Як синхронізувати бібліотеки SharePoint за допомогою OneDrive для бізнесу

Якщо ви використовуєте SharePoint на Office 365 або локальному сервері, ви, ймовірно, бували, коли ви хотіли отримати доступ до своїх файлів із робочого столу Windows. Ви можете зробити це за допомогою клієнта синхронізації OneDrive для бізнесу, навіть якщо він не є функцією звичайної сучасної програми OneDrive.

Основна програма Microsoft OneDrive, яка поставляється з попередньо встановленою Windows 10, може синхронізувати файли з особистих, робочих та шкільних облікових записів. Це включає файли OneDrive для бізнесу та сайти SharePoint, які є частиною підписок на Office 365 Business. Однак нова програма ще не може синхронізувати бібліотеки документів SharePoint, важливу і дуже популярну функцію SharePoint, яка дозволяє зберігати, упорядковувати та обмінюватися файлами.

Щоб синхронізувати бібліотеку документів, спершу потрібно відкрити її в онлайн-додатку SharePoint. Коли програму OneDrive для бізнесу встановлено та відкрито на вашому ПК, натисніть кнопку «Синхронізувати» на панелі інструментів SharePoint. У підказці, що з’явиться, натисніть кнопку «Синхронізувати зараз» та підтвердіть підказку, щоб відкрити OneDrive для бізнесу.

Коли OneDrive для бізнесу запуститься, вам буде показано назву бібліотеки та сайту SharePoint, які ви намагаєтеся синхронізувати. Виберіть папку для збереження бібліотеки на вашому ПК, натиснувши посилання «Змінити». Після налаштування натисніть «Синхронізувати зараз», щоб почати завантаження файлів у бібліотеці. Можливо, вам знадобиться ввійти за допомогою облікових даних Office 365 або SharePoint, якщо ви ніколи раніше не синхронізували з сайту.

OneDrive для бізнесу інформуватиме вас про прогрес, коли почнеться синхронізація. Після завершення ви зможете отримати доступ до своїх файлів у Провіднику файлів, як ніби ви використовуєте OneDrive зі звичайним особистим або діловим обліковим записом. Якщо вам знадобиться видалити бібліотеку в майбутньому, клацніть правою кнопкою миші піктограму OneDrive для бізнесу в системному треї та натисніть «Зупинити синхронізацію папки». Ви також можете призупинити синхронізацію або додати нову бібліотеку безпосередньо з URL-адреси.

Існує кілька обмежень щодо синхронізації бібліотеки документів, з якими ви повинні бути знайомі. На відміну від сучасного клієнта OneDrive, ви не можете вибірково синхронізувати папки в бібліотеці. Якщо у вас багато файлів, але ви хочете отримати доступ лише до кількох офлайн, ви можете спробувати відсортувати їх у дві різні бібліотеки «офлайн» та «онлайн».

Крім того, клієнт OneDrive для бізнесу синхронізує лише до 5000 елементів в одній бібліотеці та 20 000 елементів загалом. У поєднанні з обмеженням розміру файлу в 2 ГБ ці обмеження можуть бути проблематичними, якщо у вас є багато даних, що зберігаються в Інтернеті. Немає простого способу вирішення проблем, тому вам потрібно буде спланувати, як ви зберігатимете файли, щоб переконатися, що ви їх не зачепите.

Синхронізація бібліотеки документів SharePoint з комп’ютером вимагає певних зусиль, але дозволяє отримати доступ до всіх файлів без використання веб-браузера. Синхронізація бібліотеки документів є єдиною унікальною можливістю клієнтської програми OneDrive for Business останнього покоління. Очікується, що Microsoft в кінцевому підсумку згорне цю функцію в сучасний додаток OneDrive, спростивши процедуру.

Тим часом, якщо ви хочете завантажити бібліотеки документів, вам потрібно буде встановити обидва клієнти синхронізації. На сторінках підтримки Microsoft представлено повний опис того, яку версію OneDrive використовувати для найбільш поширених випадків.