Як вставити розкривні списки в таблиці Google

Коли багатьом користувачам потрібно ввести дані в спільну таблицю Google, це часто може призвести до плутанини. Саме тоді розкривні списки можуть бути дуже корисними.

Якщо ви не хочете, щоб товариші по команді вводили випадкові записи, допускали друкарські помилки або плутали формулу, ви можете перевірити їхні записи, створивши спадний список, з якого вони зможуть вибрати.

У цій статті ви знайдете все, що вам потрібно знати про створення розкривних списків у Google Таблицях. Давайте розпочнемо!

Використання перевірки даних для вставлення розкривних списків

Після того, як ви відкрили таблицю Google, над якою працюєте, вставити розкривний список легко:

1. Щоб додати розкривний список до однієї комірки, клацніть на ньому правою кнопкою миші . Щоб вибрати кілька суміжних клітинок, перейдіть до кроку 2.
   
2. Щоб додати розкривний список до кількох суміжних клітинок (горизонтально чи вертикально), клацніть одну з них лівою кнопкою миші, виберіть їх усі за допомогою клавіш «Shift + стрілка» (або клацніть лівою кнопкою миші та виділіть їх за допомогою миші), а потім клацніть правою кнопкою миші один.
3. Щоб додати розкривний список до кількох несуміжних клітинок, утримуйте клавішу «Ctrl» , виділіть клітинки та клацніть одну з них правою кнопкою миші.
4. У меню, що відкривається правою кнопкою миші, виберіть «Переглянути додаткові дії клітинок», а потім виберіть «Перевірка даних -> Критерії».
   
5. Виберіть параметр «Список елементів» для елементів, які ви створите, або «Список із діапазону», щоб вибрати клітинки як елементи, залежно від того, що вам підходить.
   
6. Якщо ви вибрали «Список елементів», додайте свої записи через кому без пробілів, наприклад «Схвалено, Відхилено, Скасовано».
   
7. Якщо ви вибрали «Список із діапазону», виділіть комірки, які мають стати вашими записами для вибору.
   
8. Далі поставте галочку біля пункту «Показувати розкривний список у клітинці», щоб увімкнути стрілку вниз. Якщо ви хочете, щоб користувачі замість цього могли вводити текст, просто зніміть прапорець.
   
9. Щоб дозволити людям вводити дані, але бачити попередження, якщо чогось немає у вашому списку, виберіть «Показати попередження».
10. Щоб люди не вводили недійсні елементи, яких немає у вашому списку, виберіть «Відхилити введення».
11. Натисніть «Зберегти».
    

Як змінити свій спадний список

Щоб змінити спадний список, просто виконайте такі дії:

1. Клацніть клітинку або клітинки, які потрібно змінити.
2. Натисніть «Дані -> Перевірка даних».
3. Знайдіть перелічені записи, відредагуйте їх і натисніть «Зберегти».

Як видалити розкривний список

Якщо вам потрібно почати спочатку, перемістити спадний список або видалити його, виконайте такі дії:

1. Клацніть клітинку або клітинки, які потрібно змінити.
2. Натисніть «Дані -> Перевірка даних».
3. Виберіть «Видалити перевірку».

Що таке перевірка даних?

Перевірка даних – це параметр у Google Таблицях, який допомагає впорядковувати дані шляхом перевірки елементів. Ви можете отримати доступ до нього, натиснувши «Дані» в головному меню та вибравши «Перевірка даних». Найчастіше він використовується для створення розкривних списків у різних комірках, які перевіряють введені користувачем дані на відповідність попередньо вибраним параметрам. Це також дозволяє змінювати вміст і дизайн будь-якого списку.

Одним із способів перевірки даних є застосування критеріїв, які дозволяють користувачам вводити заздалегідь визначений тип даних, наприклад числа, дати або списки елементів.

Як використовувати перевірку даних для випадаючих списків

1. У меню «Перевірка даних» натисніть «Критерії».
2. Позначте відповідний тип або типи предметів, які ви хочете, щоб ваші товариші по команді ввели.
3. Якщо ви хочете, ви можете додати точні елементи, такі як числа, формули, дати або слова в поле введення.
4. Коли закінчите, натисніть «Зберегти».

Робота з розкривними списками

Наступного разу, коли ви чи будь-хто інший клацнете цю комірку спадного меню, замість можливості ввести щось буде відображено список елементів, які ви додали. Якщо ви встановили прапорець «Показати довідковий текст перевірки», введений текст з’являтиметься кожного разу, коли хтось клацатиме одну з перевірених клітинок.

Якщо ви вибрали опцію «Показати попередження», у разі введення недійсних даних у верхньому правому куті комірки з’явиться червона позначка, а при наведенні курсора — попередження.

Якщо ви вибрали опцію «Відхилити введення», люди також отримають спливаюче вікно з попередженням і не зможуть зберегти недійсні елементи.

Використання кольорів для сортування даних у розкривному списку

Якщо ви хочете спростити навігацію аркушем і додати кілька кольорів до розкривного списку, ви можете використовувати «Умовне форматування».

1. Виділіть комірки, що містять розкривний список, який потрібно відобразити певним кольором.
2. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Умовне форматування», а потім виберіть «Один колір» або «Шкала кольорів».
3. Виберіть колір або масштаб у розділі «Стиль форматування».
4. Натисніть «Готово» (або «Додати інше правило». )

Що ще можна зробити з перевіркою даних?

Окрім додавання розкривних списків до ваших аркушів, ви можете використовувати перевірку даних для інших цілей, зокрема:

1. Відстеження майбутніх завдань. У перевірці даних виберіть опцію «дати», установіть умовне форматування, як описано вище, і налаштуйте його так, щоб усі елементи, які містять певну дату, автоматично ставали сірими.
2. Установка значень для прапорців. Коли ви додаєте прапорці до спадного списку, ви можете призначати їм такі значення, як «так» або «ні».
   1. Виберіть «Перевірка даних» у меню «Дані».
   2. У розділі Критерії виберіть «Прапорець».
   3. Виберіть «Використовувати спеціальні значення клітинок» і введіть «так», «ні» або будь-який інший варіант.
3. Запобігання іншим людям возитися з вашими сценаріями чи формулами. Використовуйте опцію «Відхилити введення», щоб заблокувати будь-які клітинки, які ви хочете залишити недоторканими.

Зробіть різницю за допомогою випадаючих списків

Завдяки можливості вставляти розкривні списки, перевіряти дані та багато іншого Google Таблиці є чудовою безкоштовною альтернативою Microsoft Excel. Перевірка даних допомагає обмежити значення в клітинці діапазоном або списком елементів, які можна визначити, змінити або видалити відповідно до ваших потреб. У той час як ваші товариші по команді можуть вставляти свої дані та робити внесок у ваш проект, ви можете завадити їм створювати безлад на спільному аркуші.