Як автоматично видаляти старі листи в Gmail

Керувати електронною поштою може бути важко. У робочому середовищі вкрай важливо підтримувати впорядковану поштову скриньку, щоб підтримувати ефективність. Захаращена скринька «Вхідні» може виявитися досить серйозною проблемою, особливо коли вам доводиться гортати гори старих електронних листів, які вам більше не потрібні. Свого часу ці старі електронні листи могли служити певній меті, але згодом перетворилися на додаткові перешкоди під час пошуку конкретного електронного листа. Папка «Вхідні», заповнена спамом, може справді позбавити вас можливості керувати бібліотекою електронної пошти, і хоча існує багато способів уберегти вашу електронну пошту від потрапляння в додаткові списки спаму — ми рекомендуємо надсилати електронну пошту анонімно — вам все одно потрібно очистити старі спам-повідомлення, які потрапили до вашої папки "Вхідні" в першу чергу.

Щоб не витрачати багато часу, я б не рекомендував намагатися видалити всі ваші старі листи вручну. Натомість завдяки фільтрам ви зможете позбутися цих електронних листів набагато швидше. Створивши фільтр, ви можете видалити старі повідомлення на основі визначеного періоду часу. Єдина проблема, яку я бачу у використанні фільтрів, полягає в тому, що вони застосовуються лише до щойно отриманих повідомлень. Ви можете застосувати фільтри в майбутньому, щоб нагромадження не відбувалося вдруге, але як щодо тих електронних листів, які зараз заповнюють вашу папку вхідних?

Автоматичне видалення старих електронних листів у Gmail

Є кілька речей, до яких варто зануритися, коли справа доходить до позбавлення від тих старих, уже непотрібних електронних листів, які заважають вашій скриньці вхідних повідомлень Gmail. Я розповім, як налаштувати ваші фільтри, застосувати їх для майбутнього використання та позбутися всіх поточних старих електронних листів за допомогою надбудови Gmail, Email Studio .

Налаштування фільтрів

Перш за все, давайте налаштуємо ваші фільтри .

Починати:

1. Увійдіть у свій обліковий запис Gmail за допомогою необхідних облікових даних.
2. Знайдіть піктограму Cog . Це меню налаштувань Gmail, яке можна знайти у верхньому правому куті вікна. Натисніть на цю піктограму, а потім у спадному меню виберіть Налаштування .
3. Перейдіть на вкладку «Фільтри» , а потім натисніть « Створити новий фільтр» .
4. У полі введення «Має слова» введіть наступне – older_than:x , де «x» — це період часу для повідомлень, які потрібно видалити. Це буде цифра, за якою йде літера. Наступні листи стосуватимуться часових рамок. Вам доведеться використовувати «d» для днів, «w» для тижнів і «m» для місяців. Прикладом може бути older_than:3d, якщо ви хочете видалити електронні листи старше трьох днів.
5. Далі натисніть кнопку Створити фільтр із цим пошуком .
6. Заповніть поля з написами « Видалити» та «Також застосувати фільтр до» з прапорцями, клацнувши їх.
7. Нарешті, натисніть « Створити фільтр», щоб побачити, як усі ваші старі електронні листи, на основі щойно встановленої дати, перемістяться з папки «Вхідні» до папки «Кошик».

Коли повідомлення видаляються в Gmail, вони не зникають миттєво. Натомість ви можете знайти їх у папці «Кошик». Це означає, що ці електронні листи все одно враховуватимуться у вашій загальній ємності даних. Щоб позбутися їх повністю, ви можете зачекати, поки Gmail автоматично видалить їх через 30 днів, або видалити їх усі зараз самостійно. Щоб виконати останнє, клацніть папку Кошик , а потім натисніть посилання Очистити кошик зараз .

Фільтр для майбутнього видалення (повторне застосування)

У заголовку цієї статті йдеться про автоматичне видалення. На жаль, фільтри не можуть запускатися автоматично. Вам потрібно буде повернутися назад і ще раз застосувати фільтр до поточної папки "Вхідні".

