в Windows 11. Също така, потребителите на Microsoft 365 могат да отварят тези файлове на всяка платформа, поддържана от приложенията на Microsoft Office.

Тези ограничения важат само за файлови формати на Microsoft 365 (Office), като например Word, Excel и PowerPoint. Други типове файлове, като PDF файлове, изображения или видеоклипове, обикновено могат да се изтеглят без криптиране, освен ако не е конфигурирано друго.