Як використовувати Shifts у Microsoft Teams для керування робочим часом, розкладом тощо

Ось подивіться, як ви можете розпочати роботу з Microsoft Teams, щоб керувати робочим часом і розкладом для вас і ваших співробітників.

Відкрийте програму Shifts, знайшовши її в… Більше програм на бічній панелі Teams.

Перевірте, чи ваш менеджер призначив вам графік або зміну. Якщо ні, попросіть їх налаштувати його.

Менеджери можуть налаштувати Shifts, створивши розклад команди під час початкового завантаження Shifts

Менеджери можуть натиснути кнопку «додати людей до групи», щоб додати зміни та графіки для співробітників

Потім менеджери можуть додати певний час. нотатки та інша інформація для змін.

Потім можна поділитися змінами команді, натиснувши кнопку Поділитися з командою

Співробітники потім можуть робити запити на відпустку, приїжджати й виходити та багато іншого за допомогою змін

Якщо ваш ІТ-адміністратор увімкнув його , ви можете помітити «зміни» в Microsoft Teams. Це інструмент керування розкладом, призначений для менеджерів і працівників першої лінії (це ті люди, які контактують безпосередньо з клієнтами або широкою громадськістю). Він включений у плани Teams без додаткових витрат і також замінює старий досвід Microsoft Staff Hub. .

Але це стосується не лише працівників першої лінії. За допомогою Shifts менеджери можуть складати розклади, змінювати зміни, створювати групи, надсилати запити на відгул і навіть вести годинник. Ця функція може бути дуже корисною для малого бізнесу, оскільки вона сильно оптимізована для роботи з Microsoft Teams. Ось вичерпний погляд на те, як ви можете розпочати роботу з ним, щоб керувати робочим часом і розкладом для вас і ваших співробітників.

Відкриття програми Shifts і початок роботи з новими змінами

Щоб почати, потрібно відкрити програму Shifts. Він вбудований у ліву частину Teams. Якщо ви не бачите його там, вам доведеться натиснути ... Інші програми та знайдіть його у списку. Опинившись там, ви побачите список змін, призначених вам на поточний тиждень. Якщо нічого немає, тоді вам потрібно попросити менеджера або адміністратора призначити вам зміну або попросити їх додати зміну через додаток.

Далі ми збираємося обговорити, як менеджери або адміністратори можуть це зробити, але майте на увазі, що ці наступні дії зазвичай призначені лише для менеджерів або тих, хто має відповідні права адміністратора. Менеджери можуть створювати розклад у змінах, лише якщо вони встановили власника команди Office 365 . Усі інші матимуть доступ до змін, але матимуть лише можливість переглядати власну зміну за тиждень або керувати відгулом та іншими запитами.

Якщо ви менеджер і маєте відповідні дозволи , щоб продовжити створення зміни, вам потрібно вибрати Створити зі списку команд на сторінці. Після того, як ви виберете Створити, вам буде запропоновано вибрати часовий пояс для зміни. Якщо ви випадково працюєте в усьому світі, оскільки ми тут, в Blog.WebTech360, ви можете вибрати часовий пояс, який усі зрозуміють. Коли ми пишемо про Microsoft, ми використовуємо тихоокеанський часовий пояс, у якому розташована компанія Редмонд, Сіетл.

Тоді ви захочете дати Teams деякий час для створення розкладу. Після завершення вам буде запропоновано здійснити екскурсію. Це показує, як можна додавати членів команди, створювати зміни тощо. Ми розглянемо це в наступних розділах.

Як керівники можуть створювати зміни та графіки

Менеджери та ті, хто має відповідні дозволи Office 365, можуть створювати зміни та розклади для співробітників із змінами в Microsoft Teams. Це можна зробити, натиснувши кнопку «додати людей до групи». Цей значок відображається як зображення людини в дальній правій частині екрана. Ви зможете додати будь-кого до зміни та розкладу, якщо вони мають дійсний профіль у вашому плані Office 365.

Після того, як когось «додадуть» до групи, ви можете створити для нього зміну. Для цього просто двічі клацніть на порожньому місці в їхньому розкладі на тиждень. За замовчуванням цей розклад буде поділено на дні тижня. Звідти ви можете двічі клацнути певний день і заповнити деякі відомості про конкретну зміну. Це включає час початку та завершення, колір для певної теми (або діяльності), деякі примітки про те, для чого призначена зміна. Ви також можете додати деякі конкретні дії, які не охоплені, натиснувши кнопку Додати діяльність.

