10 прихованих функцій Google Таблиць, про існування яких ви не знали

Якщо ви регулярно користуєтеся Google Таблицями, ви, ймовірно, знайомі з тими інструментами, якими часто користуєтеся. Однак є багато функцій цієї програми для роботи з електронними таблицями, які залишаються непоміченими та недостатньо використовуються.

Тут ми розглянемо кілька цікавих функцій Google Таблиць, які можуть стати вашими улюбленими. Перейдіть до Google Таблиць , увійдіть у свій обліковий запис Google і спробуйте деякі з цих прихованих перлин.

Зміст

1. Отримайте дані зі смарт-чіпа

Якщо ви скористалися перевагами Smart Chips у програмах Google , ви будете раді знати, що можете робити з ними ще більше. Після того, як ви вставите розумний чіп, ви можете витягти з нього дані та розмістити їх на аркуші, що зробить чіпи ще кориснішими.

Наразі ви можете видобувати дані зі смарт-чіпів людей, файлів і подій календаря. Це включає ім’я та адресу електронної пошти, власника та ім’я файлу, а також резюме та місцезнаходження.

1. Вставивши смарт-чіп, наведіть на нього курсор, виберіть його або клацніть правою кнопкою миші. Потім виберіть Вилучення даних .

1. Коли відкриється бічна панель, скористайтеся вкладкою «Витягнути» , щоб позначити елементи, які потрібно витягти.

1. Використовуйте поле «Витягти до» , щоб ввести або вибрати розташування аркуша, на якому потрібно розмістити дані.

1. Виберіть «Видобути» , і ви побачите відображення даних у вибраному місці.

Якщо вам потрібно оновити витягнуті дані, ви можете скористатися вкладкою «Оновити та керувати» на бічній панелі.

2. Створіть QR-код

QR-коди є популярними способами обміну інформацією, спрямування людей на ваш веб-сайт і навіть надання знижок. Створивши власний QR-код у Google Таблицях без доповнень чи інструментів сторонніх розробників, ви або ваші співавтори зможете швидко вжити заходів.

Щоб створити QR-код, скористайтеся функцією Google Sheets IMAGE і посиланням на кореневу URL-адресу Google: https://chart.googleapis.com/chart? .

Тут ми створимо посилання на веб-сайт у клітинці A1 за допомогою наведеної нижче формули. Помістіть формулу в клітинку, де вам потрібен QR-код.

=ЗОБРАЖЕННЯ(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

Використовуйте такі аргументи, щоб створити свою формулу:

• Аргумент CHS : визначте розміри QR-коду в пікселях (chs=500×500).
• Аргумент CHT : укажіть QR-код (cht=qr).
• Аргумент CHL : виберіть дані URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Потім скористайтеся оператором амперсанда (&), щоб з’єднати аргументи.

Коли ви побачите код, вам може знадобитися змінити розмір рядка та/або стовпця, щоб побачити його повний розмір. Потім відскануйте QR-код, щоб переконатися, що він працює так, як ви очікуєте.

Ви також можете використовувати додаткові аргументи для кодування даних певним чином або призначення рівня виправлення. Щоб дізнатися більше про ці аргументи, перегляньте довідкову сторінку Інфографіки Google Charts для QR-кодів.

3. Вставте розкривний список

Розкривні списки – чудовий інструмент для введення даних. Вибравши елемент зі списку, ви можете переконатися, що ви вводите потрібні дані, і водночас зменшити кількість помилок.

Після появи розкривних списків у Таблицях цю функцію було покращено, щоб спростити створення цих корисних списків і керувати ними.

1. Вставте розкривний список, виконавши одну з таких дій:
2. У меню виберіть «Вставити» > «Випадаюче меню» .
3. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Dropdown .
4. Введіть символ @ (At) і оберіть спадні меню в розділі «Компоненти».

