Як отримати сповіщення про надсилання форми в Google Forms

Якщо ви надсилаєте свої тести чи опитування Google Forms без активації сповіщень, вам доведеться вручну перевірити електронну таблицю на наявність нових відповідей. Це може зайняти багато часу та зробити вашу роботу неефективною. На щастя, ви можете активувати сповіщення Google Forms.

У цій статті пояснюється, як увімкнути сповіщення про надсилання Google Forms.

Налаштуйте сповіщення Google Forms для нових відповідей

Якщо ви хочете налаштувати Google Forms для сповіщень, вам буде приємно знати, що це відносно простий процес. Ось як це робиться:

1. Перейдіть до Google Forms і відкрийте наявну форму або торкніться значка «Додати», щоб створити її.
   
2. Після налаштування форми перейдіть угору та торкніться вкладки «Відповіді».
   
3. Торкніться «Трьох крапок» у верхньому правому куті.
   
4. У спадному меню виберіть «Отримувати сповіщення електронною поштою про нові відповіді». Коли ці налаштування
   активні, ви отримуватимете електронний лист, коли хтось заповнюватиме форму.
   

Крім того, ви можете активувати налаштування з електронної таблиці, де Google Forms упорядковує всі ваші відповіді:

1. Відкривши форму, торкніться вкладки «Відповіді».
   
2. Виберіть «Переглянути в аркушах» у верхньому правому куті.
   
3. Коли аркуш завантажиться, перейдіть на панель інструментів і натисніть вкладку «Інструменти», щоб відобразити спадне меню.
   
4. Торкніться спадного меню «Налаштування сповіщень» і виберіть «Редагувати сповіщення».
   
5. Відкриється нове вікно, у якому можна встановити правила сповіщень. У першому розділі виберіть отримувати сповіщення, коли «Користувач надсилає форму». У другому виберіть «Отримати електронний лист негайно». Натисніть «Зберегти», коли закінчите.
   

Зазначені вище налаштування надсилають сповіщення лише вам, власнику або творцю форми. Що робити, якщо ви також хочете, щоб респондент отримав підтвердження успішного подання?

1. Торкніться вкладки «Налаштування» у верхній частині форми та перейдіть до «Презентація».
   
2. Натисніть спадне меню та прокрутіть, доки не побачите «Після надсилання».
   
3. Натисніть «Редагувати» праворуч, щоб відкрити текстове поле.
   
4. Введіть повідомлення з підтвердженням, яке мають отримати респонденти після надсилання форми, і натисніть «Зберегти».
   

Хоча наведений вище метод є кращим, ніж ручне відстеження нових повідомлень, у сповіщеннях не відображається вміст форми. Вам потрібно буде відкрити аркуш Google Forms, щоб переглянути деталі. Щоб отримати більше функцій, ви можете використовувати доповнення.

Використання додатків Google Forms для сповіщень електронною поштою

У Google Forms є ринок, де можна знайти сторонні додатки. Сюди вам слід перейти, щоб установити доповнення для сповіщень електронною поштою у своїх формах Google.

Сповіщення електронною поштою для Google Forms

Сповіщення електронною поштою для Google Forms — одне з найкращих доповнень, яке дозволяє встановлювати правила для сповіщень. Крім того, ви можете використовувати його для отримання сповіщень на свій телефон. Найприємніше те, що сповіщення, які ви отримуєте, показують вміст форми – вам не потрібно переходити до Google Forms, щоб переглянути відповіді. Ось як це використовувати:

монтаж

1. Запустіть Google Forms і відкрийте форму, для якої хочете отримувати сповіщення.
   
2. Перейдіть у верхній правий кут і торкніться меню «Три вертикальні точки».
   
3. Виберіть «Отримати надбудови» з відображених варіантів, які переведуть вас на ринок.
   
4. Введіть «Сповіщення електронною поштою для Google Forms» у рядку пошуку. Коли він з’явиться в результатах пошуку, торкніться його.
   
5. Виберіть «Встановити» та дотримуйтеся вказівок на екрані, доки інсталяція не завершиться. Коли ви повернетеся до своєї форми, ви побачите вгорі іконку «Додатки» (вона нагадує пазл). Тут ви можете отримати доступ до надбудови сповіщень.
   

Налаштування повідомлень

1. Відкривши форму Google, перейдіть угору та торкніться значка «Додатки». Виберіть «Сповіщення електронною поштою для Google Forms».
   
2. У спадному меню виберіть «Створити сповіщення електронною поштою». Праворуч відкриється міні-вікно, у якому можна налаштувати правила сповіщень.
   
3. У першому розділі «Назва правила форми» введіть, хто має отримувати сповіщення. Наприклад, «Повідомити респондента та власника форми».
   
4. У наступному розділі введіть електронну адресу, на яку мають надходити сповіщення, коли респонденти
   надсилають форми. Якщо у вас кілька електронних адрес, введіть їх усі та розділіть їх комами.
   
5. Далі йде шаблон електронного сповіщення. За замовчуванням він показує відповіді респондентів у вигляді таблиці. Якщо ви хочете налаштувати його, торкніться «Редагувати» поруч із «Використовувати візуальний редактор». Відкриється дизайнер шаблонів електронних листів, де можна налаштувати тему та основний текст. Коли закінчите, торкніться «Зберегти».
   
6. Інші розділи включають прапорці для різних правил:
   
   • Умовні сповіщення: призначені для надсилання сповіщень конкретним особам на основі відповіді у формі. Ви можете залишити цей прапорець непозначеним (незабаром ми обговоримо, як ним користуватися).
   • Повідомити відправника форми: установіть цей прапорець, оскільки ви хочете, щоб респонденти отримували повідомлення з підтвердженням. Також у спадному меню виберіть поле форми, що містить запитання електронної пошти.
   • Створити PDF-файл: якщо ви хочете отримувати форми респондентів у форматі PDF, додані до сповіщення електронною поштою, установіть цей прапорець.
   • Видалити додатковий брендинг: це для користувачів із преміум-підпискою. Це дозволяє вам не показувати, що ви надіслали форму через Google Forms.
7. Коли закінчите, натисніть «Зберегти», щоб застосувати зміни.
   

Альтернативи Google Form

Якщо Google Forms не надає те, що вам потрібно, ви завжди можете спробувати інші рішення, наприклад Zoho Forms , Microsoft Forms або Mighty Forms

Будьте в курсі

Увімкнувши сповіщення Google Forms, ви можете зберігати дані про надіслані форми в реальному часі. Маючи правильні знання, можна легко активувати сповіщення за допомогою функцій сповіщень Google Forms. А якщо вам потрібні додаткові функції, ви можете вибрати сповіщення електронною поштою для надбудови Google Forms.

Ви віддаєте перевагу системі сповіщень Google Forms чи доповненням? Чому те чи інше вам найбільше підходить? Розкажіть нам у коментарях нижче.