Як покращити процес адаптації співробітників: остаточний посібник

Співробітники найбільш активні та продуктивні протягом перших 6 місяців на новому місці роботи. Тому це найкращий час, щоб інтегрувати їх у культуру та робочу етику вашої компанії. Будь-яке навчання, залучення та налагодження відносин, проведені протягом цього часу, швидше за все, допоможуть їм працювати з вами.

На жаль, багато співробітників упускають можливість поглинути нових співробітників через поганий процес адаптації. Витративши багато часу та грошей на процес найму, роботодавці можуть втратити потрібного кандидата через погану адаптацію співробітників. 40% працівників, які звільняються, роблять це протягом перших 6 місяців роботи.

З іншого боку, 91% компаній із цікавою програмою адаптації зберігають усіх першокурсників. Отже, наявність ефективної програми адаптації є ключем до утримання співробітників.

Багато компаній, які мають програму адаптації співробітників, зосереджуються на заповненні документів та перегляді правил і положень. Хоча необхідно поставити галочки у законодавчих прапорцях, адаптація також має бути часом для співробітників, щоб отримати інструменти, необхідні для процвітання у своїй роботі.

Harvard Business Review виявив, що основними причинами високої плинності кадрів на першому році є відсутність міцних робочих відносин і труднощі з інтеграцією в корпоративну культуру.

Зміст

• 1 Як покращити процес адаптації співробітників
  • 1.1 1. Відкиньте основи
  • 1.2 2. Почніть чудовий старт
  • 1.3 3. Створіть можливості для нових співробітників налагодити зв'язки
  • 1.4 4. Налаштуйте календар вступу
  • 1.5 5. Створіть структуровані взаємодії між новими співробітниками та їх керівниками
  • 1.6 6. Тримайте свої ресурси доступними
  • 1.7 7. Отримати відгук
  • 1.8 8. Дізнайтеся, як покращити процес адаптації співробітників

Як покращити процес адаптації співробітників

Читайте далі, щоб отримати повний посібник про те, як покращити процес адаптації співробітників.

1. Усуньте основи

Нові співробітники повинні заповнювати нормативні документи, такі як банківська інформація, реквізити страховки, реєстрація на пенсійну програму тощо. Найкраще оформити всі документи якомога швидше та без проблем. Програмне забезпечення, подібне до цього https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ , дозволяє співробітникам легко дистанційно заповнювати необхідні документи.

Це означає, що нові співробітники можуть використати період між підписанням листа з пропозицією і датою початку для оформлення будь-яких необхідних документів. Правильне програмне забезпечення для адаптації надасть належні інструкції та вказівки щодо того, як подати інформацію, щоб зменшити кількість помилок.

До моменту, коли працівник з’являється на роботу, вся документація та навчання з відповідності закінчено. Отже, тепер ви можете зосередитися на складніших елементах адаптації, наприклад, інтегрувати їх у свою нову команду.

Деякі компанії купують програмне забезпечення, яке дозволяє їм проводити інші аспекти адаптації до працевлаштування. Після того, як працівник підпише лист-пропозицію, угоди про нерозголошення та трудові договори, немає причин, чому ви не можете поділитися з ним основною інформацією про компанію.

Якщо у вас є інтранет або веб-сайт співробітника, надайте їм доступ до офіційної дати початку. Вони можуть вивчити ваші постійні операційні процедури, історію та цінності компанії, технологічні системи тощо. Це допоможе зменшити будь-який стрес або занепокоєння в перший день, які вони можуть мати.

2. Почніть чудовий старт

У вас ніколи не буде другого шансу справити чудове перше враження. Вразіть своїх нових співробітників, подарувавши їм веселий і незабутній «перший день». Переконайтеся, що всі в команді знають, що новий співробітник розпочнеться з надсилання електронного листа для всієї компанії.

В електронному листі має бути зазначено їх ім’я, посаду та команду, на якій вони будуть, а також їхній попередній досвід. Ви також можете додати будь-яку іншу цікаву особисту інформацію, якою новий співробітник може поділитися. Щоб зменшити будь-яке занепокоєння нового працівника, попросіть когось із вашої команди зателефонувати новому співробітнику за день до дати початку роботи.

Під час розмови ви можете надати новому працівнику інформацію про те, чого очікувати в перший день. Ви також можете відповісти на будь-які запитання, які можуть виникнути щодо вашого процесу адаптації. Переконайтеся, що робоче місце співробітника чисте та повністю налаштовано.