Після цього зміну можна додати до розкладу, натиснувши кнопку Зберегти. Ви завжди можете повернутися назад і відредагувати деталі, клацнувши правою кнопкою миші розклад і вибравши Редагувати зсув. Якщо ви також хочете скопіювати його на інший день (що ми робимо, оскільки у нас в Blog.WebTech360 є багато подібних змін у написанні), ви можете клацнути правою кнопкою миші, вибрати Копіювати, а потім клацнути правою кнопкою миші там, де потрібно розмістити shift і виберіть Вставити. 

Якщо ви хочете трохи налаштувати розклад, ви можете ввести ім’я або додаткові відомості в поле над проміжками зміни. Ви також можете додати деякі нотатки в розділ «Примітки дня», щоб надати собі додаткову інформацію.

Ви також можете створити деякі відкриті зміни, клацнувши область Відкрити зсуви. Це дозволить вам створювати «безкоштовні» зміни, перш ніж призначати їх іншим своїм учасникам. Коли ви створюєте відкриту зміну, ви зможете призначити її членам команди. Просто клацніть ... під ним і виберіть Призначити відкритий зсув. 

Існують також додаткові елементи керування, щоб фільтрувати представлення даних за учасниками, друкувати поточне представлення або змінювати його на основі змін, доступності чи груп. Ви навіть можете змінити перегляд дня, тижня або місяця, якщо потрібно.

Діліться змінами зі своєю командою

Щойно зміна створена, вона не стає офіційною і не з’являється у версії Teams для вашого співробітника, доки не буде надано доступ до неї. Ви можете зробити це, натиснувши фіолетову кнопку Поділитися з командою у верхньому правому куті екрана. Це дасть вам додаткові засоби керування тим, як поділитися ним із членами команди. Ви побачите кілька варіантів, щоб вибрати дні, якими ви хочете поділитися з членами команди. Не соромтеся вибрати діапазон, який ви хочете включити. Вони також будуть прапорцями, щоб сповістити всю команду (яка всі вказані в розкладі) або лише людей, які постраждали (людей, яким ви щойно призначили зміни).

Керування або надання відпустки та інші запити

Зміни та створені розклади, користувачі та співробітники ваших Teams отримають нові можливості перегляду свого розкладу, натиснувши розділ «Зміни» в Teams. На додаток до перегляду свого розкладу, вони також можуть попросити відпустку та додати інші запити. Для цього натисніть значок у верхньому правому куті екрана, який має форму годинника зі знаком питання.

Користувачі можуть подати запит на відгул, а потім перевірити його статус. Вони також можуть його скасувати, якщо це необхідно. Вони також можуть попросити змінити свою зміну або зробити пропозицію на іншу. Є гарний інтерфейс користувача, який дозволяє вибрати причину, залишити для цього примітку, як показано вище.

Як адміністратор або адміністратор, ви повинні схвалити ці запити. Ви можете зробити це, натиснувши вкладку Запити в розділі Shifts. Ви побачите його в розділі "Виконується". Потім ви можете перевірити це в правій частині екрана. Ви можете схвалити або відхилити його, як ми залишили вище. Коли ви підтвердите себе як менеджер, користувач отримає сповіщення про це.

Налаштування годинника у змінах

Останній аспект Зміни в командах, який ми розглянемо, — це годинник. Цей параметр Time Clock дозволить вашим співробітникам заходити та виходити за допомогою своїх мобільних пристроїв. Як менеджер, ви також можете налаштувати додаткове визначення місцезнаходження. Це визначить, де знаходяться співробітники, коли вони заходять і виходять. Ці налаштування можна змінити або видалити в будь-який час, натиснувши вкладку «Налаштування» в «Зміни» в Teams. Там ви побачите кнопку Почати налаштування, щоб налаштувати його.

Ваші співробітники можуть використовувати годинник у Microsoft Teams на своїх мобільних пристроях iOS або Android. Коли вони натиснуть його, вони зможуть повернутися на годинник, а потім вийти з годинника на перерви, повторно відвідавши додаток Teams. У них також буде можливість підтвердити це. Після цього ви зможете експортувати його як електронну таблицю Excel, перевірити та завантажити звіт про вхід і вихід годинника через той самий розділ годинника, про який ми згадували вище.

Як ви будете використовувати Shift?

Як бачите, Shifts in Teams є досить комплексним рішенням. Якщо у вас немає доступу до служб нарахування заробітної плати, як-от ADP, їх можна використовувати для відстеження робочого часу та багато іншого. Він також простий у налаштуванні, і не займе багато часу, щоб звикнути. Ви дізналися, що посібник був корисним? Повідомте нам про це в коментарях нижче, і не забудьте слідкувати за оновленнями Blog.WebTech360 цього тижня, оскільки ми глибше занурюємося в досвід Shifts.