Внутрішній клієнт миттєвих повідомлень (IM): безпечна організаційна комунікація

Комунікація та значуща взаємодія – це те, що робить організацію більш ефективною. Без взаємодії членів відповідне робоче місце навряд чи може запропонувати сприятливий бізнес-результат. Однак для комунікації та обміну інформацією між співробітниками потрібен засіб, який може виконувати цілі ефективної організаційної комунікації, а також обміну важливими даними та корисними оновленнями. Деякі організації використовують клієнти миттєвого обміну повідомленнями, такі як WhatsApp і Skype Chat, щоб допомогти своїм членам спілкуватися індивідуально в групах. Однак багато хто з них не усвідомлюють небезпеки, яку клієнти миттєвого обміну, розміщені в Інтернеті, становлять для організації, а також пов’язану інформацію, яка передається в цих клієнтських програмах сторонніх розробників , які розміщені на зовнішніх серверах.

Щоб вирішити ці проблеми, важливо, щоб організації знайшли спосіб захисту як своїх організаційних даних, так і інформації про співробітників, а також інших конфіденційних файлів та інформації, якою вони ділляться на своєму бажаному клієнті миттєвих повідомлень. Давайте подивимося, як внутрішній клієнт миттєвих повідомлень може бути кращим і безпечнішим рішенням для полегшення миттєвого спілкування між учасниками в офісі.

Чим внутрішні програми миттєвого обміну повідомленнями відрізняються від програм третьої частини?

Джерело зображення: Canadian Business

Сторонні клієнти миттєвого повідомлення, такі як Hangouts, WhatsApp і Skype, дозволяють спілкуватися та обмінюватися інформацією, пропонуючи вам засіб передачі між відправником і одержувачем. Цим середовищем є центри обробки даних відповідного клієнта миттєвого обміну повідомленнями, де зберігаються всі дані та чати, якими ви ділитеся в програмі. По суті, усі файли, якими ви надаєте спільний доступ, організаційні стратегії, які ви обговорюєте, і вся інформація, яку ви передаєте за допомогою цього клієнта миттєвого обміну повідомленнями, передаються на сервери клієнта миттєвого обміну повідомленнями, і вона зберігається там у формі бази даних.

Це ставить цю інформацію під загрозу крадіжки та викрадення. Ще одне занепокоєння багатьох рецензентів полягає в тому, що дані повинні проходити через загальнодоступні мережі, а в Інтернеті ніхто не може з упевненістю сказати, що ці дані не будуть перехоплені хакерами та зацікавленими урядами, які можуть використати їх зловживання.

З іншого боку, внутрішні клієнтські програми миттєвого обміну повідомленнями працюють лише для вашого офісу. На відміну від сторонніх серверів клієнтських програм миттєвого обміну повідомленнями, внутрішні месенджери підключаються лише до вашої офісної мережі. Це означає, що дані, якими обмінюються відправник і одержувач у таких клієнтських програмах миттєвого обміну повідомленнями, передаються через сервер, встановлений у вашому робочому місці. Це дозволяє зберігати спільні дані в межах організації на надійному сервері, який не підключений до загальнодоступної мережі.

Необхідно прочитати: -

Клієнти миттєвого обміну повідомленнями (IM): чому вони не підходять... Програми для миттєвих повідомлень є по всьому Інтернету та на наших мобільних телефонах, що полегшує спілкування. Але наскільки добре ці IM...

Як працюють внутрішні IM-клієнти?

Процес майже такий же, як і на сторонніх клієнтських серверах миттєвого обміну повідомленнями, але з незначними відмінностями. По-перше, сервер миттєвих повідомлень тут знаходиться у вашому власному офісному приміщенні, а не в корпорації власника якоїсь іншої сторонньої програми миттєвого обміну. Це робить вас або будь-яку призначену особу в ІТ-адмініструванні вашої організації контролером-адміністратором вашого внутрішнього клієнта миттєвого обміну повідомленнями. Тепер, щоб використовувати клієнтську програму миттєвого обміну повідомленнями, зацікавленому користувачеві буде надано спеціально згенеровані ім’я користувача та пароль (які можна змінити пізніше).

