10 способів упорядкувати документи в Google Docs

Ефективно організувати документи, особливо довгі, може бути складно. Завдяки вбудованим функціям Google Docs у вас є декілька способів ефективного створення звітів, статей, есе, пропозицій, командних документів тощо.

Вам потрібно структурувати документ, щоб було легко відображати інформацію та сканувати деталі. Отже, давайте розглянемо кілька ключових функцій для організації вашого наступного документа Google.

Зміст

МОНРЕАЛЬ, КАНАДА – 26 КВІТНЯ 2019 РОКУ: логотип і додаток Google Docs на домашній сторінці. Google — американська багатонаціональна технологічна компанія, яка спеціалізується на Інтернет-послугах і продуктах.

1. Відскануйте документ із резюме та структурою

Одним із найпростіших способів створити огляд деталей документа є функції резюме та структури. Ці зручні інструменти розташовані поза вмістом, тому не відволікають, і їх можна показати або приховати одним клацанням.

Ці організаційні функції дозволяють узагальнити вміст вашого документа та перейти до потрібного розділу за допомогою автоматично створеного плану.

Показати та закрити резюме та схему

Щоб відобразити зведення та структуру, перейдіть на вкладку «Перегляд» і виберіть «Показати структуру» .

Після цього ви побачите піктограму «Показати структуру документа» у верхньому лівому куті області документа. Виберіть його, щоб розгорнути.

Коли ви закінчите з резюме та структурою, скористайтеся стрілкою «Закрити структуру документа» , щоб приховати її та знову відобразити піктограму «Показати структуру документа» .

Додайте резюме та план

Щоб додати резюме, відкрийте вікно за допомогою знака плюс і введіть текст.

Щоб змінити його пізніше, просто виберіть значок Редагувати (олівець).

Щоб використовувати структуру, додайте заголовки до документа (пояснення наведено нижче), і вони автоматично з’являться в структурі. Потім ви можете вибрати заголовок, щоб перейти до цього розділу документа.

За потреби ви можете видалити певний заголовок зі структури, вибравши X праворуч від нього в структурі.

2. Додайте та налаштуйте зміст

Якщо вам потрібно щось у вмісті, за яким ваші читачі зможуть орієнтуватися у вашому документі, ви можете вставити зміст у Документи Google. Ця функція була основною, але з часом Google вдосконалив її, щоб зробити настроюваною та привабливою.

Вставте зміст

Щоб створити зміст , структуруйте розділ документа заголовками. Введіть текст для заголовка, виділіть його, а потім виберіть рівень заголовка зі спадного списку «Стилі» на панелі інструментів. Ці заголовки автоматично з’являються в таблиці.

Коли ви будете готові вставити таблицю, помістіть курсор у потрібне місце документа. Потім відкрийте меню «Вставлення» , перейдіть до «Змісту» та виберіть стиль із «Звичайний текст», «Пунктовий» і «Зв’язаний».

Виберіть дизайн, який ви бажаєте використовувати, і ви побачите таблицю.

Налаштуйте зміст

Ви можете налаштувати вигляд і роботу свого змісту в Документах Google, що є гарною функцією.

Щоб відкрити інструменти редагування, виберіть таблицю, щоб відобразити невелику панель інструментів. Потім скористайтеся трьома крапками на панелі інструментів, щоб вибрати «Інші параметри» .

Коли відкриється бічна панель, ви побачите два розділи для рівнів форматування та заголовків.

• Форматування : виберіть інший стиль таблиці, відобразіть або приховайте номери сторінок і, за бажанням, використовуйте заголовок табуляції, як-от крапки, тире або лінії.
• Рівні заголовків : виберіть заголовки, які потрібно відображати в таблиці, і за бажанням налаштуйте відступи.

Ви маєте побачити оновлення налаштувань у реальному часі.

