Корисні поради про те, як правильно організувати віртуальні зустрічі

Віртуальні зустрічі стали більш поширеними, особливо під час пандемії, коли більшість людей почали працювати віддалено. Деякі компанії мають офіси по всьому світу, тому вони часто проводять онлайн-зустрічі, щоб ефективно спілкуватися.

Без додатків для віртуальних зустрічей було б дуже важко зв’язатися з вашими колегами, клієнтами чи співробітниками. Щоб правильно провести віртуальну зустріч, потрібно врахувати кілька речей, про які йтиметься в цій статті.

Зміст

• 1 Підготовка контрольного списку зустрічі
• 2 Вибір правильної платформи
• 3 Спілкування та залучення

Підготовка контрольного списку зустрічі

Важливо брати участь у віртуальних зустрічах, маючи на думці план використання свого часу так само, як під час особистих зустрічей. Перш за все, вам потрібно визначити цілі та цілі, яких ви хотіли б досягти на цій зустрічі. Запишіть усі питання, які ви хочете висвітлити в порядку денному наради , щоб все було організовано та пройшло безперебійно засідання.

Запишіть, хто буде організовувати зустріч і хто представить певну тему. Напишіть ці імена біля кожного пункту обговорення у порядку денному зустрічі. Після того як ви закінчите, надішліть цей порядок денний електронною поштою всім можливим учасникам заздалегідь, щоб дати їм можливість переглянути його та заохотити їх підготувати запитання щодо цих тем.

Вибір правильної платформи

Існує безліч онлайн-програм зустрічей, які люди використовують у всьому світі для проведення своїх віртуальних зустрічей. Щоб вибрати правильний, необхідно враховувати кілька факторів. Якщо ваша компанія хоче проводити віртуальні зустрічі для великих подій, спробуйте знайти платформу, яка підходить саме для цієї мети.

Для регулярних повсякденних зустрічей знайдіть програму, яка дозволяє записувати зустрічі для подальшого використання, або якщо хтось пропустив зустріч, він може переглянути її пізніше. Деякі програми містять бічний чат, щоб задавати запитання доповідачу, не порушуючи його мови. Іноді люди хочуть задати кілька запитань одночасно, і якщо вони говорять одночасно, це може зірвати зустріч і втратити час.

Ще одна корисна функція — перевірити, чи дозволяє програма синхронізувати розклад зустрічей з онлайн-календарем. Це полегшує запрошення людей на зустріч і надсилає автоматичні нагадування кожній особі.

Деякі програми дозволяють додавати логотип вашої компанії та кольорові теми у віртуальні конференц-зали, щоб ви відображали свою професійну ідентичність під час зустрічі з клієнтами. Інші функції, як-от надсилання тестів та ігор вашим співробітникам під час зустрічі, можуть допомогти зробити її активною та заохочувати людей до взаємодії. Вам знадобляться всі можливі інструменти, щоб забезпечити активну участь людей у ​​віртуальній зустрічі.

Спілкування та залучення

Щоб переконатися, що зустріч пройшла гладко, ви повинні встановити деякі основні правила етикету зустрічі, яких повинні дотримуватися всі учасники. Спочатку визначте, як учасники можуть ставити запитання , коли хтось говорить.

Чи варто натискати кнопку «підняти руку» чи задавати свої запитання в чаті? У будь-якому випадку попросіть учасників натиснути кнопку відключення звуку, коли хтось говорить, щоб блокувати фонові шуми, і говорити лише тоді, коли ведучий просить їх брати участь у розмові, щоб уникнути перерв.

Майте на увазі, що швидкість з’єднання з Інтернетом може відрізнятися, що спричиняє затримки мовлення та порушення, що може зайняти багато часу. Обов’язково виділіть кілька хвилин, щоб запитати, як справи у людей, перш ніж почати зустріч. Ви можете вести дружню бесіду протягом п’яти хвилин, щоб зв’язатися зі своїми співробітниками і дозволити їм поспілкуватися один з одним.

Залучити учасників до участі у віртуальній зустрічі може бути складно. Якщо співробітники, як правило, дрімають під час особистих зустрічей, як, на вашу думку, вони будуть діяти під час віртуальних зустрічей? Обов’язково називайте кожну людину на ім’я, щоб привернути їхню увагу та задати питання тут і там.

Якщо ви відчуваєте, що людина не реагує або не бере участі в бічній бесіді, дозвольте їй час від часу говорити і попросіть її взяти участь у розмові. Це змусить інших також звернути увагу, якщо ви задасте їм запитання. Це також змушує їх відчувати, що ви хочете почути їхній внесок у зустріч.

У будь-якій віртуальній зустрічі важливо переконатися, що кожна особа бере участь кілька разів або стільки, скільки дозволяє зустріч. Дозвольте кожній особі висловитися принаймні один раз на зустрічі та заохочуйте її вводити запитання в бічній чаті.

Також корисно проводити веселу зустріч хоча б раз на місяць, щоб люди могли познайомитися один з одним, щоб зустрічі проходили більш природно.