Робота з дому? Ось як використовувати Microsoft Teams, щоб залишатися на зв’язку

Вас раптом змушують працювати віддалено? Але ви не знаєте, як це зробити? Не хвилюйтеся, ми маємо вичерпний посібник із використання Microsoft Teams.

Microsoft Teams — відносно новий гравець на ринку комунікацій, командної співпраці та відеоконференцій . Оскільки проблеми конфіденційності та безпеки, пов’язані з Zoom , зростають, приховані дорогоцінні камені виявляються.

Простіше кажучи, Microsoft Teams — це інструмент, який інтегрується з Office 365 і поєднує в собі такі можливості, як відеоконференції, зберігання файлів, чат тощо.

Використовуючи його, ви можете створювати офісні онлайн-документи, ділитися ідеями та досвідом, використовувати ботів і робити багато іншого.

Важливо те, що вам навіть не доведеться платити за використання цього фантастичного інструменту.

Переваги – безкоштовний інструмент Microsoft Teams

• Необмежена кількість чатів, аудіо та відеодзвінків
• 10 ГБ сховища файлів для команди
• 2 ГБ для кожної особи
• Він інтегрується з додатками Office Online – Word, PowerPoint, Excel, OneNote та ще 140 бізнес-додатками
• Можна додати до 300 людей до вашого списку контактів (всередині або за межами організації)

Примітка . Безкоштовна версія Microsoft Teams доступна лише тим, хто не заплатив за комерційну підписку на Office 365.

Основні моменти – Microsoft Teams

• Зібрати команду
• Інтеграція Office 365
• Налаштуйте команди за допомогою API та фреймворків ботів
• Редагувати та відкривати файли одночасно
• Інтеграція Azure Active Directory

Не переконані, що все ще хочете дотримуватися Zoom ?

Ось швидке порівняння між Microsoft Teams і Zoom

Огляд – Microsoft Teams

Щоб розпочати роботу з Microsoft Teams, вам потрібно відвідати: веб-сторінку Microsoft Teams і створити обліковий запис. Коли у вас є обліковий запис, ви можете порівняти платні та безкоштовні плани та вирішити, який план ви хочете використовувати. Крім цього, ви також можете завантажити настільну програму Microsoft Teams.

Команди та канали

Тепер, коли у вас інстальовано Microsoft Team, вам потрібно налаштувати команду, давши назву та опис. Кожна команда має підрозділи, які називаються каналами; Загальний канал створюється автоматично. Щоразу, коли відбувається активність, канал буде виділено.

Вкладки каналу – кожен канал має свої вкладки за замовчуванням – бесіди, файли, нотатки, командні служби. Якщо хочете, ви можете додати власні вкладки.

Бесіда – це важлива і центральна функція Microsoft Teams, і вона працює як централізована дошка обговорень, де всі повідомлення зберігаються та доступні для пошуку.

Файли – вікно Teams дозволяє виконувати різні завдання у вікні, наприклад спілкуватися з групою, видаляти, завантажувати, копіювати, відкривати файл тощо. Це допомагає уникнути перемикання між різними програмами.

Примітки. Ця вкладка переносить вашу команду в OneNote. Це означає, що ви можете редагувати та переглядати OneNotes.

Додавання вкладок – допомагає додати інформаційні панелі Power BI, планувальник, електронні таблиці тощо.

Меню – зліва в Teams ви отримуєте різні опції – чати, зустрічі, файли та дії. Більшість із них зрозуміла сама за себе. Ті, які потребують пояснень, будуть описані.

Заходи – показує останні дії, виконані командами.

Чат – надає повну історію чату, зберігаючи розмову Skype для бізнесу.

Команди – огляд усіх команд і каналів у межах команд.

Зустрічі – витягує зустрічі з Outlook і дозволяє планувати зустрічі.

Файли – переглядайте та шукайте файли в OneDrive, OneNote.

Тепер ми знаємо про Microsoft Teams і чого ми можемо досягти від цього. Настав час навчитися користуватися Microsoft Teams.

Як користуватися Microsoft Teams

Microsoft Teams поєднує чотири основні бізнес-функції в одній платформі. Використовуючи його, ви можете надсилати повідомлення, координувати роботу з командами, здійснювати голосові/відеодзвінки та, нарешті, інтегрувати Microsoft 365.

1. Запустіть Microsoft Teams

Ви можете використовувати Microsoft Teams безпосередньо з браузера або завантажити настільний додаток (Mac чи ПК) або на мобільний пристрій (Android та iOS).

