In-house Instant Messaging (IM) klient: Bezpečná organizačná komunikácia

Komunikácia a zmysluplné interakcie sú to, čo robí organizáciu efektívnejšou. Bez interakcie členov môže príslušné pracovisko len ťažko ponúknuť priaznivé obchodné výsledky. Komunikácia a zdieľanie informácií medzi zamestnancami si však vyžaduje médium, ktoré dokáže splniť účel efektívnej organizačnej komunikácie, ako aj zdieľania dôležitých údajov a užitočných aktualizácií. Niekoľko organizácií používa klientov IM, ako sú WhatsApp a Skype Chat, aby pomohli svojim členom komunikovať individuálne v skupinách. Mnohí z nich si však neuvedomujú nebezpečenstvo, ktoré pre organizáciu predstavujú internetoví klienti IM a súvisiace informácie zdieľané v týchto aplikáciách IM klientov tretích strán, ktoré sú hosťované na externých serveroch.

Na vyriešenie týchto problémov je dôležité, aby organizácie prišli na spôsob, ako ochrániť svoje organizačné údaje a informácie o zamestnancoch a ďalšie citlivé súbory a informácie, ktoré zdieľajú na svojom preferovanom klientovi IM. Pozrime sa, ako môže byť interný IM klient lepším a bezpečnejším riešením na uľahčenie okamžitej komunikácie medzi členmi v kancelárskych priestoroch.

Ako sa interné instant messenger líšia od aplikácií tretích strán pre okamžité správy?

Zdroj obrázka: Canadian Business

Klienti IM tretích strán, ako sú Hangouts, WhatsApp a Skype, vám umožňujú komunikovať a zdieľať informácie tým, že vám ponúkajú prenosové médium medzi odosielateľom a príjemcom. Týmto médiom sú dátové centrá príslušného klienta IM, kde sú uložené všetky údaje a rozhovory, ktoré zdieľate v aplikácii. V podstate všetky súbory, ktoré zdieľate, organizačné stratégie, o ktorých diskutujete, a všetky informácie, ktoré odovzdávate pomocou tohto klienta IM, sa prenesú na servery klientov IM a tam sa uložia vo forme databázy.

To vystavuje tieto informácie riziku krádeže a únosu. Ďalšou obavou mnohých recenzentov je, že údaje budú musieť prejsť cez verejné siete a na internete nikto nemôže s istotou povedať, že tieto údaje nebudú zachytené hackermi a zvedavými vládami, ktoré ich môžu zneužiť.

Na druhej strane, interné klientske aplikácie IM fungujú len pre váš kancelársky priestor. Na rozdiel od klientskych aplikačných serverov IM tretích strán sú interné instant messenger pripojené iba k vašej kancelárskej sieti. To znamená, že údaje zdieľané medzi odosielateľom a príjemcom v takýchto klientskych aplikáciách IM sa prenášajú cez server, ktorý je nainštalovaný vo vašom pracovnom mieste. To vám umožňuje uchovávať zdieľané údaje v rámci vašej organizácie na dôveryhodnom serveri, ktorý nie je pripojený k verejnej sieti.

Musíte prečítať:-

Klienti okamžitých správ (IM): Prečo nie sú vhodní... Aplikácie na odosielanie okamžitých správ sú na celom webe a v našich mobilných telefónoch, vďaka čomu je komunikácia jednoduchšia. Ale ako dobre tieto IM...

Ako fungujú interní klienti okamžitých správ?

Proces je takmer rovnaký ako pri klientskych serveroch IM tretích strán, aj keď s malými rozdielmi. Po prvé, IM server je tu vo vašom vlastnom kancelárskom priestore namiesto vlastníka nejakej inej aplikácie IM od tretej strany. To z vás alebo z akejkoľvek menovanej osoby v správe IT vašej organizácie robí kontrolóra-správcu vášho interného IM klienta. Teraz, aby bolo možné používať aplikáciu IM klient, príslušnému používateľovi bude poskytnuté špeciálne vygenerované používateľské meno a heslo (ktoré možno neskôr zmeniť).

Po zadaní hesla interný server priamo načíta používateľský účet so zoznamom členov pracujúcich v rámci organizácie, čím sa vytvorí váš personalizovaný zoznam kamarátov v kancelárii. Zvyšok procesu je úplne rovnaký. Odosielateľ napíše správu, ktorá sa odošle na interný server a potom sa prenesie do príjemcu. A to všetko sa deje v priebehu niekoľkých sekúnd, takže nikdy nezískate celý prenos, čo vám umožní poskytovať a prijímať okamžité odpovede.

