Як використовувати формули в Notion

Сьогодні ми часто перевантажені численними проектами та заходами. Деякі з них складні та енерговитратні. На щастя, Notion розробив формули, які допоможуть подолати будь-які перешкоди, якими б складними вони не були.

Якщо ви хочете знати, як використовувати формули в Notion, ви прийшли в потрібне місце. Ця стаття розповість вам все, що вам потрібно знати.

Поняття: як використовувати формули

Незважаючи на те, що вони можуть здатися страшними, формули в Notion насправді зручні для користувача. Ось що вам потрібно зробити, щоб використовувати формули в Notion:

1. Увійдіть у Notion
   
2.  Відкрийте базу даних і додайте в базу даних нову властивість і виберіть формулу.
   
3. Натисніть на формулу, і з’явиться спливаюче вікно.
   
4. Виберіть константу та оператори.

Пам’ятайте, що для формул потрібна база даних, тому вам знадобиться сторінка, що містить її.

Для чого використовується поняття?

Notion — це порожня робоча область, яка дозволяє створювати сторінки. Ви можете присвятити кожну сторінку проекту чи події, над якою працюєте. Цими сторінками можна ділитися з іншими користувачами або ними користуватися лише ви. Зауважте, що для обміну з іншими користувачами може знадобитися підписка.

На кожній сторінці можна створити базу даних. Бази даних можуть мати різні форми залежно від даних і того, для чого ви їх використовуєте. Ось доступні перегляди:

• Хронологія
• Галерея
• Календар
• Таблиця
• Список

Ви завжди можете змінити вигляд своєї бази даних, щоб адаптувати її до своїх потреб. Це можна зробити всього в два клацання миші, і вам не потрібно починати з нуля. Ви також можете видалити його, якщо це необхідно. Навіть якщо ви хочете передумати та відновити щось, що ви видалили, це теж можливо.

Для чого використовуються формули?

Як ви, мабуть, уже знаєте, Notion допомагає відстежувати ваші зобов’язання, створюючи сторінки. Таким чином, ви можете створювати власні бази даних у вигляді, який вам підходить.

Усе це може змусити вас запитати: «Якщо я вже вибрав базу даних, навіщо мені формули?» Є три причини для включення формул у ваші дані:

• Обчисліть нові значення. Наприклад, у вас є ряд заходів, спрямованих на різних учасників. Якщо ви хочете підрахувати, скільки кожен учасник додає до проектів, ви можете розрахувати їх відсоток діяльності порівняно із загальною кількістю заходів.
• Відображення значень іншим способом. Можливо, ви вказали вік кожного члена вашої команди. Але оскільки це частина мінливої ​​інформації, ви можете обчислити їхній рік народження за допомогою формули.
• Знайдіть співвідношення між величинами. Ви можете перевірити, чи частина інформації, пов’язана з учасником, передбачає також іншу інформацію. Наприклад, ви можете перевірити, чи є у членів вашої сімейної групи діти чи ні. Таким чином ви можете визначити правило у своїх даних.

Як бачите, маніпулювання вашими даними за допомогою формул може призвести до висновків, до яких ви б не дійшли інакше.

Елементи формули

Ось елементи, які вам потрібні, щоб створити формулу в Notion:

• Вхідні значення – це дані, якими ви хочете маніпулювати.
• Дія – що саме ви хочете зробити зі своїми даними? додати? Відняти? Розділити?
• Можливі умови. У деяких випадках у вас можуть виникнути певні умови, у яких формула може застосовуватися виключно. Наприклад, ви не хочете віднімати число, якщо воно не перевищує п’ять.

Тепер, коли ви знаєте, з чого складається формула в Notion, ви можете спробувати їх на своїх даних.

Термінологія, пов’язана з формулами

Ось деяка термінологія, яка може стати в нагоді під час використання формул:

• Функція – визначає відношення між вашими змінними, тобто вашими вхідними даними.
• Синтаксис – Посилається на порядок у вашій формулі, який впливатиме на результат.
• Аргумент – це ваші дані.
• Рядок – група значень у формулі. Зазвичай їх з’єднують лапками.
• Логічне значення – показує результат як істинне або хибне.
• Об’єднати – це дозволяє об’єднати два значення в одне.

Формули можуть бути досить заплутаними. Сподіваємось, це зробить усе трошки зрозумілішим.

Різні типи функцій у понятті

Тепер ви можете запитати: «Звичайно, Notion може допомогти мені використовувати формули, але для яких функцій?» Ось типи функцій, які охоплюють ці формули:

• Логічні функції – вони використовуються для перевірки певних припущень, наприклад, якщо значення рівні, більші, порожні тощо.
• Числові функції – вони використовуються для математичних обчислень, таких як віднімання, ділення, знаходження кореня тощо.
• Текстові функції – їх можна використовувати для об’єднання слів, їх заміни, підрахунку символів тощо.
• Функції дати – вони можуть допомогти вам обчислити час між датами, визначити дату, повернути кінцеву дату тощо.

Можливості майже безмежні. Не варто хвилюватися, що Notion може не задовольнити ваші потреби в аналізі даних, незалежно від формату даних.

Відмінності між формулами Excel і Notion

Excel є найбільш використовуваним інструментом у світі, коли йдеться про формули. Але які відмінності між Excel і Notion? Ось деякі з них:

• Посилання на властивості – у Excel ви посилаєтеся на окремі клітинки. Notion дозволяє посилатися на стовпці. Для кожного елемента в стовпці ваша формула застосовуватиметься до нього в усій базі даних. Це, безумовно, може прискорити роботу.
• З’єднання значень – у Excel ви використовуєте «&», щоб з’єднати два або більше значень у формулі. У Notion замість цього ви будете використовувати «+».
• Складні обчислення – хоча Notion має свої переваги, коли справа доходить до складних обчислень, Excel отримує перевагу.
• Функції візуалізації даних – Excel пропонує декілька типів графіків: стовпчастий, секторний, стовпчиковий, площинний тощо. На жаль, вони ще недоступні в Notion. Отже, якщо вам потрібні графіки, вам доведеться використовувати Excel.
• Посилання на всю базу даних – використання формул у Excel стосується лише однієї електронної таблиці. Отже, ви можете мати дві електронні таблиці з однаковими даними і робити в них абсолютно різні речі. З іншого боку, у Notion ваші формули застосовуватимуться до всієї бази даних. Можна сказати, що сторінка бази даних у Notion може нагадувати електронну таблицю в Excel.

Не знаєте, який інструмент вибрати? Все залежить від особистих уподобань. Хоча Excel може бути більш відомим варіантом, пробування нових речей може принести несподівані результати.

Формули стають у нагоді

Кожен проект в Notion матиме свою сторінку з базами даних у різних форматах. Оскільки бази даних містять велику кількість змінних, ви можете маніпулювати ними. Ви можете вводити різні типи формул, щоб отримати нові дані або встановити зв’язки між наявними даними. Хоча Excel є найвідомішим інструментом для цього, пробування нових речей може здивувати вас позитивним чином. То чому б не спробувати формули в Notion?

Можливо, математика не була вашим улюбленим предметом у школі, але ми повинні погодитися, що використання формул може бути корисним. Особливо при роботі з широким спектром інформації, будь то числова, логічна, текстова або навіть пов’язана з датою. Вони дозволять вам проаналізувати це, щоб прийти до висновків і рішень. Вони можуть навіть показати вам зв’язок між даними, про який ви навіть не підозрювали.

Чи використовували ви формули в Notion? Вам вони здалися важкими? Розкажіть нам у коментарях нижче.