Як використовувати завдання в Outlook з Microsoft 365 для підвищення продуктивності

Microsoft Outlook має інтеграцію з To Do, інструментом керування завданнями, який може допомогти вам бути більш продуктивними. Ось як це можна використовувати.

• Подання «Мій день» дозволяє додавати завдання, які ви хочете виконувати щодня
• Подання «Важливо» дозволяє додавати важливі та термінові завдання
• Перегляд «Планування» дозволяє додавати завдання на майбутнє
• Ви також можете переглядати завдання з електронних листів і Microsoft Planner з розділами «Призначено вам» і «Позначена електронна пошта».

Якщо ви передплатник Microsoft 365 Personal, Family або Business, ви, можливо, помітили невелику галочку в нижньому правому куті своєї поштової скриньки, переглянувши бічну панель Outlook в Інтернеті. Якщо ви також клацнете перемикач «Спробувати новий Outlook», це посилання дозволить вам спробувати інтеграцію попереднього перегляду з To Do, новим інструментом керування завданнями Microsoft.

Цей інструмент може бути корисним власникам малого бізнесу, студентам, батькам чи вчителям. Він може отримувати ваші важливі повідомлення електронної пошти, позначені прапорцями, показувати вам заплановані справи і навіть виконувати завдання в Microsoft Planner. Ось подивіться на все це та як ви можете використовувати це для підвищення продуктивності.

Мій день і завдання

Перше, що помітно в To Do, це те, що відомо як "Мій день". Мій день — це свіжий список, щоб додати певні завдання, які ви хочете виконувати щодня. Ви можете вручну додати звичайні завдання за допомогою кнопки «Додати завдання», або ви можете переглянути пропоновані маршрути та інші елементи на день за допомогою значка лампочки у верхній частині екрана. Пропозиції будуть згруповані за "Вчора", "Пізніше" та "Раніше" на основі того, коли "Зробити", на вашу думку, їх слід додати. Ви можете натиснути піктограму + поруч із завданням, щоб додати його, або коло, щоб завершити його. Інші параметри, доступні на сторінці "Мій день", включають параметри сортування. Ви побачите варіанти сортування за важливістю, терміном виконання, за алфавітом або датою створення.

Також слід звернути увагу на розділ «Завдання» у розділі «Завдання». Це з’являється внизу бічної панелі та є вашим списком усіх справ, які ви додали, з усіх категорій, які ми обговорюватимемо далі.

Важливо в To Do

Далі в списку завдань є те, що відомо як "Важливо". Важливими в To Do є набір завдань, які ви позначили як термінові, скажімо, відвідати важливу зустріч, оцінити документи чи навіть погодувати кошенят. Вони отримають додаткову візуальну увагу завдяки значку зірочки, який ви побачите поруч. Однак важливі завдання працюють так само, як і інші. Створивши його за допомогою кнопки «Додати завдання», ви побачите, що воно заповнює список, і ви зможете позначити його як важливе зірочкою. Ви зможете завершити його, натиснувши прапорець кола. Усі завдання в розділі "Завдання" також матимуть піктограму поруч із завданням, щоб указати, звідки воно прийшло --- будь то "Мій день" або електронний лист.

Заплановано в To Do

Третя область у To Do – це те, що відомо як заплановано. Як видно з назви, планові завдання — це завдання на майбутнє. Ви можете створити ці завдання за допомогою значка +, а потім натисніть кнопку додати. Після додавання ви можете змінити дату виконання, клацнувши правою кнопкою миші та вибравши іншу дату. Тим часом традиційне клацання лівою кнопкою миші на завданні дасть вам параметри нагадування, кроки та інші параметри для встановлення іншої дати. Ви навіть можете вкладати файли або залишати нотатки, якщо вам потрібно.

Призначена вам та позначена електронна адреса в розділі "Завдання".

Якщо ваш невеликий бізнес або навчальний заклад підписаний на Microsoft 365 і використовує Microsoft Planner, то цей розділ справ для вас. У розділі «Призначено вам» відображатимуться завдання, призначені вам керівництвом через «Завдання» або «Планувальник Microsoft».

Можливо, вам знадобиться переглянути його, натиснувши кнопку «Створити» у спливаючому вікні на бічній панелі, щоб зв’язати свій обліковий запис Планувальника із завданнями. Після налаштування всі завдання Планувальника відображатимуться в розділі "Завдання". Ви навіть можете побачити старі, натиснувши кнопку . . . а потім виберіть Показати виконані завдання. Це чудова маленька функція, яка дає вам гарне підвищення продуктивності та перегляд усіх завдань, які вам потрібно виконати за день.

Ми також поговоримо про розділ позначеної електронної пошти. Якщо ви позначили якісь електронні листи в Ourlook, вони відображатимуться в цьому розділі справ. Звідси ви можете клацнути завдання правою кнопкою миші, щоб додати його до списку «Мій день», видалити важливість або змінити дату виконання. Натиснувши його на Doube, ви побачите інформацію з повідомлення та зможете відкрити його в Outlook. Знову ж таки, це приємний маленький ярлик, щоб уникнути необхідності натискати кілька речей, щоб знайти те, що важливо.

Інші аспекти To Do

Ми торкнулися основних аспектів To Do, але ви також можете використовувати функцію Списків служби. Після того, як ви додасте завдання до списку завдань, ви можете створити для нього список. Скажімо, якщо завдання полягає в покупці, ви можете клацнути завдання правою кнопкою миші, а потім створити для нього список. Список з’явиться на бічній панелі, і ви зможете відмітити речі, коли ви їх завершите. Це дійсно чудовий спосіб керувати складними ситуаціями, як-от оцінювання документів або навіть інвентаризація речей.

Якщо ви вважаєте завдання корисним, повідомте нам про це в коментарях нижче. І не соромтеся відвідати наш центр новин , де ми розповідаємо про інші програми та служби Microsoft 365.