Як встановити режим відсутності в календарі Google

Сповіщення Календаря Google про те, що вас немає на місці, дозволяє показувати вашу доступність або недоступність залежно від обставин. Ви можете зручно повідомити людям, що вас немає в офісі та як довго ви можете бути відсутні. Під час використання цієї функції Календар Google автоматично відхиляє зустрічі, доки ви не повернетеся.

Використання функції "Поза офісом" Календаря Google

Коли вам потрібно вийти з офісу, доцільно повідомити про це тих, кому може знадобитися зв’язатися з вами. Це можуть бути клієнти або колеги. Використання функції «Календар Google поза офісом» дозволяє легко це зробити.

Налаштування на комп’ютері

За допомогою комп’ютера ви можете легко налаштувати Календар Google поза офісом. Порада. Chrome дозволяє отримати доступ до всіх ваших програм Google на сторінці нової вкладки чи вікна.

1. Відкрийте Календар Google.
   
2. Виберіть «Створити».
   
3. Виберіть «Поза офісом».
   
4. Введіть дати події. Ви також можете додати конкретний період.
   
5. Налаштування відхилення можна змінити, а також додати повідомлення про відхилення.
   
6. Виберіть «Зберегти».
   

Налаштування на Android та iOS

Цю функцію Календаря Google також можна легко налаштувати за допомогою пристроїв Android та iOS. Ви можете працювати над цим незалежно від того, де ви знаходитесь.

1. Відкрийте Календар Google.
   
2. Торкніться «Створити» внизу, позначеного знаком плюс.
   
3. Торкніться «Поза офісом».
   
4. Виберіть дати, коли ви плануєте бути поза офісом. Якщо хочете, ви також можете вказати час.
   
5. Натисніть зберегти
   

Ця функція дає змогу планувати події поза офісом, які повторюються після вибраного часу та дня. Додавши подію «не на роботі» у свій Календар Google, календар відхилить будь-які запрошення на події, які збігаються з цим часом. Цей метод «поза офісом» дає змогу від’єднатися від мережі та припинити отримувати запрошення на зустрічі.

Примітка. Ця функція доступна для Google Workspace у школі чи на роботі. З особистими обліковими записами не працює.

Налаштування Google Календаря поза офісом у робочий час

Календар Google дозволяє налаштувати розклад робочого часу. Раніше вам доводилося встановлювати робочі години на один період, а потім повторювати його для інших днів тижня. Календар Google дозволяє налаштувати робочий час для кожного дня тижня. Також можна поділитися календарями.

Коли ви встановлюєте свій робочий час, і хтось намагається запланувати зустріч поза цим часом, буде надіслано автоматичне сповіщення про вашу недоступність.

Іншою корисною функцією є можливість Календаря Google автоматично визначати робочі години. Це базується на вашій історії планування. Якщо пропозиції є неточними, їх можна змінити.

Під час налаштування робочого часу часові пояси не мають значення. Натомість Google автоматично визначає часові пояси. Це виключає будь-яку можливу плутанину.

Налаштування автовідповіді, коли вас немає на місці

Деякі люди також називають сповіщення про відсутність на місці відповіддю про відпустку, і доцільно додати її, коли ви їдете. Налаштувати обліковий запис Gmail для автоматичних відповідей відносно легко.

Налаштування на комп’ютері

Налаштування автовідповіді на комп’ютері складається з кількох кроків. Але якщо робити це правильно, ви отримаєте бажаний результат.

1. Відкрийте Gmail.
2. Виберіть значок шестірні вгорі, щоб відкрити налаштування.
   
3. Виберіть «Переглянути всі налаштування».
   
4. Прокрутіть униз до пункту «Автовідповідач».
   
5. Натисніть «Автовідповідач увімкнено».
   
6. Введіть діапазон дат, тему та ваше повідомлення.
   
7. Якщо ви хочете, щоб вашу відповідь про відпустку бачили лише ваші контакти, поставте прапорець під повідомленням.
   
8. Виберіть «Зберегти зміни».
   

Налаштування автовідповідача на Android та iOS

Багато шаблонів в Інтернеті можна використовувати для написання гарного повідомлення автоматичної відповіді. Це має бути професійним, але дружнім.

1. Відкрийте Gmail.
   
   • Важлива примітка. Цей крок не працює з попередньо встановленою поштовою програмою на пристроях Apple.
2. Торкніться меню гамбургерів ліворуч.
   