Після введення пароля внутрішній сервер безпосередньо завантажить обліковий запис користувача зі списком членів, які працюють в організації, що сформує ваш персоналізований список друзів в офісі. В іншому процес точно такий же. Відправник вводить повідомлення, яке передається на внутрішній сервер, а потім передається одержувачу. І все це робиться за лічені секунди, тому ви ніколи не отримуєте всю передачу, що дозволяє давати й отримувати негайні відповіді.

———————>

Внутрішня програма клієнта миттєвого обміну повідомленнями, що працює на внутрішньому сервері, підключеному до приватної мережі, дозволяє зберігати ваші дані в межах вашого робочого місця. Але це ще не все, що пропонує вам внутрішній месенджер.
Які переваги пропонують внутрішні клієнти миттєвого обміну, розміщені на сервері, проти сторонніх програм-клієнтів миттєвого повідомлення

Чому організація повинна використовувати власний клієнт миттєвого обміну повідомленнями порівняно з легкодоступним стороннім мессенджером? Ось список усіх плюсів, які допоможуть вам зрозуміти, чому сторонні месенджери, незважаючи на функції, які вони пропонують, не підходять для організацій:

1. Обмін інформацією стає безпечнішим

Інформація про пакети, якою ви надаєте доступ до внутрішнього клієнтського додатка миттєвого обміну повідомленнями, у вигляді зображення або документа, передається лише через офісну мережу і зберігається на сервері, перш ніж передаватися одержувачу. Оскільки спільні дані залишаються у вашій мережі та на серверах, а не в сторонніх корпораціях, вам не потрібно турбуватися про можливість будь-якого несанкціонованого доступу або зловживання інформацією.

Необхідно прочитати: -

Зіткнення титанів миттєвих повідомлень: WhatsApp проти Snapchat WhatsApp – це текст, а Snapchat дає змогу ділитися веселими історіями з друзями. Ось кілька плюсів і...

2. Ви, як Власник, маєте контроль та моніторинг над загальною інформацією

Як власник бізнесу, ви, безумовно, не хотіли б, щоб хтось неправильно поводився з даними організації або ділився неавторизованими файлами в чаті. Ви не можете припускати нічого щодо цього щодо стороннього клієнта миттєвого повідомлення; однак використання внутрішнього месенджера, що працює на офісному сервері, дозволить вам регулярно перевіряти інформацію та дані, які постійно передаються через програму. Це допоможе вам уникнути розповсюдження ненависті та неетичного спілкування всередині організації.

3. Самостійне керування базою даних

Джерело зображення: MitchJ

Замість того, щоб залишити вашу базу даних сервера, зібрану з усієї активності на клієнті миттєвого повідомлення, сторонній корпорації, внутрішній месенджер дозволить вам зберігати цю базу даних в офісних приміщеннях. Потім ви можете попросити ваших ІТ-спеціалістів організувати базу даних на ваш вибір, що також зробить пошук і зберігання даних більш керованим. Ці організовані дані можуть бути використані в ретроспективі, щоб служити інтересам організації для дослідницьких цілей.

4. Ви можете захистити свої дані будь-яким із бажаних методів брандмауера

Джерело зображення: The Washington Post

З додатками миттєвого обміну даними сторонніх розробників для безпеки серверів потрібно покладатися на розробників клієнта та корпоративних власників. Єдина вада з їхнього боку може призвести до порушення та залишити ваші дані незахищеними та вразливими з-під вашого контролю. Однак внутрішній сервер може бути захищений будь-яким брандмауером, який ви виберете як власник, і може бути захищений відповідно до ваших власних умов. Таким чином, ви можете вирішити, наскільки безпечним ви хочете захистити свої сервери від атак зловмисного та шпигунського програмного забезпечення.

5. Ви можете використовувати ваші дані

Джерело зображення: Puter Pros

Сторонні клієнти миттєвого обміну можуть використовувати ваші дані та продавати отриману з них інформацію цифро��им рекламодавцям і маркетологам, щоб допомогти їм залучити споживачів в обмін на комісійні або прямі платежі. Незважаючи на те, що багато таких дій заборонено законом, клієнти миттєвого обміну даними певною мірою займаються такою діяльністю, і це також з вашого дозволу (який ви надаєте, погоджуючись із зазначеними ними умовами).

