Имате проблема са управљањем документима?

Када сте у послу, управљање документима понекад може бити пропаст вашег постојања. Од великих датотека до безбројних е-порука, рад са толико информација може бити тежак за управљање, посебно када вам рокови лете из свих праваца.

Проблем је у томе што на тржишту постоји толико много алата који обећавају да ће вам помоћи, али доносе више штете него користи. Ево неколико једноставних начина да се смањи ниво стреса и уштеди новац ефикасним управљањем документима.

Садржај

• 1 Предности ефикасног управљања документима
• 2 Који су једноставни кораци који ће вам помоћи да боље управљате својим документима?
  • 2.1 1. Успоставите своју процедуру управљања датотекама
  • 2.2 2. Дизајнирајте план и распоред датотека
  • 2.3 3. Организујте постојеће датотеке
  • 2.4 4. Одбаците застареле и сувишне датотеке
  • 2.5 5. Направите планове за складиштење и одлагање
  • 2.6 6. Осигурајте редовно одржавање

Предности ефикасног управљања документима

Заказивање, управљање, па чак и организовање задатака или докумената је много посла. Бројни су провајдери услуга који вам могу то одузети, али које су предности коришћења ефикасног управљања документима?

• Спречавање кршења закона
• Боље коришћење пословног простора
• Побољшан приступ документима
• Заштита поверљивих информација
• Смањени свакодневни оперативни трошкови
• Побољшана ефикасност канцеларије
• Смањене жалбе купаца

Који су једноставни кораци који ће вам помоћи да боље управљате својим документима?

Управљање документима није лак задатак. Са појавом интернета, сада имамо на располагању поплаву информација и обиље комуникације. Све је онлајн, од преузимања филмова до куповине намирница. Због тога је управљање вашим документима постало теже него икада раније.

Постоји неколико алата/софтвера за управљање разним документима које свакодневно користи. За редовне документе имамо систем за управљање документима, док је систем управљања уговорима најпогоднији за специфичне документе као што су уговори. Међутим, ови једноставни кораци су ефикасни за све облике докумената.

1. Успоставите своју процедуру управљања датотекама

Многа предузећа имају много докумената које морају да прате у било ком тренутку, али немају појма колико их добро воде, а камоли шта да раде са њима ради лакшег приступа када је потребно. Прва ствар коју сви бизниси треба да ураде јесте да успоставе процедуру за управљање документима.

Ово се постиже креирањем специфичних смерница и процеса које намеравате да пратите у управљању документима. Треба одвојити време да се пажљиво објасне документи које треба чувати. документе који су потребни на дневној бази, колико дуго документ треба чувати или када га треба одбацити.

2. Дизајнирајте план и распоред датотека

Да бисте били успешни у управљању својим документима, пратите план и распоред датотека. Ово ће створити доследност и помоћи вам да постанете продуктивнији у свом послу. Без обзира да ли радите на проблему за клијента или шаљете рачун купцу, све те ствари треба да иду у фасцикле. Датотеке треба додавати у програм који користите за управљање документима што је чешће могуће.

3. Организујте постојеће датотеке

Организовање постојећих датотека је одличан начин да почнете да управљате својим документима. Било да тражите куповину софтвера или не, важно је прво да организујете постојеће документе.

Ово ће вам дати идеју о томе које компоненте система за управљање документима желите и шта ће тачно урадити за вас.

Такође ће вам помоћи да знате да ли вам је потребан софтвер или можете да се ослоните на оловку и папир за управљање документима.

4. Одбаците застареле и сувишне датотеке

Свако обично има неколико датотека на својим рачунарима које су застареле или више нису потребне. Нажалост, међутим, ове датотеке имају тенденцију да се акумулирају у великом броју. Изузетно је важно да се решите старијих верзија и сазнате где имате сачуване сувишне копије . Такође је важно избегавати да се исте датотеке стално изнова чувају.

5. Направите планове за складиштење и одлагање

Да бисте правилно управљали својим документима, морате одредити шта је важно, а шта се може привремено архивирати након одговарајућег времена. Због тога би требало да направите планове за складиштење и одлагање како ваши документи не би само лебдели.

6. Осигурајте редовно одржавање

Важно је да редовно одржавате своју пословну документацију, као што су имовинска права и евиденција уговора. Ови документи имају тенденцију да се брзо гомилају и као резултат тога, било би тешко да их пронађете када вам затребају. Неопходно је, дакле, имати организован систем управљања Вашом пословном документацијом.

С обзиром да данас скоро сви раде са рачунарима и расту мобилних телефона, важност добро организованог и безбедног управљања документима је од највеће важности. Али управљање вашим датотекама биће нешто на шта се сви сусрећемо. Важно је да имате праве алате на месту и да своје информације безбедно чувате.

Можда чак и не схватате колико је лако изгубити информације или да их тренутно чувате на погрешном месту. Постоји много различитих типова алата за управљање који ће вам помоћи да правилно складиштите своје датотеке. Стога је нешто на шта треба пазити како ваше пословање расте како бисте били сигурни да се ефикасно бавите свим аспектима свог пословања – укључујући и рад са вашим фајловима.