Як використовувати MyAnalytics в Office 365, щоб краще керувати своїм часом під час віддаленої роботи

Щоб використовувати Microsoft Analytics:

Запустіть MyAnalytics з Office.com.

Переглядайте статистичні дані щодо Focus, Wellbeing, Network та Collaboration.

Працювати вдома може бути складно, особливо коли вся сім’я поруч. Ефективне управління часом має вирішальне значення, якщо ви хочете провести свій день, зберігаючи при цьому розумний баланс між роботою та особистим життям.

MyAnalytics від Microsoft є менш відомим членом сімейства Office 365. MyAnalytics може надати статистику, яка допоможе вам зрозуміти, як ви витрачаєте свій час. Він відстежує вашу активність і взаємодію в інших програмах Office 365, а потім аналізує, як ви можете покращити свою концентрацію, самопочуття, спілкування та співпрацю.

MyAnalytics доступний не для всіх планів Office 365 і може бути вимкнено адміністратором. Якщо він доступний, він з’явиться на панелі запуску програм на Office.com (можливо, спочатку потрібно буде натиснути «Усі програми»).

Домашня сторінка MyAnalytics розбиває вашу поточну статистику за чотирма основними розділами програми: фокус, добробут, мережа та співпраця. Максимізуючи свою ефективність у всіх чотирьох сферах, ви можете збільшити свої шанси продуктивно працювати, водночас матимете можливість розслабитися та відпочити в кінці дня.

Фокус

Розділ Фокус оцінює, скільки часу ви отримуєте протягом дня. Зосереджений час – це час без відволікань, коли ви працюєте глибоко та з максимальною продуктивністю.

MyAnalytics визначає періоди вашого фокусування, дивлячись на кількість календарного часу, за вирахуванням періодів «Співпраця». Співпраця зараховується як будь-який дзвінок, надісланий електронний лист або зустріч, у якій берете участь. Події у вашому календарі без учасників не вважаються співпрацею.

MyAnalytics відображає гістограму, яка показує, скільки часу ви зосередили за останній місяць. Якщо зелені смуги недостатньо високі, можливо, ви витрачаєте зайвий час на відволікання. MyAnalytics може допомогти, автоматично запланувавши 1–2-годинний проміжок часу у вашому календарі, гарантуючи, що у вас є простір, необхідний для виконання роботи.

Благополуччя

Благополуччя розглядає ваше життя поза роботою. Повідомлення в режимі реального часу є однією з відмінних рис цифрової ери, але вони також можуть бути однією з найбільших загроз для вільного часу.

MyAnalytics показує, як часто ви робите понаднормові роботи або відповідаєте на робочий електронний лист у неробочий час. Завершення будь-якої «значної діяльності» після роботи або на вихідних призведе до втрати одного зі своїх «тихих днів».

Регулярна робота понаднормово або перевірка повідомлень про роботу може стати причиною стресу та вигорання. MyAnalytics може допомогти вам уявити кількість додаткового часу, який ви витрачаєте, що може дати вам більш чітке уявлення про те, як зберігається баланс між роботою та особистим життям.

мережа

Екран «Мережа» показує, як ви взаємодієте з іншими людьми, як у вашій організації, так і за її межами. Ви можете побачити свої стосунки з контактами, скільки часу ви витрачаєте на співпрацю з ними та скільки людей активні у вашій мережі.

Це особливо корисно для продавців, де розмір мережі може безпосередньо відповідати успіху продажів. У більш широкому плані це допомагає вам визначити, з ким ви розмовляєте, що особливо важливо, якщо ви керівник групи. Якщо учасник команди останнім часом не був активним у вашій мережі, можливо, настав час надіслати дружнє повідомлення, щоб побачити, як він прогресує.

Співпраця

Співпраця – це останній розділ. Це дає змогу побачити, скільки часу ви проводите на зустрічах, телефоні чи відповіді на електронні листи.

MyAnalytics розглядає кількість дзвінків, електронних листів і повідомлень, у яких ви брали участь за останній місяць. Потім ви можете використовувати ці дані, щоб оцінити, скільки часу ви витрачаєте на співпрацю з іншими.

Наслідки цієї статистики, ймовірно, залежать від вашої ролі у вашій організації. Продавець або керівник цілком можуть витрачати більшу частину свого часу на співпрацю з іншими особами, тоді як письменник, дизайнер або розробник, як очікується, витрачатимуть більше часу на зосередженість. Завжди пам’ятайте, що «ідеальні» цінності для однієї людини можуть виглядати кардинально по-різному для іншого.

Аналізуючи свої робочі моделі

Якщо вам важко працювати віддалено, почніть з того, як ви проводите свій день. Потім увійдіть до MyAnalytics і перегляньте його звіти. Ви можете виявити, що кілька невеликих змін, наприклад обмеження часу, який ви витрачаєте на електронні листи, мають істотне значення для збільшення обсягу роботи, яку ви виконуєте.

Розділи MyAnalytics за своєю суттю взаємопов’язані, і важливо знайти баланс між ними. Щоб максимізувати статистику Focus, вам, швидше за все, знадобиться зменшити рівень співпраці; однак повністю відмовитися від співпраці нереально.

Натомість спробуйте врахувати – за допомогою MyAnalytics – скільки часу вам потрібно для співпраці. Одним із простих рішень може бути виділення деяких «граничних годин» (наприклад, до або після обіду) для відповідей на електронні листи, що дасть вам більше часу для блокування для продуктивності вранці або вдень.