1. Після цього ви побачите відкриту бічну панель «Правила перевірки даних». Введіть місце для списку в полі «Застосувати до діапазону» та підтвердьте, що в розкривному меню «Критерії» вибрано « Розкривний список» .

1. Потім додайте елементи списку в поля «Параметри» та за бажанням виберіть для них кольори ліворуч.

1. Щоб відобразити текст довідки, вибрати дію для недійсних даних або вибрати стиль відображення, розгорніть розділ «Додаткові параметри».

1. Коли закінчите, виберіть Готово . Потім скористайтеся новим розкривним списком, щоб ввести дані в аркуш.

4. Перевірте електронну адресу

Якщо у вас є електронна таблиця, яка містить адреси електронної пошти, будь то Gmail, Outlook чи щось інше, ви можете переконатися, що вони дійсні. Хоча Таблиці не показують, чи адреса є законною, вони показують, чи правильно вона відформатована за допомогою символу @ (At) і домену.

1. Виберіть комірки, які ви хочете перевірити, і перейдіть до Дані > Перевірка даних у меню.

1. Коли відкриється бічна панель «Правила перевірки даних», виберіть « Додати правило» , підтвердьте або налаштуйте клітинки в полі «Застосувати до діапазону» та виберіть « Текст — це дійсна електронна адреса» у розкривному списку «Критерії».

1. За бажанням виберіть Додаткові параметри, такі як відображення тексту довідки, відображення попередження або відхилення введення. Виберіть «Готово» , щоб зберегти та застосувати правило перевірки.

Потім ви можете перевірити перевірку та параметри, ввівши недійсну адресу електронної пошти.

5. Створіть спеціальну функцію

Ви любите використовувати функції та формули в Google Таблицях ? Якщо так, то чому б не створити свій власний? Використовуючи функцію користувацьких функцій, ви можете налаштувати власну функцію та використовувати її повторно, коли забажаєте.

1. У меню виберіть Дані > Іменовані функції .

1. На бічній панелі «Іменовані функції», що відкриється, натисніть «Додати нову функцію» внизу, щоб створити власну функцію. Ви також можете переглянути приклад, переглянути демонстрацію або дізнатися більше про функцію.

1. Введіть ім’я функції, опис і за бажанням заповнювачі аргументів. Введіть формулу, яку ви хочете використовувати для визначення функції, і виберіть Далі .

1. Перегляньте попередній перегляд функції та виберіть « Назад» , щоб внести зміни, або «Створити» , щоб зберегти нову функцію. Зауважте, що ви також можете додати додаткові аргументи, якщо це необхідно.

1. Потім ви побачите функцію в списку бічної панелі. Введіть його в комірку аркуша, щоб перевірити.

Якщо вам потрібно внести зміни, знову відкрийте бічну панель «Іменовані функції», виберіть три крапки праворуч від функції та виберіть «Редагувати» .

6. Використовуйте зріз для фільтрації діаграми

Діаграми дають вам зручний і ефективний спосіб відображення даних. За допомогою зрізу можна фільтрувати дані, які відображаються на діаграмі. Це зручно для перегляду окремих частин даних діаграми, коли це необхідно.

Вставте слайсер

Після вставлення діаграми виберіть її та перейдіть у меню «Дані» > «Додати роздільник» .

Коли відкриється бічна панель, відкрийте вкладку «Дані» , підтвердьте діапазон даних угорі, а потім виберіть стовпець для використання для фільтра.

Ви побачите, що роздільник з’явиться у вигляді чорного округленого прямокутника, який ви можете пересувати або змінювати розмір на свій розсуд.

Використовуйте слайсер

Отримавши слайсер, виберіть кнопку «Фільтр» ліворуч або стрілку спадного меню праворуч. Потім виберіть дані, які ви хочете побачити на діаграмі, і поставте галочки біля цих елементів.

Виберіть OK , і ви негайно побачите оновлення діаграми.

Щоб повернути діаграму до початкового вигляду з усіма даними, відкрийте фільтр і виберіть « Вибрати все» > «OK» .

