Har du problem med att hantera dina dokument?

När du är i affärer kan hantering av dokument ibland vara nöden för din existens. Från stora filer till otaliga e-postmeddelanden, att behöva arbeta med så mycket information kan vara svårt att hantera, särskilt när du har deadlines som flyger på dig från alla olika håll.

Problemet är att det bara finns så många verktyg på marknaden som lovar att hjälpa dig men som gör mer skada än nytta. Här är några enkla sätt att hjälpa till att minska stressnivåerna och spara pengar genom att hantera dina dokument effektivt.

Innehåll

• 1 Fördelar med effektiv dokumenthantering
• 2 Vad är några enkla steg som hjälper dig att hantera dina dokument bättre?
  • 2.1 1. Upprätta din filhanteringsprocedur
  • 2.2 2. Utforma en filplan och ett schema
  • 2.3 3. Organisera de befintliga filerna
  • 2.4 4. Kassera inaktuella och redundanta filer
  • 2.5 5. Gör planer för förvaring och bortskaffande
  • 2.6 6. Se till regelbundet underhåll

Fördelar med effektiv dokumenthantering

Att schemalägga, hantera och till och med organisera uppgifter eller dokument är mycket arbete. Det finns många tjänsteleverantörer som kan ta bort det från din tallrik, men vilka är fördelarna med att använda effektiv dokumenthantering?

• Förebyggande av juridiska överträdelser
• Bättre användning av kontorslokaler
• Förbättrad tillgång till dokument
• Skydd av konfidentiell information
• Minskade dagliga driftkostnader
• Förbättrad kontorseffektivitet
• Minskade kundklagomål

Vad är några enkla steg för att hjälpa dig att hantera dina dokument bättre?

Att hantera dokument är inte en lätt uppgift. Med tillkomsten av internet har vi nu en flod av information och ett överflöd av kommunikation till vårt förfogande. Allt finns online, från att ladda ner filmer till att handla mat. På grund av detta har det blivit svårare att hantera dina dokument än det någonsin varit tidigare.

Det finns flera verktyg/mjukvara för att hantera olika dokument som används av ett företag dagligen. För de vanliga dokumenten har vi ett dokumenthanteringssystem, medan ett kontraktshanteringssystem är bäst lämpat för specifika dokument som kontrakt. Men dessa enkla steg är effektiva för alla former av dokument.

1. Upprätta din filhanteringsprocedur

Många företag har många dokument som de behöver hålla reda på när som helst, men de har ingen aning om hur bra de håller reda på dem än mindre vad de ska göra med dem för enkel åtkomst när det behövs. Det allra första som alla företag bör göra är att upprätta ett förfarande för hantering av dokument.

Detta uppnås genom att skapa specifika riktlinjer och processer du tänker följa i din dokumenthantering. Tid bör tas för att noggrant förklara de dokument som bör förvaras. de handlingar som krävs dagligen, hur länge en handling ska bevaras eller när den ska kasseras.

2. Utforma en filplan och ett schema

För att lyckas med att hantera dina dokument, följ en filplan och ett schema. Detta kommer att skapa konsekvens och hjälpa dig att bli mer produktiv i ditt företag. Oavsett om du arbetar med en fråga för en kund eller skickar en faktura till en kund, bör alla dessa saker hamna i mappar. Filerna bör läggas till i programmet som du använder för att hantera dokument så ofta som möjligt.

3. Organisera de befintliga filerna

Att organisera de befintliga filerna är ett bra sätt att börja hantera dina dokument. Oavsett om du funderar på att köpa programvara eller inte, är det viktigt att först organisera de befintliga dokumenten.

Detta kommer att ge dig en uppfattning om vilka komponenter i dokumenthanteringssystemet du önskar och exakt vad de kommer att göra för dig.

Det hjälper dig också att veta om du behöver programvara eller bara kan lita på penna och papper för att hantera dina dokument.

4. Kassera inaktuella och redundanta filer

Alla har vanligtvis några filer på sina datorer som är inaktuella eller inte längre behövs. Tyvärr tenderar dessa filer dock att ackumuleras i stort antal. Det är oerhört viktigt att du gör dig av med äldre versioner och tar reda på var du har sparat överflödiga kopior . Det är också viktigt att undvika att spara samma filer om och om igen.

5. Gör planer för förvaring och bortskaffande

För att hantera dina dokument på rätt sätt måste du bestämma vad som är viktigt och vad som kan arkiveras tillfälligt efter en lämplig tid. Det är därför du bör planera för förvaring och kassering så att dina dokument inte bara flyter runt.

6. Se till regelbundet underhåll

Det är viktigt att ha regelbundet underhåll av dina affärsdokument, såsom äganderätt och avtalsregister. Dessa dokument tenderar att hopa sig snabbt och som ett resultat skulle det vara svårt att hitta dem när du behöver dem. Det är därför nödvändigt att ha ett organiserat system för att hantera dina affärsdokument.

Med nästan alla som arbetar med datorer idag och tillväxten av mobiltelefoner är vikten av välorganiserad och säker dokumenthantering av största vikt. Men att hantera dina filer kommer att vara något vi alla stöter på. Det är viktigt att ha rätt verktyg på plats och att din information lagras säkert.

Du kanske inte ens inser hur lätt det är att förlora information eller att du lagrar den på fel plats just nu. Det finns många olika typer av hanteringsverktyg som hjälper dig att lagra dina filer korrekt. Därför är det något att hålla ett öga på när ditt företag växer för att se till att du hanterar alla aspekter av din verksamhet effektivt – inklusive hantera dina filer.