Будь-яке обладнання, яке вимагає входу в систему та паролів, також має бути підготовленим. Якщо працівник буде одягнутий у форму чи ЗІЗ, заздалегідь отримайте їх розміри, щоб вони також були готові до них у перший день. Корпоративне обслуговування значно покращує роботу співробітника в перший день, тому, якщо ваш бюджет дозволяє, подаруйте йому вітальну сумку.

Заплануйте широкий спектр заходів на перший день. Наприклад, ви можете організувати екскурсію по компанії, щоб показати співробітнику своє робоче середовище. Їм швидко знадобиться знати, де знаходяться аварійні виходи, туалети, торгові автомати та кімнати відпочинку.

Ви також можете пройти кілька орієнтаційних тренінгів у перший день. Обід для нових співробітників – це чудовий спосіб познайомити співробітників з їх командою або керівництвом компанії. Що б ви не робили, не перевантажуйте свого співробітника паперами чи шквалом інформації. Зробіть все легким і додавайте будь-яку інформацію в малих, легкозасвоюваних кількостях.

Ще одна хороша ідея, щоб ваш новий найнятий відчував себе бажаним у перший день, — це мати призначену команду привітання. Деякі компанії мають групу співробітників, місія яких полягає в тому, щоб прийняти нових співробітників і допомогти їм швидко інтегруватися в компанію. Ця команда відповідає за підготовку робочого простору нового співробітника і навіть додавання штрихів, таких як квіти, подарунки, кава тощо.

3. Створіть можливості для нових співробітників налагодити зв'язки

Нові співробітники повинні налагодити правильні стосунки та зв’язки, щоб досягти успіху на нових посадах. Процес адаптації ваших співробітників повинен створювати можливості для ваших нових співробітників, щоб зв’язатися з потрібними людьми для побудови своєї кар’єри. Протягом свого першого тижня новий співробітник повинен пообідати з новою командою.

Це дозволить їм зустрітися і пізнати своїх колег у невимушеній обстановці. Ви також можете запланувати роботу зі створення команди для нової команди, відділу чи навіть усієї компанії. Це дасть новим співробітникам можливість налагодити зв’язки зі старими працівниками та дізнатися, як вони працюють.

Тимбілдингові заходи – це чудовий спосіб для нових співробітників інтегруватися в нову компанію. Усі працюють разом, щоб вирішувати проблеми, тому всі співробітники дізнаються багато про те, як найкраще працювати разом. Менеджер з найму також може використовувати адаптацію співробітників для стратегічних знайомств між новими співробітниками та потенційними наставниками або друзями.

Менеджер з найму повинен знати кар’єрні цілі нового працівника, і він уже знає інших людей в організації. Тож їм було б легше об’єднати нового найму з відповідними людьми. Ці люди можуть допомогти їм досягти успіху та процвітати на новому місці роботи.

Якщо ви залучаєте кількох нових співробітників одночасно, ви можете створити для них групу «нових працівників». Більшість компаній мають спільне програмне забезпечення, таке як команди Microsoft, Slack або навіть WhatsApp, де нові працівники можуть спілкуватися в неформальній груповій обстановці та ділитися будь-якими проблемами. Їхні колеги потім можуть долучитися та запропонувати поради щодо того, як вони долають подібні проблеми. Це також може бути форумом для обміну можливостями, перемогами та досвідом адаптації.

Якщо можливо, компанія повинна мати тренера, який може допомогти новим працівникам досягти успіху на новій роботі. Коуч допоможе співробітникам визначити бачення, цілі та стратегії, які відповідають баченню та стратегії компанії. Щомісячні зустрічі з тренером допомогли б співробітнику визначити перемоги та зміцнити впевненість у досягненні успіху на новій посаді.

Коли працівник стикається з труднощами, тренер може допомогти йому визначити шляхи вирішення проблем.

4. Налаштуйте календар вступу

В ідеалі навчання нового співробітника має тривати цілий рік. Перший місяць припадає на більшість заходів та навчання. Ви повинні мати особисту (або у відео) орієнтаційні сесії, навчання щодо політики та процедур компанії, знайомство з вищим керівництвом тощо.

Після першого місяця сплануйте сеанси реєстрації, створення команди, навчання та інші заходи на решту року. Щоб нічого не пропустити, краще мати календар з нагадуваннями для кожної активності. Заплануйте регулярне спілкування, наприклад особисту зустріч або дзвінок з кимось із HR-команди, щоб дізнатися, як поживає працівник.

Під час дзвінків ви можете отримати зворотній зв’язок щодо будь-яких проблем, з якими стикається співробітник, щоб їх можна було вирішити. Часте спілкування з новим працівником також дасть вам уявлення про сфери вашого процесу адаптації, які потребують покращення.