3. Ефективно працюйте із заголовками, що згортаються

На початку 2023 року Google додав до Документів надзвичайно корисну функцію, яка дозволяє трохи легше працювати з великими документами . Ви можете згортати та розгортати заголовки. Це чудово підходить для зосередження на розділах документа, які ви використовуєте, і згортання тих, якими ви не користуєтеся.

На момент написання цієї статті заголовки, що згортаються, працюють лише тоді, коли ви використовуєте макет без сторінки. Незрозуміло, чи ця функція з часом буде перенесена на макет Pages.

Щоб використати макет без сторінок у новому або існуючому документі, перейдіть до «Файл» і виберіть «Параметри сторінки» . Потім виберіть «Без сторінки» вгорі та «ОК» унизу.

Ви повинні побачити стрілки ліворуч від заголовків у вашому документі. Просто використовуйте ці стрілки або клацніть правою кнопкою миші, щоб згорнути або розгорнути заголовки.

4. Легко відстежуйте інформацію за допомогою будівельних блоків

Building Blocks у Google Docs надають вам швидкі та зручні способи відображення інформації за допомогою таблиць, текстових записів і розкривних списків. Просто вставте один із цих готових блоків і введіть свої дані в одному місці.

Наразі ви можете вибрати один із чотирьох готових блоків, включаючи дорожню карту продукту, засіб відстеження оглядів, активи проекту та відстеження вмісту запуску. Ви можете використовувати Building Block як є або налаштувати його відповідно до своїх потреб.

Щоб вставити Building Block, виберіть місце в документі та перейдіть до Insert > Building Block . У спливаючому меню виберіть потрібний тип.

Ви побачите, як блок з’явиться у вашому документі, готовий до використання. Якщо ви хочете змінити заголовки відповідно до вмісту, ви можете редагувати їх, як і будь-який інший текст.

5. Створюйте та повторно використовуйте власні блоки

Якщо у вас є підтримуваний робочий або навчальний обліковий запис Google , ви можете налаштувати спеціальні будівельні блоки в Документах. Це дозволяє створити блок, зберегти його та використовувати повторно. Блок зберігається на вашому Google Диску як тип файлу Google Docs, тому ви також можете використовувати його в нових документах.

1. Перейдіть до «Вставити» > «Блоки» та виберіть «Користувацький блок» у спливаючому меню.

1. Коли у вашому документі з’явиться спливаюче повідомлення, виберіть «Новий спеціальний стандартний блок» .

1. Виберіть вміст, який ви хочете використати як спеціальний блок, і виберіть «Зберегти» на синій панелі вгорі.

1. Введіть назву свого блоку та, за бажанням, опис. Потім виберіть «Створити» . Ви отримаєте підтвердження, що ваше блокування збережено.

Щоб використати новий блок, введіть символ @ (At), а потім назву блоку та виберіть його зі списку, що з’явиться.

6. Введіть фрагменти програмування з блоками коду

Якщо ваш документ містить код програмування, наприклад Java, JavaScript або Python, ви можете скористатися перевагами будівельного блоку коду. Це дозволяє чітко структурувати код у документі .

Перейдіть до «Вставити » > «Блоки» , перейдіть до «Блоку коду» та виберіть мову у спливаючому меню.

Коли з’явиться ваш блок, просто введіть свій фрагмент. Якщо ви хочете змінити мову програмування, скористайтеся спадним меню у верхньому лівому куті. Щоб оновити кольори, скористайтеся значком «Оновити» у верхньому правому куті.

7. Спільна робота над електронними листами, запрошеннями в календарі та нотатками зустрічі

Ще один цікавий інструмент для впорядкування елементів у Документах Google – це вбудований блок шаблонів. Це особливо корисно, якщо ви разом працюєте над електронними листами, запрошеннями календаря та нотатками зустрічі.

Для електронних листів ви можете вказати одержувачів, тему та повідомлення. Потім виберіть значок Gmail , щоб створити чернетку безпосередньо в Gmail.