7. Швидке обчислення даних

Іноді вам хочеться побачити швидкий розрахунок без додавання формули на аркуш. У Google Таблицях ви можете просто вибрати значення, а потім вибрати обчислення для перегляду без зайвих зусиль.

1. Виберіть дані, які потрібно обчислити, а потім подивіться внизу праворуч у рядку вкладок. Ви побачите зелене меню обчислень, яке містить суму ваших даних.

1. Відкрийте це меню та виберіть обчислення, яке потрібно виконати. У цьому меню ви побачите новий результат.

1. Ви також можете просто відкрити меню, щоб переглянути всі доступні розрахунки в режимі реального часу.

Якщо ви вирішите включити розрахунок у свій аркуш, не відпускайте комірку виділеною та виберіть «Огляд» праворуч від вкладок аркуша.

Коли відкриється бічна панель, перетягніть обчислення, яке потрібно використати, у комірку аркуша.

8. Дослідіть способи представлення ваших даних

Можливо, у вашій електронній таблиці є дані, але ви не впевнені в найкращому способі їх відображення чи аналізу. За допомогою функції «Дослідження» ви можете бачити різні способи швидкого представлення своїх даних, переглядати деталі про них і ставити запитання.

Виберіть свої дані та виберіть «Дослідити» внизу праворуч.

Коли відкриється бічна панель огляду, ви побачите параметри для своїх даних. Введіть запитання в розділі «Відповіді», застосуйте колір у розділі «Форматування» або вставте діаграму з розділу «Аналіз».

Закінчивши, просто натисніть X у верхньому правому куті бічної панелі, щоб закрити її.

9. Запит на затвердження аркуша

Якщо ви використовуєте обліковий запис Google Workspace для бізнесу чи навчання, перегляньте функцію схвалення. За допомогою нього ви можете запитувати схвалення від інших і відстежувати, що схвалено, а що ні.

Перейдіть до «Файл» і виберіть «Схвалення» .

Коли відкриється бічна панель «Схвалення», виберіть «Подати запит» .

У спливаючому вікні додайте тих, хто хоче схвалити ваш запит, і, за бажанням, повідомлення. Ви також можете вказати термін виконання, дозволити особам, які затверджують, редагувати аркуш або заблокувати файл, перш ніж надсилати запит на затвердження. Виберіть Надіслати запит, коли закінчите.

Якщо ви ще не надали доступ до документа тим, хто затверджує, вам буде запропоновано це зробити та призначити дозволи.

Потім ви можете переглянути статус, повернувшись до бічної панелі «Схвалення».

10. Налаштуйте спеціальний формат дати та часу

Хоча Google Таблиці пропонують багато різних способів форматування дат і часу, можливо, вам потрібно щось особливе. Ви можете створити власний формат дати й часу з потрібною структурою, кольорами та стилем.

1. Виберіть комірки, що містять дату або час, і перейдіть до Формат > Число > Спеціальна дата й час . Крім того, ви можете вибрати опцію «Більше форматів» на панелі інструментів і вибрати « Власні дату й час» .

1. Коли відкриється вікно, ви побачите поточний формат дати та/або часу. Виберіть існуючий елемент у верхній частині, щоб змінити формат або видалити його.

1. Щоб додати інший елемент, натисніть стрілку праворуч і виберіть один зі списку. Потім ви можете відформатувати цей елемент за допомогою його стрілки.

1. Коли ви закінчите, виберіть «Застосувати» , щоб використовувати спеціальний формат дати й часу, і ви побачите оновлення аркуша.

Завдяки цим функціям Google Таблиць ви можете робити ще більше зі своїми даними. Обов’язково спробуйте один чи кілька варіантів і подивіться, який вам стане в нагоді.

У відповідних посібниках подивіться, як знайти дублікати в Google Таблицях за допомогою параметрів умовного форматування.