Щоб повторно застосувати фільтр:

1. Поверніться до налаштувань, клацнувши піктограму Cog у верхньому правому куті вікна Gmail і вибравши у спадному меню пункт «Налаштування» .
2. Перейдіть на вкладку «Фільтри» .
3. Оскільки ви вже створили фільтр раніше, тепер ви можете натиснути Редагувати , який розташований поруч із цим фільтром. Якщо ви раніше створили кілька фільтрів, ви можете легко знайти потрібний, оскільки відображатимуться критерії для кожного фільтра.
4. Натисніть «Продовжити» в розділі, що з’явиться з критеріями пошуку. Це буде екран, схожий на той, який з’явився під час налаштування початкового фільтра.
5. Ще раз поставте прапорець поруч із пунктом Також застосувати фільтр до .
6. Цього разу, щоб активувати фільтр, натисніть Оновити фільтр . Усі ваші старі електронні листи, налаштовані на вказаний проміжок часу, тепер буде переміщено до папки Кошик .

Студія електронної пошти

Email Studio має чудову функцію, яка автоматично видаляє всі ваші старі електронні листи від указаного відправника або ті, що знаходяться в певній папці. Вбудована функція автоматичного очищення допоможе зберегти вашу поштову скриньку Gmail набагато більш організованою, що створить ефективніше робоче середовище.

За допомогою Email Studio ви можете заархівувати та застосувати «Позначити як прочитане» до всіх електронних листів, які зараз знаходяться у вашій папці «Вхідні» і які перебували там понад три місяці. Це також дозволяє назавжди видаляти всі електронні листи з папок «Кошик» і «Спам» автоматично через два дні. Як додатковий додатковий бонус, автоматичне очищення включає функцію скасування підписки на електронну пошту, яка може допомогти вам легко видалити свою адресу електронної пошти з будь-якого з тих надокучливих списків розсилки інформаційних бюлетенів. Крім того, надбудова здатна на багато іншого, але я вважаю, що вже згадані підкреслюють саме те, що нам потрібно для цієї статті.

Базовий пакет безкоштовний для використання, але щоб отримати максимальну віддачу від продукту, пропонується преміальна версія за ціною 29 доларів США на рік. Оновлення дозволить вам створювати кілька наборів правил очищення та включає планувальник електронної пошти, пересилання та автовідповідач.

Налаштуйте та ввімкніть автоматичне очищення в Gmail

Очевидно, що перше, що вам потрібно буде зробити, це завантажити та встановити надбудову Email Studio . Коли цього буде досягнуто, ви зможете побачити піктограму Email Studio на правій бічній панелі, коли відкриватимете будь-яке зі своїх повідомлень електронної пошти Gmail.

Щоб використовувати:

1. Відкрийте надбудову Email Studio та увійдіть, використовуючи свій обліковий запис Gmail.
2. Ви побачите список опцій. Серед цих параметрів виберіть інструмент очищення електронної пошти .
3. Потім натисніть Додати нове правило , щоб налаштувати правило (на кшталт того, що ви робили з фільтрами ).
4. Налаштування правила складається з двох частин: потрібно вказати умову, а потім – дію. Подумайте про «причину та наслідок». Дія запуститься, коли буде виконано вказану умову.
5. Щоб встановити умову, ви зможете використовувати параметри розширеного пошуку в Gmail, наприклад newer_than або has:attachment або larger_than . Використовуйте їх, щоб допомогти вам знайти точну відповідність електронним листам Gmail, які ви хочете заархівувати , відправити в кошик або перемістити в іншу папку.
6. Після створення правила натисніть кнопку «Зберегти» . Email Studio тепер працюватиме у фоновому режимі, виконуючи перевірку щогодини, виконуючи вказану дію, коли електронний лист відповідає пов’язаним із ним умовам. Вам взагалі не потрібно буде нічого робити вручну.