Як створити базу даних у Notion

Бази даних у Notion — це, по суті, колекції сторінок, які можна налаштувати відповідно до потреб себе чи вашої організації. Ви можете вставляти інформацію, щоб формувати свої плани, керувати своїми даними або співпрацювати з іншими людьми.

Однак для початківця Notion може бути непосильним. Ця стаття спробує допомогти вам подолати труднощі новачка в Notion і створити вашу першу базу даних.

Створіть базу даних понять

Бази даних Notion можна описати як інтелектуальні картотеки, які можуть містити тисячі сторінок. Подібно до Excel і OneNote, Notion відрізняється такими аспектами:

• Кожен елемент у базі даних можна відкрити як нову сторінку та відповідно відредагувати.
• Ви можете налаштувати кожен елемент бази даних, додавши до нього більше контексту, наприклад дати, терміни, посилання, учасників тощо.
• Бази даних можна переглядати різними способами, а не тільки як таблицю.

Щоб створити свою першу базу даних, вам потрібно створити обліковий запис. Ви можете увійти за допомогою електронної пошти, облікового запису Google або облікового запису Apple. Потім просто виберіть, для чого ви використовуватимете Notion (особисте використання, ваша команда чи школа), і все готово.

З самого початку вам нададуть готові шаблони, які допоможуть вам почати роботу. Ви також познайомитеся з основами, які допоможуть вам сформувати вашу першу базу даних. 

Ви можете створити базу даних у Notion двома способами:

• Натисніть «Додати сторінку»
• Почніть писати «/база даних» і виберіть базу даних зі спадного меню

Як налаштувати свою базу даних

Тепер ви можете почати налаштовувати свою базу даних, як забажаєте.

1. Виберіть один із шести варіантів компонування бази даних: таблиця, дошка, список, галерея, календар або шкала часу.
   
2. На правій панелі ви можете вибрати джерело даних, щоб зв’язати вміст із наявної бази даних у вашій робочій області, або натиснути «+ Нова база даних», щоб почати заново.
   
3. У верхній частині сторінки ви можете назвати нову базу даних.
   
4. Кожен макет бази даних уже має певні вказівки та структуру, яку ви можете заповнити. Зауважте, що таблиця має ім’я, теги та дату за замовчуванням, але ви можете змінити їх і додати стільки рядків і стовпців (так звані «властивості» у Notion), скільки потрібно для вашого проекту.
   
5. Додавши новий елемент (наприклад, ім’я учасника проекту), ви можете відкрити цей елемент як нову сторінку, навівши курсор над ним і натиснувши «Відкрити».
   
6. Там ви можете написати будь-яку іншу інформацію, яку вважаєте непотрібною в розділі основної бази даних.
   
7. Додайте теги, коментарі або властивості.
   
8. Завершивши створення бази даних, ви можете переміщувати її у своєму робочому просторі або додавати до існуючих сторінок.

Як додати властивості до бази даних Notion

Властивості стосуються фрагментів інформації, які відображатимуться для кожної сторінки, яку ви зберігаєте в одній базі даних. Вони в основному використовуються для сортування та фільтрації даних. Ви можете зняти прапорці, які з них ви хочете показувати, а які – ні. Це дає вам кращий огляд бази даних.

Як згадувалося, ви можете додати скільки завгодно властивостей. Вони бувають різних форм і форм, як-от дати, прапорці, формули, URL-адреси тощо. Ви можете змінювати та додавати властивості у вигляді стовпців або додавати властивості для кожного запису рядка.

Ось як додати властивість до таблиці в Notion:

1. Натисніть на значок «+» в останньому стовпчику таблиці.
   
2. Виберіть тип нерухомості.
   
3. Налаштуйте властивість, відредагувавши її назву, вибравши або видаливши її піктограму тощо.
   

Якщо ви виберете таку властивість, як «Статус», ви зможете додати скільки завгодно параметрів статусу, наприклад «Не розпочато», «Виконується» та «Готово», змінити колір кожного параметра статусу, або показати їх як прапорці.

Ви можете приховати кожну властивість, клацнувши її та вибравши «Сховати в поданні». У цьому ж контекстному меню ви можете дублювати, видаляти або відображати їх у порядку зростання чи спадання. 

Після налаштування властивості вам не потрібно буде натискати «Зберегти» чи подібну кнопку. Він буде збережений у таблиці, коли ви його створите.

Як додати більше представлень бази даних

Перегляди в базах даних Notion дозволяють бачити ту саму інформацію в різних розташуваннях. Ви помітите, що це корисна функція, коли ви створите власні бази даних і з часом вводите все більше інформації. 

Через деякий час деякі макети просто перестають відображати вашу інформацію. Наприклад, якщо ви почали з макета таблиці та додали більше інформації, орієнтованої на дату, ви, ймовірно, захочете перейти до макета календаря. 

На щастя, вам не потрібно створювати абсолютно нову базу даних і знову додавати ту саму інформацію. Ви можете просто додати інше подання з іншим макетом, зберігаючи початкове подання без змін. 

Ось як додати подання до існуючої бази даних:

1. Натисніть значок «+» біля назви наявного перегляду.
   
2. Введіть назву подання та виберіть макет подання.
   
3. Налаштуйте новий вигляд. 
   

Кожне подання має власне меню, яке дозволяє відфільтрувати будь-яку інформацію, яка не відповідає його макету. Ви можете приховати, сортувати або відфільтрувати певні властивості для остаточної організації даних. Те, що ви змінюєте в одному перегляді, також буде змінено в інших переглядах тієї самої бази даних. Але те, як ви налаштовуєте подання, не вплине на інші подання.

поширені запитання

Що робить блокування бази даних у Notion?

Блокування представлення в базі даних Notion не дозволить іншим змінювати представлення та властивості вашої бази даних. Однак вони можуть змінювати вміст у базі даних на свій розсуд. Крім того, будь-хто, хто має доступ до вашого облікового запису, може розблокувати перегляд.

Хто може редагувати мою базу даних Notion?

Ви знайдете параметри співпраці Notion, натиснувши кнопку «Поділитися» у верхній частині сторінки. Там ви можете змінити, хто може переглядати, коментувати, редагувати або дублювати вашу базу даних. Потім вам просто потрібно скопіювати посилання на базу даних і переслати його кому завгодно.

Організуйте свій робочий простір з розумом

Бази даних Notion — ідеальне рішення для організації робочого простору та виконання повсякденних завдань. Ви навіть можете використовувати його для свого особистого життя, щоб складати плани подорожей, організовувати заходи або стежити за своїми фінансами. Notion пропонує безліч функцій, за допомогою яких ви можете керувати всіма аспектами свого життя в одному місці.

Ви вже пробували створити базу даних у Notion? Якщо так, то для чого була база даних? Розкажіть нам у коментарях нижче.