Для запрошень у календарі введіть назву, гостей, час початку та закінчення, місце та опис. Використовуйте піктограму календаря , щоб відкрити подію в календарі Google.

Для нотаток зустрічі виберіть подію зі спадного списку, і ви отримаєте блок із назвою, датою та учасниками з маркерами для нотаток і прапорцями для завдань. Використовуйте значок електронної пошти , щоб створити чернетку з нотатками зустрічі в Gmail.

ВІДСУТНЕ ЗОБРАЖЕННЯ

Щоб використати один із цих шаблонів, перейдіть до «Вставлення» > «Блоки» та виберіть опцію зі спливаючого меню.

8. Введіть деталі за допомогою розкривного списку

Використовуючи наведені вище будівельні блоки для відстеження інформації, ви можете скористатися попередньо створеними розкривними списками Документів Google. Однак ви можете створити власний розкривний список, як у Google Таблицях . Це зручно для вас, ваших читачів або ваших співробітників, щоб легко вводити потрібні вам дані.

Помістіть курсор у потрібне місце для списку, відкрийте меню «Вставити» та виберіть «Розкривне меню» .

Щоб скористатися готовим розкривним списком, виберіть його з нижнього розділу.

Щоб створити власний, виберіть «Створити» спадне меню . Потім введіть назву та список параметрів. Ви можете вибрати колір біля кожного елемента списку, додати більше елементів і змінити порядок за допомогою перетягування. Коли закінчите, виберіть «Зберегти» .

Потім ви побачите свій новий розкривний список, який можна використовувати неодноразово. Просто виберіть його в меню «Вставити» > «Випадаюче меню» .

Щоб внести зміни пізніше, відкрийте розкривний список і виберіть Додати/Редагувати параметри .

9. Відкрийте інформацію за допомогою смарт-чіпів

Щоб чітко перераховувати та переглядати контакти, події, файли, місця та дати, ви можете вставити смарт-чіпи у свої документи . Ці чудові інструменти залишаються стислими, але розгортаються, щоб показати деталі та дозволити вам виконувати дії одним клацанням.

Ви можете вставити смарт-чіп, ввівши символ @ і ім’я елемента, або перейшовши в « Вставити» > «Розумні чіпи» та вибравши потрібний у спливаючому меню.

Коли ви вставите чіп, наведіть на нього курсор або виберіть його, щоб переглянути попередній перегляд. Кожен чіп містить різні деталі та дії залежно від типу чіпа. Наприклад, за допомогою File Smart Chip ви можете попередньо переглянути файл, скопіювати на нього посилання або відкрити його.

Якщо у вас є підтримуваний обліковий запис Google Workspace , ви маєте доступ до додаткових розумних мікросхем, зокрема до секундоміра, таймера та багаторазових змінних.

Скористайтеся перевагами цих розумних чіпів, щоб включити потрібну інформацію, зберігаючи вміст коротким і приємним.

10. Легко вставляйте рівняння

Ще один хороший інструмент Google Docs – це рівняння. Незалежно від того, студент чи професор, ви можете припинити пошук правильних символів, а потім відформатувати їх відповідно до свого документа. Просто використовуйте редактор формул.

Щоб відкрити редактор, виберіть «Перегляд» > «Показати панель інструментів рівняння» . Ви також можете вибрати «Вставити» > «Рівняння» . У верхній частині документа з’явиться панель інструментів редагування.

Використовуйте розкривні поля на панелі інструментів, щоб додати свої символи. Ви можете використовувати грецькі літери, математичні оператори, символи відношень і стрілки.

Потім ви побачите, що ваше рівняння з’явиться у гарному та охайному текстовому полі у вашому документі.

Від підсумку до таблиці відстеження, розкривного списку та детального чіпа – ви можете впорядкувати свої документи Google різними способами відповідно до своїх потреб. Яка з цих функцій швидко стане вашим улюбленим?

Щоб отримати пов’язані посібники з інших програм Google, подивіться, як установити термін дії файлів Google Диска .