——————–>

Interná aplikácia IM klient pracujúca na internom serveri pripojenom k ​​súkromnej sieti vám umožňuje uchovávať vaše údaje v stenách vášho pracovného miesta. Ale to nie je všetko, čo vám interný instant messenger ponúka.
Aké výhody ponúkajú in-house, hosťovaní IM klienti oproti klientskym aplikáciám IM tretích strán

Prečo by mala organizácia používať interného IM klienta oproti ľahko a voľne dostupnému instant messengeru tretej strany? Tu je zoznam všetkých plusových bodov, ktoré by vám pomohli pochopiť, prečo poslovia tretích strán, napriek funkciám, ktoré ponúkajú, nie sú pre organizácie vhodné:

1. Zdieľanie informácií sa stáva bezpečnejším

Informácie o paketoch, ktoré zdieľate v internej aplikácii IM klienta vo forme obrázka alebo dokumentu, sa prenesú iba cez kancelársku sieť a pred odoslaním do prijímača sa uložia na tamojší server. Keďže zdieľané údaje zostávajú v rámci vašej siete a serverov a nie sú súčasťou tretej strany, nemusíte sa obávať možnosti neoprávneného prístupu alebo zneužitia informácií.

Musíte prečítať:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat WhatsApp je predovšetkým o textových správach a Snapchat vám umožňuje zdieľať zábavné príbehy s vašimi priateľmi. Tu sú niektoré plusy a...

2. Vy, ako vlastník, máte kontrolu a monitorovanie zdieľaných informácií

Ako majiteľ firmy by ste určite nechceli, aby niekto nesprávne narábal s organizačnými údajmi alebo zdieľal neoprávnené súbory cez chat. Na IM klientovi tretej strany nemôžete v tomto ohľade nič predpokladať; používanie interného instant messengeru spusteného na kancelárskom serveri vám však umožní pravidelne kontrolovať informácie a údaje, ktoré sa cez aplikáciu neustále zdieľajú. Pomôže vám to predísť šíreniu nenávistných prejavov a neetickej komunikácie v rámci organizácie.

3. Self-preferred Database Management

Zdroj obrázka: MitchJ

Namiesto toho, aby ste ponechali svoju databázu servera zhromaždenú zo všetkých aktivít na IM klientovi spoločnosti tretej strany, interný messenger vám umožní uchovávať túto databázu v priestoroch kancelárie. Potom môžete nechať svojich ITčkárov usporiadať databázu podľa vášho výberu, vďaka čomu bude získavanie a ukladanie údajov jednoduchšie. Tieto usporiadané údaje môžu byť ďalej spätne použité, aby slúžili organizačným záujmom na výskumné účely.

4. Svoje údaje môžete udržiavať v bezpečí pomocou ktorejkoľvek z preferovaných metód brány firewall

Zdroj obrázka: The Washington Post

Pri aplikáciách IM tretích strán sa musíte z hľadiska bezpečnosti serverov spoľahnúť na vývojárov klienta a vlastníkov spoločnosti. Jediná chyba na ich strane môže viesť k porušeniu a môže nechať vaše údaje nechránené a zraniteľné mimo vašej kontroly. Interný server však môže byť chránený akýmkoľvek firewallom, ktorý si vyberiete ako vlastník, a môže byť chránený podľa vašich vlastných podmienok. Môžete sa teda rozhodnúť, do akej miery chcete chrániť svoje servery pred útokmi škodlivého softvéru a spywaru.

5. Vaše údaje môžete použiť vy

Zdroj obrázka: Puter Pros

Klienti IM tretích strán môžu používať vaše údaje a predávať z nich získané informácie digitálnym inzerentom a obchodníkom, aby im pomohli získať spotrebiteľov výmenou za provízie alebo priame platby. Aj keď je veľa takýchto činností zákonom zakázaných, klienti IM sa do určitej miery oddávajú takýmto činnostiam, a to aj s vaším povolením (ktoré dávate akceptovaním ich zmluvných podmienok).

Avšak tým, že máte internú aplikáciu IM s úplnou správou, môžete si vybrať svoje vlastné zmluvné podmienky a odstrániť všetky možnosti neoprávneného a irelevantného použitia vašich údajov.

