Inbox Zero: все, що вам потрібно знати

Електронна скринька «Вхідні» — що перше спадає вам на думку, почувши цей термін? Ну, дехто з вас, напевно, почав уявляти переповнену скриньку з тисячами рекламних листів, що ширяють над екраном, чи не так? Отже, коли ви востаннє намагалися очистити свою скриньку? Тонни електронних листів продовжують лежати в нашій поштовій скриньці роками, і, на жаль, ми нічого з цим не робимо.

Говорячи про керування електронною поштою, Inbox Zero – це новий підхід, який спрямований на те, щоб ваша скринька вхідних повідомлень була порожньою. Під порожнім ми не маємо на увазі, що він має абсолютно нульову кількість електронних листів. Насправді Inbox Zero — це більш сувора стратегія, яка ефективно керує вашою електронною поштою, щоб покращити та підвищити вашу продуктивність. Звучить цікаво, чи не так? Цікаво, що таке Inbox Zero і як цього можна досягти? Не хвилюйся! Ви прийшли в потрібне місце. У цій публікації ми поговоримо про Inbox Zero та про все, що пов’язано з цим терміном.

Джерело зображення: Help Scout

Давайте розпочнемо.

Що таке Inbox Zero?

Концепцію Inbox Zero ввів у 2006 році відомий експерт з продуктивності, відомий як Мерлін Манн. Коли справа доходить до розуміння підходу до Inbox Zero, спочатку потрібно зрозуміти, що під Zero в терміні «Inbox Zero» не йдеться про наявність порожньої скриньки.

Оскільки електронні листи з часом стали одним із найпотужніших способів спілкування, це виявляється єдиним надійним джерелом того, як хтось намагається зв’язатися з вами. Будь то ваші робочі клієнти чи рекламні маркетологи, майже всі навколо націлюють свої повідомлення на вашу електронну скриньку. Уявіть собі, як це страшно, коли ми відкриваємо свою електронну скриньку після святкової перерви? Тонни непрочитаних безперервних повідомлень електронної пошти переповнюють нашу поштову скриньку, дивлячись на нас, чекаючи, поки ми відповімо. І з часом кількість електронних листів, які ви отримуєте, лише збільшується, що робить нашу електронну скриньку ще більш безладною.

Джерело зображення: Kinkread Tech

Отже, що ж таке Inbox Zero? Якщо ми спробуємо зрозуміти це простими словами, Inbox Zero — це стратегія керування електронною поштою, яка спрямована на організацію нашої поштової скриньки. Кінцева мета створення Inbox Zero – це коли у вас немає непрочитаних листів у вашій поштовій скриньці, і всі листи належним чином відповідають, прочитані, позначені або будь-які необхідні дії повинні бути ефективно вжиті.

Дивіться також:-

Як керувати файлом PST в Microsoft Outlook Microsoft Outlook є дуже хорошим середовищем для синхронізації всіх ваших облікових записів електронної пошти в одному місці. Він зберігає всю інформацію...

Як Inbox Zero може підвищити нашу продуктивність?

Уявіть, що у вас напружений робочий день, коли у вас є безліч незавершених завдань, які потрібно виконати протягом дня. А потім, щойно ви входите у свій обліковий запис електронної пошти, ви бачите купу листів, які чекають на вашу відповідь. Ви точно не хочете, щоб вишня зверху, чи не так? Навіть коли ви будете намагатися виконати інші свої робочі завдання, ці непрочитані листи будуть продовжувати турбувати вас у потилиці.

Дотримуючись підходу Inbox Zero, це правильна річ, коли справа доходить до підвищення продуктивності. Якщо ви не хочете, щоб ваша продуктивність страждала, слід прийняти стратегію Inbox Zero. Витратьте трохи часу зі свого напруженого графіка та виконайте необхідні дії, щоб позбутися всіх цих непрочитаних повідомлень електронної пошти з папки «Вхідні». Ось деякі основні дії електронної пошти, які ви можете зробити для досягнення стратегії Inbox Zero.

Стратегії нульової поштової скриньки

Джерело зображення: Tech Soup Canada

• Видалити: чи актуальний для вас лист? Навіть не пшик! Тоді чого ти чекаєш? Торкніться кнопки «Видалити» та негайно відправте цей лист у кошик.
• Уповноважений: Чи має ця відповідна електронна адреса якесь відношення до вас? Якщо так, то дайте відповідь. І якщо це вимагає уваги ще когось, негайно делегуйте електронний лист, адресуючи його відповідній особі.
• Архів: є деякі електронні листи, які не вимагають вашої негайної уваги, але містять важливе повідомлення. Для роботи з такими електронними листами найкраще зробити «Архів», щоб ви могли отримати до них доступ у будь-який час.
• Відповідь: навіть якщо у вас не вистачає часу, і якщо електронний лист вимагає вашої невідкладної уваги, не зволікайте з відповіддю на нього. Навряд чи потрібно дві хвилини вашого часу, щоб скласти відповідь, чи не так? Тож навіщо чекати цілий день і страждати від своєї продуктивності? Зробіть це негайно!

Висновок

Незалежно від того, яку вищезгадану стратегію Inbox-Zero ви використовуєте, вона безумовно дозволить вам досягти душевного спокою. Робота з непрочитаними електронними листами також підвищить вашу продуктивність, оскільки у вас буде на одну річ менше турботи протягом дня. Сподіваємося, що ця публікація розвіяла всі ваші сумніви щодо того, що таке Inbox Zero і як цього можна досягти для керування своєю електронною поштою. Отже, що ви думаєте про цю стратегію керування електронною поштою? Не соромтеся поділіться своїми думками та відгуками у полі для коментарів нижче.