Однак, маючи внутрішню програму миттєвого обміну повідомленнями з повним контролем адміністратора, ви можете вибирати власні умови та положення та виключати всі можливості несанкціонованого та нерелевантного використання ваших даних.

6. Немає проблем з місцем, поки у вас не закінчиться його на своїй базі

Джерело зображення: IBI Times

Кожна клієнтська програма миттєвого обміну повідомленнями має обмежений хмарний простір, призначений для одного конкретного облікового запису. Крім того, вам доведеться або вибрати окремі сторонні хмарні та веб-сервіси, або заплатити за додатковий простір. Але коли справа доходить до внутрішніх клієнтів миттєвих повідомлень, простір обмежений, лише якщо ви вирішите не розширювати його. Усередині серверів встановлені виділені жорсткі диски. Щоб на сервері зберігалося більше даних, ви завжди можете встановити на сервері більше виділених дисків або дисків із більшим дисковим простором. Таким чином, ви завжди можете зберігати все більше журналів чату на вашому сервері миттєвих повідомлень, не сплачуючи за додатковий простір.

Необхідно прочитати: -

10 найкращих інструментів командної комунікації – командна співпраця... Якщо ви також вважаєте, що «Командна робота важлива для успіху всіх компаній», почніть використовувати інструменти групового спілкування та...

7. Контроль змін у додатку IM

Сторонні корпорації можуть враховувати загальні інтереси споживачів під час внесення змін та оновлень для своїх клієнтів IM. Однак наявність внутрішнього клієнтського додатка миттєвого обміну повідомленнями дає вам повну повноваження щодо його користувацьких політик, оновлень та обмежень. Ви можете встановити все це відповідно до вимог вашого бізнесу та організаційних цілей, а отже, кодувати відповідний месенджер відповідно до досягнень ваших бізнес-інтересів. Це означає відсутність непотрібних оновлень, небажаних (відповідно до використання вашої компанії) функцій, а також відсутність умов та політик з обмеженими умовами угоди користувача.

8. Призначений лише для організаційного використання

Внутрішній клієнт миттєвого обміну повідомленнями — це те, що працюватиме лише в офісних системах. Оскільки він буде підключатися до офісних серверів і мереж, його не можна використовувати віддалено для будь-якого особистого спілкування. Це дозволить вам мати окремий спеціальний клієнтський додаток миттєвого обміну повідомленнями для вашого бізнесу та організаційного спілкування, який також буде обов’язково встановлений на кожному комп’ютері, який використовується. Будучи обмеженим офісними системами та списком друзів, який складається лише з членів організації, відповідний клієнтський додаток миттєвого обміну повідомленнями буде повністю присвячений лише вашим діловим комунікаціям та обміну інформацією, і не буде перешкод особистим контактам та особистому спілкуванню в ділових миттєвих повідомленнях. додаток.

9. Повна участь

Внутрішня програма-клієнт миттєвого обміну повідомленнями встановила б загальний засіб зв’язку між учасниками, до якого можна було б отримати доступ із виділених систем. Крім того, він буде окремим від сторонніх додатків миттєвого обміну інформацією з віддаленим доступом, а отже, буде відкритим лише для офісного спілкування. Таким чином, він буде використовуватися всіма членами в обов’язковому порядку, оскільки це залишатиметься єдиним місцем для збору всіх організаційних оновлень та спілкування з колегами.

Завдяки швидкому зростанню швидкості зв’язку обмін миттєвими повідомленнями є важливим способом під’єднати офіс. Це дозволяє робочій групі миттєво спілкуватися один з одним, обмінюватися даними та файлами, отримувати відповіді та відповіді майже миттєво. Сказавши це, важливо пам’ятати, що гонка за швидкістю не означає, що ми йдемо на компроміс щодо безпеки та збереження організаційних даних. Використання сторонніх сервісів має багато наслідків, найважливішим з яких є той факт, що вони належать стороні й контролюються ними!

Організаціям доведеться підключатися до загальнодоступних мереж, отримувати доступ до сторонніх серверів, для внутрішнього зв’язку. З огляду на зростання проблем конфіденційності та безпеки, а також слабке ставлення цих сторонніх постачальників комунікаційних послуг, дуже важливо вибрати правильний засіб для внутрішнього спілкування. Спробуйте клієнт для обміну миттєвими повідомленнями з власним хостингом сьогодні!