Så här krypterar du e-post i Outlook för Windows 11 och webben

I Windows 11 , om du använder skrivbordsappen eller webbversionen av Outlook, kan du använda kryptering för att lägga till ett extra säkerhetslager till e-postmeddelandena du skickar till andra personer för att skydda dina känsliga meddelanden och filer. I den här guiden visar jag dig hur du slutför den här uppgiften.

Även om e-postmeddelanden som du skickar med din "Outlook.com"-adress använder olika typer av säkerhetslager (som Transport Layer Security (TLS) ) för att kryptera anslutningen mellan din enhet och Microsofts servrar för att skydda data under överföring, är dessa bara grundläggande säkerhetsfunktioner.

Om du har en Microsoft 365 Personal- eller Family-prenumeration erbjuder Microsoft även funktioner för att kryptera innehållet i dina e-postmeddelanden, både under överföring och i vila. Det innebär att e-postmeddelandet och bilagorna krypteras till ett oläsligt format som bara kan läsas av den avsedda mottagaren med rätt dekrypteringsnyckel.

I den här guiden visar jag dig stegen för att skicka krypterade e-postmeddelanden med en e-postadress från Outlook.com, Hotmail.com, Live.com eller MSN.com i Outlook-appen eller webbversionen av Microsoft-tjänsten.

Skicka krypterade e-postmeddelanden med Outlook-appen och webben

För att skicka ett e-postmeddelande helt krypterat via Outlook-appen eller webben, följ dessa steg:

1. Öppna Outlook- appen (eller webben).

    

    

2. Klicka på knappen Nytt för att skriva ett nytt meddelande.

3. Klicka på fliken Alternativ .

4. Klicka på knappen Kryptera .

5. (Alternativ 1) Välj alternativet Vidarebefordra inte för att kryptera meddelandet och de bifogade filerna.

   Snabbt meddelande: Med det här alternativet förblir Microsoft 365 (Office)-dokument från Word, Excel, PowerPoint etc. krypterade efter att de har laddats ner. Mottagaren kan dock ladda ner andra filer, till exempel PDF-filer och bilder, utan kryptering.

6. (Alternativ 2) Välj alternativet Kryptera för att kryptera meddelandet och de bifogade filerna.

   

   Snabbt meddelande: När du använder det här alternativet förblir meddelandena krypterade och lämnar inte Microsoft 365-behållaren. Mottagaren kan ladda ner bilagorna utan kryptering från Outlook.com eller mobilappen. Men om de använder en e-postklient från tredje part krävs ett lösenord för att ladda ner filerna från webbplatsen för Microsoft 365 Message Encryption.

7. Skriv ditt meddelande.

8. (Valfritt) Konfigurera den bifogade filen.

9. Klicka på knappen Skicka .

När du har slutfört stegen kan mottagaren läsa och svara på krypterade meddelanden normalt med hjälp av Outlook-appen eller Outlook.com-webbplatsen.

Du kan alltid klicka på "Ta bort kryptering" för att inaktivera säkerhetsfunktionen för ett specifikt e-postmeddelande innan du skickar det. Om du redan har skickat meddelandet kan du inte ta bort krypteringen, men du kan alltid skicka ett annat okrypterat meddelande.

E-postkryptering för olika mottagare

När du skickar ett krypterat e-postmeddelande och mottagaren använder en e-postapp från tredje part får de ett separat meddelande med instruktioner om hur de får åtkomst till det krypterade innehållet. För att fortsätta måste de logga in med ett Microsoft-konto eller ett Microsoft 365-konto.

Om mottagaren använder Gmail eller Yahoo Mail kan de komma åt meddelandet genom att logga in med sina respektive konton. Alternativt kan de använda ett tillfälligt lösenord som finns i e-postmeddelandet.

För AOL eller andra mindre vanliga e-postleverantörer måste mottagaren använda ett tillfälligt lösenord för att läsa det krypterade meddelandet.

Åtkomstbehörigheter för bilagor

Om du väljer alternativet ”Kryptera” kan mottagare som använder Outlook.com, Hotmail.com, Live.com eller MSN.com (via Outlook på webben eller skrivbordsappen) ladda ner bilagor utan ytterligare kryptering.

Mottagare som använder andra e-posttjänster eller klienter måste dock använda ett lösenord för att ladda ner bilagor från Microsofts nedladdningsportal.

När du väljer alternativet ”Vidarebefordra inte” förblir Word-, Excel- och PowerPoint-filer krypterade även efter att mottagaren har laddat ner dem. Om mottagaren vidarebefordrar filen till någon annan kommer filen inte att öppnas för den nya mottagaren eftersom de inte har behörighet.

Outlook.com-användare kan dock öppna krypterade Office-filer med hjälp av skrivbordsappar i Windows 11. Microsoft 365-användare kan också öppna dessa filer på vilken plattform som helst som stöds av Microsoft Office-appar.

Dessa begränsningar gäller endast för Microsoft 365 (Office)-filformat, till exempel Word, Excel och PowerPoint. Andra filtyper, till exempel PDF-filer, bilder eller videor, kan vanligtvis laddas ner utan kryptering om inte annat konfigurerats.