Як організувати зустріч у Microsoft Teams

Посилання на пристрої

• Chromebook
• Мак
• вікна
• Відсутній пристрій?

З моменту недавнього сплеску віддаленої роботи Microsoft Teams стала улюбленою для багатьох організацій. Однією з основних переваг Teams є організація зустрічей.

Якщо ви не знаєте, як організувати зустріч у Microsoft Teams, не хвилюйтеся. На щастя, це не складний процес, і ви зможете швидко співпрацювати з членами команди. Коли ви будете готові налаштувати нараду в Teams, ця стаття проведе вас через кроки.

Як запланувати майбутню зустріч у командах із робочого столу

Щоб запланувати зустріч на майбутнє, вам знадобиться платна версія Microsoft Teams. Призначення майбутньої зустрічі корисно, щоб усі учасники могли підготуватися. Ви також можете перевірити календар кожного, щоб синхронізувати розклади та переконатися, що учасники доступні під час зустрічі.

Є три способи запланувати зустріч на робочому столі: у чаті, за допомогою кнопки «Нова зустріч» у календарі або вибравши діапазон календаря.

Планування зустрічі на робочому столі з чату

Якщо ви хочете запланувати зустріч серед учасників групи чату, ви можете зробити це безпосередньо з рядка чату.

1. Під вікном нового повідомлення виберіть опцію для організації зустрічі з учасниками групи чату.
   
2. Заповніть деталі зустрічі та підтвердьте.
   

Зауважте, що це розпочне нову зустріч і не збереже інформацію в поточному чаті. Якщо ви хочете, щоб інформація про зустріч заповнювалася всередині групи, спробуйте переглянути канали Microsoft Teams.

Незважаючи на те, як це може звучати, ви можете запланувати зустріч лише зі звичайного чату, а не чату зустрічі.

Нарада Teams може вмістити 1000 запрошених, які мають дозвіл на взаємодію та спілкування в нараді. Однак, коли кількість учасників наради досягне 1000, усі інші, хто приєднається, будуть у режимі лише перегляду, до 10 000 глядачів.

Планування зустрічі на робочому столі за допомогою кнопки «Нова зустріч».

Другий варіант організації зустрічі – це кнопка «Нова зустріч», розташована в календарі. Microsoft Teams має функцію, яка синхронізує календарі кількох співробітників. Коли ви плануєте зустріч за допомогою календаря, ви можете бачити доступність інших у вашій організації. Ви також можете вибрати, які учасники є обов’язковими, а які необов’язковими.

1. Відкрийте календар у Microsoft Teams і натисніть «Нова зустріч».
   
2. Додайте запрошених зі своєї організації або ззовні за наданим посиланням.
   
3. Виберіть фізичне місце проведення зустрічі або вкажіть, що вона буде онлайн.
   
4. Ви можете додати необов’язковий порядок денний.
   
5. Завершіть з додатковими параметрами та виберіть «Готово».
   

Планування зустрічі на робочому столі через діапазон календаря

Останнім варіантом для організації зустрічі є вибір діапазону в календарі. Відкриється спливаюче вікно для введення деталей зустрічі.

1. Виберіть календарний діапазон часу.
   
2. У спливаючому вікні підтвердьте деталі дати та часу. Ви можете редагувати їх, якщо хочете вибрати інший діапазон.
   
3. Натисніть «Зберегти», щоб надіслати повідомлення про зустріч усім.
   

Як запланувати майбутні зустрічі команд із мобільного пристрою

Наразі існує один спосіб запланувати майбутню зустріч Teams на мобільному пристрої. Як і у випадку з настільними комп’ютерами, це доступно лише через платну опцію Teams.

1. На сторінці календаря програми торкніться «Запланувати зустріч». Піктограма виглядає як маленький календар із знаком плюс.
   
2. У формі, що з’явиться, введіть назву зустрічі. Тут ви можете додати учасників і вказати дату та час.
   
3. Додайте будь-які додаткові параметри та деталі, як-от розклад регулярних зустрічей або опис того, що ви хочете досягти на зустрічі.
   
4. Торкніться «Готово», коли все виглядає в порядку.
   

Як розпочати негайну зустріч

Ви все ще можете організувати зустріч, якщо у вас немає доступу до платної версії Microsoft Teams. Обмеження безкоштовної версії Teams полягає в тому, що ви не можете запланувати зустріч на майбутнє. Ви можете лише домовитися про негайний початок зустрічі. Для цього виконайте наведені нижче дії.

Планування негайної зустрічі на робочому столі:

Виконайте наведені нижче кроки, щоб налаштувати миттєву зустріч із комп’ютера.

1. Перейдіть до календаря та натисніть кнопку «Зустрітися зараз».
   
2. Назвіть свій сеанс і ввімкніть або вимкніть параметри аудіо та відео.
   
3. Натисніть «Приєднатися зараз», щоб розпочати зустріч.
   
4. Після початку зустрічі ви можете запросити людей приєднатися до вас.
   

Планування негайної зустрічі на мобільному пристрої:

«Зустрітися зараз» ще не доступний для мобільних пристроїв, тому початок зустрічі дещо відрізняється від вашого пристрою Apple або Android.

1. Відкрийте головну сторінку та виберіть «Знайомство».
   
2. Натисніть «Зустрітися зараз».
   
3. Виберіть «Почати зустріч».
   

Як запросити когось за межами моєї організації

Хоча додаткові функції Teams є корисними в організації, можна запросити когось із-за меж організації, навіть якщо вони не мають Microsoft Teams.

• У розділі «Додати учасників» налаштування наради можна ввести повну адресу електронної пошти для будь-кого за межами організації.
• Після завершення налаштування зустрічі для цієї зустрічі буде надано відповідне гіперпосилання. Ви можете надіслати це посилання електронною поштою чи текстовим повідомленням будь-кому, щоб дозволити їм взяти участь.

Ви можете скористатися будь-яким із цих методів, щоб запросити когось, хто не має Microsoft Teams. Їм буде надано можливість використовувати некерований «гостьовий» обліковий запис для зустрічі. Зауважте, що в Teams ваш адміністратор може встановити дозволи для «гостьових» учасників наради, щоб обмежити їхню можливість взаємодії з нарадою.

Канали

Команди включають «канали», які дозволяють учасникам наради співпрацювати над пов’язаними робочими завданнями в команді. Під час налаштування наради її можна додати до каналу, якщо ви бажаєте мати відповідний простір для передачі роботи групі з наради. Створивши канал, ви можете додати календар, що дозволить планувати майбутні зустрічі зсередини.

Використання зустрічей у Microsoft Teams

Teams — це потужний інструмент, який допомагає організувати наради без проблем. Завдяки функціям календаря та доступності вам більше ніколи не доведеться задаватися питанням, який час зустрічі підходить для членів команди. Завдяки такій кількості опцій ви можете влаштовувати зустрічі з будь-якого пристрою з будь-якою групою людей. Незалежно від того, чи плануєте ви швидку нараду в останню хвилину, чи плануєте складну організацію для зайнятих людей, Teams може забезпечити ваш успіх у об’єднанні людей.

Чи організовували ви групові зустрічі за допомогою Microsoft Teams? Розкажіть нам про це в коментарях нижче.