6. Žiadny problém s priestorom, kým ho neminiete na svojej základni

Zdroj obrázka: IBI Times

Každá aplikácia IM klienta má obmedzený cloudový priestor vyhradený pre jeden konkrétny účet. Okrem toho sa musíte rozhodnúť pre samostatné cloudové a webové služby tretích strán alebo zaplatiť za priestor navyše. Pokiaľ však ide o interných IM klientov, priestor je obmedzený iba vtedy, ak sa ho rozhodnete nerozšíriť. Servery majú vo vnútri nainštalované vyhradené pevné disky. Aby ste umožnili uloženie väčšieho množstva údajov na server, vždy môžete mať na serveri nainštalovaných viac vyhradených jednotiek alebo jednotiek s väčším priestorom na disku. Týmto spôsobom môžete mať stále viac a viac záznamov chatu uložených na serveri IM bez problémov s platením za priestor navyše.

Musíte prečítať:-

10 najlepších nástrojov tímovej komunikácie – tímová spolupráca... Ak tiež veríte, že „Tímová práca je dôležitá pre úspech všetkých podnikov“, začnite používať nástroje skupinovej komunikácie a...

7. Kontrola nad zmenami v aplikácii IM

Korporácie tretích strán môžu pri vykonávaní zmien a aktualizácií svojich klientov IM zvážiť celkový záujem spotrebiteľov. Vlastná aplikácia IM klienta vám však umožňuje mať úplnú autoritu nad jej používateľskými politikami, aktualizáciami a jej obmedzeniami. To všetko môžete nastaviť podľa požiadaviek vášho podnikania a organizačných účelov, a preto kódujte príslušný messenger v súlade s dosiahnutím vašich obchodných záujmov. To znamená žiadne zbytočné inovácie, nechcené funkcie (podľa vášho podnikania) a oslobodenie od zmluvných podmienok a pravidiel s obmedzenými používateľmi.

8. Určené len na organizačné použitie

Interný IM klient by bol niečo, čo by fungovalo iba na kancelárskych systémoch. Keďže sa bude pripájať ku kancelárskym serverom a sieťam, nemožno ho na diaľku použiť na žiadnu osobnú komunikáciu. To by vám umožnilo mať samostatnú vyhradenú aplikáciu IM klienta pre vašu obchodnú a organizačnú komunikáciu, ktorá by bola tiež povinne nainštalovaná na každom používanom počítači. Keďže sa príslušná klientska aplikácia okamžitých správ obmedzuje na kancelárske systémy a zoznam priateľov, ktorý pozostáva iba z organizačných členov, bola by úplne vyhradená len pre vašu obchodnú komunikáciu a zdieľanie informácií a nedochádzalo by k žiadnemu rušeniu osobných kontaktov a osobnej komunikácie pri podnikovej okamžitej správe. aplikácie.

9. Kompletná účasť

Interná aplikácia IM klienta by vytvorila spoločné komunikačné médium medzi členmi, ktoré by bolo prístupné z pridelených systémov. Okrem toho by bol oddelený od aplikácií na okamžité odosielanie správ tretích strán, ku ktorým sa pristupuje na diaľku, a preto by bol otvorený iba pre kancelársku komunikáciu. Používali by ho teda všetci členovia povinne, pretože by zostal jediným miestom na zhromažďovanie všetkých organizačných aktualizácií a na vyjednávanie s kolegami.

S rýchlo sa zvyšujúcou rýchlosťou komunikácie je Instant Messaging dôležitým spôsobom, ako získať prepojenú kanceláriu. Umožňuje pracovnej skupine okamžitú vzájomnú komunikáciu, zdieľanie údajov a súborov, získavanie odpovedí a odpovedí takmer okamžite. Napriek tomu je dôležité si uvedomiť, že preteky o rýchlosť neznamenajú, že robíme kompromisy v oblasti bezpečnosti a posvätnosti organizačných údajov. Používanie služby tretej strany má viacero nedostatkov, pričom najdôležitejším z nich je skutočnosť, že sú vlastnené a kontrolované treťou stranou!

Organizácie sa budú musieť pripojiť k verejným sieťam, aby mali prístup k serverom tretích strán pre svoju internú komunikáciu. S rastúcimi obavami o súkromie a bezpečnosť a laxným prístupom týchto tretích poskytovateľov komunikačných služieb je nevyhnutné, aby sme si pre internú komunikáciu vybrali správne médium. Vyskúšajte klienta okamžitých správ s vlastným hosťovaním ešte dnes!