Для цілей цього підручника ми будемо використовувати версію браузера. Оскільки він має ту саму функціональність, ви не зіткнетеся з проблемою при використанні його як програми для настільного комп’ютера або смартфона.

Щоб використовувати команди, перейдіть на сторінку https://teams.microsoft.com/start

Тут ви отримаєте можливість безкоштовно зареєструватися. Наразі ви можете створити обліковий запис Microsoft або ввійти, використовуючи наявний.

Однак якщо ви вже використовуєте бізнес-версію Microsoft Office 365, у вас буде встановлено Teams.

Після входу вам буде запропоновано, з якою метою ви будете використовувати його, як-от друзі, бізнес, сім’я тощо. Кожен параметр відповідно налаштовує профілі, але основна функціональність залишається незмінною.

Оскільки більшість із нас працює вдома через COVID-19, ми виберемо варіант «На роботу».

Тепер створимо першу команду.

2. Створіть команду

Щоб створити команду або приєднатися до неї, натисніть розділ Команда > Приєднатися або Створити команду. Якщо загальнодоступні команди вже створені, ви їх побачите, натисніть на них. Однак, якщо ви хочете приєднатися до спеціальної команди, ви можете ввести код.

У цьому прикладі ми виберемо варіант Створити команду.

Тепер ви можете вирішити, чи буде команда публічна, приватна чи для всієї організації.

• Публічну команду може використовувати будь-хто
• Приватний доступ лише за запрошенням
• Організація автоматично додає всіх учасників бізнесу

Після того, як ви визначилися з типом, вашою командою, яку бажаєте створити, далі вам потрібно назвати її та дати опис.

3. Додавання команд

Ви можете додавати людей до Teams кількома способами. Але найпростіший спосіб – надіслати посилання електронною поштою. Щойно одержувач натисне його, він буде зареєстрований автоматично. Крім того, ви можете додати адреси електронної пошти безпосередньо в Teams або імпортувати імена, адреси електронної пошти з Outlook, People тощо.

Коли люди підключені, ви побачите їх у списку команд і зможете отримувати учасників та їхню активність.

За замовчуванням він має підрозділ «Загальні» під назвою «Канали». Ви можете додати один із цих каналів і почати взаємодію з іншими.

4. Додайте канал

Щоб створити канал, дайте йому назву, опис. Ви можете вирішити залишити його стандартним або приватним. Якщо ви бажаєте провести приватну розмову, ви можете вибрати приватний варіант.

Після створення каналу ви можете завантажувати файли, додавати дописи та взаємодіяти з членами команди.

5. Канал розмов

Спілкування в стандартному каналі, це не приватний; це як гучна дискусія. Наприклад, якщо ви надіслали повідомлення Джиму, його зможуть побачити всі учасники бесіди. Але тільки Джим отримає сповіщення, щоб він міг зосередитися на повідомленні. Крім того, якщо хочете, ви можете відповісти на канал, навіть якщо він не згадується.

6. Відеочат

Унизу правої панелі ви побачите найважливішу опцію: Meet. Він нагадує відеокамеру і читає Meet Now.

Щоб розпочати відеочат, натисніть цей значок. Ви можете вимкнути звук, вимкнути відео, поділитися файлами, показати учасників. Ви також можете поділитися своїм робочим столом або використовувати функції дошки.

7. Управління каналами

Ви можете приєднатися та залишити будь-який канал. Якщо ви приєдналися до каналу і вважаєте його невідповідним, ви можете видалити його. Перш ніж вирішити видалити його, пам’ятайте, що після цього всі розмови, записи та все інше, пов’язане з цим каналом, буде видалено.

Однак, якщо є вкладені файли, вони будуть збережені в Sharepoint.

8. Додавання функціональності

Наприклад, ми пояснили лише основні функції. Однак ви можете додати різні функції та інтеграції до Teams, як-от календар, щоб планувати зустрічі та бути в курсі.

Ви також можете підключитися до широкого спектру продуктів сторонніх розробників, таких як Zoom, Trello, KUDO тощо.

Це було все; Використовуючи ці прості кроки, ви можете використовувати Microsoft Teams і співпрацювати з членами вашої команди. Не тільки це, але ви навіть можете висловити себе за допомогою наклейок, смайлів, GIF-файлів. Сподіваємося, ви спробуєте Microsoft Teams. Скориставшись ним, поділіться з нами своїм досвідом.