Як створити груповий календар у Zoho

Управління розкладом вашої команди ніколи не було настільки важливим у швидко мінливому світі бізнесу та цифровізації. Календар Zoho — ідеальний інструмент для створення групових календарів і організації подій. Zoho дозволяє своїм користувачам призначати зустрічі та ділитися груповим календарем з іншими з одного центрального центру.

У цій статті пояснюється, як створити груповий календар у Zoho, і досліджуються інші функції, які є у вашому розпорядженні.

Створення групового календаря Zoho

Налаштування групового календаря в Zoho вимагає кількох кроків, які можуть здатися трохи лякаючими. Однак кроки служать для створення календаря, який може задовольнити будь-яку команду, незалежно від її структури чи характеру роботи. Ось що вам потрібно зробити:

1. Увійдіть у свій обліковий запис Zoho. Zoho пропонує вхід електронною поштою, різними платформами соціальних мереж або за допомогою QR-коду та мобільного додатку.
   
2. Перейдіть у «Налаштування», потім у «Групи» та «Особисті групи», щоб створити групу. Тоді група з’явиться тут.
   
3. Увійдіть у Zoho Calendar.
   
4. Натисніть знак + поруч із «Групові календарі».
   
5. Введіть назву, яку ви бажаєте мати для групового календаря.
   
6. Виберіть гарний, відповідний колір для календаря та тексту з палітри. Ви також можете вибрати власний колір за допомогою слайдера вибору кольорів, якщо стандартні не подобаються.
   
7. Введіть їхні імена або адреси електронної пошти, щоб додати учасників до календаря групи.
   
8. Ви також можете додати короткий опис до календаря, змінивши поле «Опис», щоб краще пояснити призначення календаря.
   
9. Натисніть «Зберегти», щоб створити груповий календар.
   

Кожен учасник повинен буде окремо підписатися на груповий календар. Ви не можете автоматично підписатися на членів своєї команди, якщо вони не вживуть відповідних заходів прямо зараз.

Редагування групового календаря

Коли груповий календар налаштований і готовий, давайте вивчимо деякі функції та функції календаря Zoho. Відредагуйте груповий календар, щоб точніше відповідати цілям команди, коли виникає потреба, особливо якщо учасники команди залишають відгуки про календар.

За допомогою опції «Редагувати» можна змінити майже все, що стосується групового календаря. Цей параметр дозволяє змінювати назву групи, додавати опис або додавати чи видаляти учасників групи.

1. Увійдіть у Zoho Calendar.
   
2. Клацніть правою кнопкою миші груповий календар, який потрібно змінити, або натисніть «Додаткові параметри», навівши курсор на груповий календар на панелі ліворуч.
   
3. Виберіть «Редагувати».
   
4. Відкрийте вікно «Редагувати календар» і за потреби змініть груповий календар, наприклад змініть його назву, нагадування та опис.
   
5. Щоб змінити колір календаря або тексту, клацніть колір поруч із заголовком календаря, щоб відкрити палітру кольорів.
   
6. Виберіть колір. Ви можете вибрати власний календар або колір тексту за допомогою палітри кольорів.
   
7. Натисніть «Зберегти», і все готово.
   

Усі зміни, які ви вносите в календар, будуть негайно збережені автоматично.

Додавання учасників до календаря групи

Як власник або модератор групового календаря ви можете додавати учасників до групового календаря. Ось як:

1. Клацніть правою кнопкою миші або наведіть курсор на груповий календар, до якого ви хочете додати нових учасників, на лівій панелі.
   
2. Виберіть «Керувати групою».
   
3. Крім того, перейдіть до «Налаштування», «Календар», «Календарі», «Календарі групи», а потім натисніть «Керувати» поруч із календарем групи.
4. Знайдіть опцію «Учасники» та введіть ім’я або адресу електронної пошти учасника, який має приєднатися до групи.
   
5. Натисніть на + поруч із учасником у списку, щоб додати його до календаря.

Спільне використання групового календаря

Ви також можете поділитися календарем групи з іншими, якщо ви власник або модератор групи. Найкраще було б зробити календар загальнодоступним перед тим, як надати до нього доступ, щоб інші могли переглядати деталі календаря.