5. Створіть структуровані взаємодії між новими співробітниками та їх керівниками

Безпосередній керівник або керівник працівника має найбільший вплив на рівень його залучення. Переконайтеся, що новий співробітник повністю влаштувався в новій компанії, заохочуючи їх прямих керівників до взаємодії з ними. Протягом перших кількох днів керівник повинен зустрітися з працівником і повідомити йому, чого він очікує.

Цілі відділу, стандарти ефективності та KPI можуть бути викладені так, щоб працівник знав, як буде оцінюватися його ефективність. Керівник може запропонувати підтримку шляхом навчання на робочому місці або надання будь-яких ресурсів, які можуть знадобитися працівнику для досягнення успіху. Обструктивні та неприступні менеджери та керівники можуть значною мірою перешкодити успіху нового найму.

Щоб менеджери регулярно зустрічалися з новими працівниками, плануйте індивідуальні зустрічі між ними та новими працівниками. Слідкуйте за тим, щоб зустрічі відбулися і всі заходи були закриті. Заохочуйте менеджера визнавати всіх нових працівників, які добре виконують свою роботу.

Визнання – чудова стратегія для підвищення рівня залучення співробітників. Також заохочуйте керівників проявляти інтерес до розвитку співробітників і кар’єрного зростання. Ви побачите, що менеджери, які проявляють турботливу зацікавленість у зростанні своїх співробітників, повідомлятимуть про більш високий рівень утримання.

6. Тримайте свої ресурси доступними

Переконайтеся, що ваш новий найнятий завжди підтримується, залишаючи ваші ресурси доступними. Весь ваш навчальний матеріал з адаптації має бути завантажений у інтранет вашого співробітника. Це дозволить співробітникам отримати доступ до нього, коли вони захочуть щось знайти.

Інтернет також дає можливість проводити навчальні курси онлайн , щоб співробітники могли проходити навчання у власному темпі. Ви також повинні дати своїм новим співробітникам «приятеля», з яким вони зможуть проконсультуватися, коли у них виникнуть запитання чи проблеми.

Друзі – це поточні співробітники, які працюють в одному відділі та можуть надати рекомендації щодо будь-яких аспектів роботи. Вони також можуть порадити з таких питань, як де купити обід, яким автобусом їхати на роботу тощо.

7. Отримати відгук

Один із найкращих способів покращити вашу програму адаптації – отримати відгуки від співробітників, які пройшли цей процес. Створіть опитування для перевірки співробітників через 1 місяць, 3 місяці та 1 рік після їх працевлаштування. Запитайте співробітників, що вони хотіли б бачити більше і менше.

Ви також можете провести вікторину, щоб перевірити, наскільки добре вони інтегрували культуру та цінності вашої компанії. Ви також повинні попросити менеджерів і керівників долучитися до вашого процесу адаптації та навчання. Вони працюють з новими працівниками, тож вони можуть мати унікальне уявлення про те, що включити в адаптацію вашого нового співробітника.

Ще один важливий спосіб отримати зворотній зв’язок — запитати співробітників, чому вони залишили попередню роботу. Це розуміння може допомогти вам уникнути помилок їхньої попередньої компанії. Ви також можете дослідити, як інші компанії проводять адаптацію співробітників, і порівняти себе з ними. Читання статей та дослідження про адаптацію також може дати вам чудові ідеї щодо того, як покращити вашу програму.

8. Дізнайтеся, як покращити процес адаптації співробітників

Багато нових співробітників відчувають стрес, тривогу та розчарування протягом перших кількох місяців на новій роботі. Новинки можуть мати багаторічний досвід роботи. Але вони ще не розуміють ваш бізнес, не мають робочих відносин і не впевнені, що їм слід робити.

Не дивно, що без належного керівництва та підтримки багато співробітників звільняються з нової роботи протягом 6 місяців після підписання контракту. Роботодавці можуть підвищити рівень залучення та утримання співробітників, маючи добре структуровану програму адаптації співробітників.

HR-команди можуть прискорити навчання та інтеграцію нових співробітників за допомогою заходів з формування команди, цільового навчання на робочому місці, адаптаційного програмного забезпечення та стратегічних знайомств з потрібними наставниками.

Прийміть деякі з цих практик для своєї компанії, щоб покращити досвід співробітників. Щоб отримати додаткову інформацію про адаптацію співробітників і найкраще програмне забезпечення для адаптації, прочитайте решту нашого блогу.