3. Прокрутіть вниз і натисніть «Налаштування».
   
4. Виберіть обліковий запис, для якого потрібно налаштувати автоматичні відповіді.
   
5. Виберіть «Автовідповідач».
   
6. Перемкніть перемикач, щоб увімкнути автовідповідач.
   
7. Введіть діапазон дат, тему та ваше повідомлення
   
8. Натисніть «Готово» на Android або «Зберегти» на iOS.
   

На що слід звернути увагу під час використання автоматичної відповіді

Дізнавшись більше про цю функцію та як вона працює, ви покращите свій досвід. Деякі речі, про які слід пам’ятати про відповіді у відпустці в Gmail, включають:

• Автоматичні відповіді діють з опівночі, коли ви запланували подію, коли вас немає на місці, до 11:59 останнього запланованого дня. Це можна змінити до закінчення цього часу.
• Якщо ви отримуєте спам, воно не отримує автоматичної відповіді. Це також стосується повідомлень, отриманих як частина списків розсилки.
• Якщо обліковий запис Google Workspace, яким ви користуєтеся, є організаційним, ви можете налаштувати автоматичну відповідь лише в організації.
• Якщо протягом цього періоду з вами зв’яжеться одна особа кілька разів, існує ймовірність того, що автовідповідь буде надіслано лише після першого електронного листа. Однак тут є деякі винятки:
  • Якщо та сама особа зв’яжеться з вами через чотири дні після першого електронного листа, а ви все ще недоступні.
  • Якщо ви налаштуєте автоматичну відповідь і та сама особа надішле інший електронний лист.

Найкращі методи, пов’язані з повідомленнями про відсутність на роботі

Важливо створити професійне повідомлення про відсутність на місці. Це також має бути позитивним. Гарне повідомлення має містити наступне:

• Дати, коли ви плануєте бути у від’їзді та коли маєте намір повернутися. Встановлюючи робочий час, ви повинні точно вказати час і дні, коли ви доступні.
• Оцінка того, скільки часу знадобиться для надання відповіді. Крім того, ви можете зробити календар видимим для всіх або поділитися ним, щоб кожен міг знати, коли ви будете або доступні.
• Що повинен робити одержувач у разі надзвичайних ситуацій. Це має містити контактний номер людини, з якою вони можуть зв’язатися.
• Повідомлення повинні мати певну індивідуальність. Хоча ви можете придумати жартівливе, розумне та різке повідомлення, у багатьох випадках доцільно зберегти його професійним і лаконічним.
• Не забувайте використовувати інші системи, такі як Gmail, щоб повідомити про вашу відсутність.

Коли ваша відпустка закінчиться або ви повернетеся в офіс, вам слід повернутися до роботи, зробивши кілька речей. До них належать:

• Вимкніть усі повідомлення про відсутність на місці. Google обробляє це автоматично. Проте ви можете перевірити зустрічну перевірку, щоб переконатися. Крім того, ви можете вручну вимкнути повідомлення, якщо повернетеся раніше, ніж очікувалося.
• Перегляньте свій календар, щоб побачити зустрічі та завдання, призначені на цей день. Це дає вам шанс підготуватися.
• Перевіривши свої зустрічі та завдання, розташуйте їх за пріоритетністю. Почніть спочатку з важливих завдань і нехай інші підуть за ними.
• Намагайтеся сприймати все спокійно. Може знадобитися деякий час, щоб усе встигнути, поки вас не було. Опрацьовуючи це з ясною головою та планом, вам легше наздоганяти.
• Дотримуйтеся розкладу: після того, як розклад встановлено, дотримуйтеся його. Це дає вашим клієнтам, родичам і колегам впевненість, що вони зможуть зв’язатися з вами.

Використовуйте автоматизацію та переваги функцій Календаря Google

Функція Календаря Google «поза офісом» усуває певну невизначеність, пов’язану зі скасуванням зустрічей і залучень вручну. Скориставшись цією функцією, ви можете насолоджуватися часом, не турбуючись про те, що важливі повідомлення не отримають відповіді, поки ви офлайн. Функція «поза офісом» повідомляє їм, коли вас не буде, а будь-які запрошення на зустрічі тощо відхиляються автоматично.

Ви пробували функцію Календаря Google поза офісом? Наскільки добре це спрацювало? Повідомте нам у розділі коментарів нижче.