1. Клацніть правою кнопкою миші груповий календар, який потрібно редагувати, або натисніть «Додаткові параметри», навівши курсор на груповий календар і клацнувши «Редагувати» на лівій панелі.
   
2. Виберіть «Надати спільний доступ до календаря з будь-якими людьми» і натисніть на спадну кнопку.
   
3. Виберіть, чи бажаєте ви відображати лише інформацію про вільний чи зайнятий або дозволити користувачам переглядати подробиці групового календаря.
   

Ви можете поділитися URL-адресою групового календаря, натиснувши кнопку «Копіювати URL-адресу» та вставивши її куди завгодно.

Підписка на груповий календар

Якщо ви є учасником групового календаря, вам потрібно спершу на нього підписатися, інакше ви не зможете переглядати його чи взаємодіяти з ним.

1. Увійдіть у Zoho Calendar.
   
2. Перейдіть у «Налаштування», «Календар» і натисніть «Підписатися».
   
3. Звідти перейдіть до «Групи».
   
4. Знайдіть груповий календар, на який ви хочете підписатися, і натисніть на нього. Календар відображатиметься в категорії за замовчуванням.
   
5. Натисніть «Підписатися», і ви зможете переглядати календар і взаємодіяти з ним.
   

Окрім підписки на груповий календар, ви можете переглядати календарі, якими спільно користується група та на які вона підписана. Знайдіть їх у розділах «Надіслано групі» та «Підписано групою» відповідно. Ви також можете підписатися на ці календарі.

Керування подіями групового календаря

Створення, редагування та видалення подій у груповому календарі досить подібне до керування подіями в особистому календарі. Однак пам’ятайте, що видимість події та дозволи на редагування залежать від вашої ролі (власник, модератор або учасник).

1. Виберіть календар групи зі спадного меню «Календар» у вікні «Нова подія».
   
2. Клацніть дату або часовий проміжок у вікні календаря, щоб створити подію. Заповніть деталі цієї події (назва, дата, час і місце).
   
3. Ви також можете встановлювати нагадування, запрошувати учасників і додавати вкладення.
   
4. Натисніть «Зберегти».
   

Дозволи групового календаря

Дозволи групового календаря дозволяють контролювати, хто може переглядати, створювати, редагувати або видаляти події в календарі. Як власник або модератор календаря ви можете налаштувати права доступу для учасників групи. Керування дозволами також дозволяє додавати модераторів для моніторингу та зміни календаря, коли ви відсутні або зайняті.

1. Натисніть на «значок налаштувань».
   
2. Перейдіть на вкладку «Спільний доступ і дозволи».
   
3. Виберіть рівень доступу, який ви хочете надати учасникам групи, з одного з доступних варіантів (лише перегляд, перегляд і створення або перегляд, створення та редагування/видалення).
   

Кожна опція надає різні рівні доступу для учасників групи та модераторів:

• Лише перегляд – учасники групи можуть переглядати події та деталі, не додаючи та не змінюючи їх. Це ідеально, якщо вам потрібно лише поділитися інформацією.
• Перегляд і створення – учасники можуть переглядати наявні події та створювати нові, але не можуть змінювати чи видаляти їх.
• Перегляд, створення та редагування/видалення – цей параметр надає повний доступ. Члени групи з цим дозволом можуть переглядати, створювати, змінювати та видаляти події.

Легка командна співпраця

Групові календарі Zoho є потужним інструментом для сприяння чудовій співпраці в будь-якій команді. Створення групових календарів і керування ними гарантує, що кожен у вашій команді буде в курсі майбутніх критичних подій, термінів виконання та зустрічей. Крім того, гнучкі параметри створення подій, спільного доступу та дозволів у календарі Zoho позбавляють від клопоту планування та звільняють час для більш важливої ​​роботи. Спостерігайте за зростанням продуктивності команди з груповими календарями Zoho.

Ви коли-небудь створювали груповий календар у Zoho? Чи вважаєте ви цю функцію корисною? Повідомте нам у розділі коментарів нижче.