Прості, але ефективні поради щодо керування електронною поштою

Усі ми отримуємо безліч електронних листів. Від керівників до їхніх співробітників, колег, розсилок різноманітних сервісів, на які ви підписалися, та чого ні!

Перегляд таких об’ємних даних електронної пошти – марна трата часу та енергії. Чому б не переоцінити, як ефективно керувати електронною поштою.

Чи знаєте ви, що можна запланувати розсилку електронної пошти за допомогою простих прийомів?

• Позбавтеся від мотлоху

Припустимо, що ви отримуєте в середньому сто листів на день, з яких лише половина листів є важливими, а решта — «сміттєвим». Якщо ви стикаєтесь із повторюваними випадками спаму/небажаних листів, використовуйте небажані файли, щоб захопити більшість спаму та скануйте його двічі на день, щоб позбутися небажаних листів. Це зменшить на тридцять відсотків небажаного вмісту з вашої поштової скриньки.

Дивіться також:  Як використовувати «Помічник поза офісом» в Outlook 2016, 2013, 2010 і 365

• Налаштуйте розумні папки

Відкривши папку "Вхідні", ви помітите, що одна чверть листів - це спеціальні пропозиції, пропозиції зі знижками, переслані жарти або рекламні сповіщення. В основному, маркетинг по електронній пошті. Це трюк з продажу, щоб залучити більше клієнтів. Отже, розставте свої електронні листи в підкатегоріях, щоб упорядковувати папку "Вхідні". Буде легко знайти електронні листи в екстрених випадках або видалити кілька листів разом.

• Вимкніть усі сповіщення електронною поштою

Електронна пошта не є миттєвим засобом спілкування. Для цього ми використовуємо мобільні телефони та миттєві повідомлення. Електронна пошта добре підходить для компаній, де не потрібна негайна відповідь. Тому не дозволяйте іншим заважати вашій роботі. Сповіщення електронною поштою та звукові сигнали переривають вашу концентрацію, можуть відволікати вас від зустрічей та розмов. Вимкніть вібрацію або звуковий сигнал телефону для кожного нового листа.

• Скасуйте підписку на небажані рекламні листи

Ви ніколи не захочете читати всі рекламні та рекламні листи. Відпишіться від непотрібних. Це легкий і швидкий процес. Щоб скасувати підписку на інформаційні бюлетені, які вам не потрібні, увійдіть до свого облікового запису електронної пошти та знайдіть «скасувати підписку» у листах, які вам набридли. Перегляньте результати пошуку та визначте, з якою електронною поштою ви хочете продовжити. Ви також можете відвідати www.unroll.me і скасувати підписку на інформаційні бюлетені, які ви хочете видалити . Він організує папку "Вхідні" з різними категоріями та папками.

• Плануйте  час для читання електронної пошти та відповіді на неї

Отримавши сповіщення або сповіщення, ви не зосереджені на своїх обов’язках. Хоча розгляд ваших електронних листів у запланований час допоможе вам отримати термінову допомогу, а також допоможе вам підтримувати та оновлювати календар про зустрічі.
Ви також можете скласти свій електронний лист для будь-якої екстреної ситуації, оновивши свій контактний номер і вказавши відповідний час, щоб зв’язатися з вами. Через велике навантаження ви також можете перевіряти свою електронну пошту щогодини протягом десяти-п’ятнадцяти хвилин або перевіряти електронну пошту 3-4 рази на день, наприклад, вранці вдень і ввечері.

Читайте також:  Як налаштувати електронну пошту в програмі Outlook для Android

• Сортування листів за категоріями

Коли ви отримуєте багато електронних листів разом, ви можете забути звернути увагу на важливі листи, а іноді ви можете видалити їх помилково, не прочитавши. Це трапляється, коли ви отримуєте всі електронні листи в папку "Вхідні", і немає доступних папок і категорій для розміщення листа у відповідних папках. Іноді, видаляючи небажані листи зі своєї папки вхідних, ви видаляєте електронні листи, пов’язані з роботою. Однак ви можете відновити їх із сміття, але іноді ви не знаєте, чи зробили це!

Вам також може сподобатися:  як використовувати Outlook із Gmail

У кожного свій спосіб поводитися зі своїми справами. Це лише пропозиція про те, як ефективно керувати електронною поштою та як це зробити. Однак ви можете знайти систему, яка підходить саме вам.