Klienti okamžitých správ (IM): Prečo nie sú vhodní pre organizácie?

Obchody s aplikáciami na počítačoch aj mobilných telefónoch sú zaplavené stovkami klientov alebo aplikácií okamžitých správ (IM), z ktorých niektoré zmenili spôsob, akým komunikujeme. Priame správy, skupinové chaty, videohovory , zdieľanie dokumentov a súborov. Používanie emotikonov a nálepiek robí vašu komunikáciu interaktívnejšou. Do akej miery sú však tieto aplikácie spoľahlivé?

Učíte sa, čo sú to okamžité správy?

Zdroj obrázka: Wired

Instant Messaging alebo IM sa týka zapojenia sa do komunikácie prostredníctvom odosielania a prijímania správ v reálnom čase vo forme textov. To sa vykonáva prostredníctvom samostatnej aplikácie, ktorú môže vlastniť, spravovať a spravovať tretia strana, nazývaná IM klienti. IM aplikácie majú určité základné jedinečné funkcie, vďaka ktorým sú oddelené od iných komunikačných médií, ako sú chatovacie miestnosti a e-maily. To zahŕňa „prítomnosť“, ktorá používateľom umožňuje zistiť, či je používateľ na prijímacom konci online alebo nie. Aplikácie IM navyše podporujú priame zdieľanie súborov v relácii živého textu, čo používateľom umožňuje prezerať si dokumenty, obrázky a ďalšie súbory v reálnom čase a diskutovať o nich.

Ako sa tieto aplikácie líšia od e-mailov?

Zdroj obrázka: Tech Spirited

E-maily nezaručujú okamžitú komunikáciu medzi oboma stranami v reálnom čase. Neponúka okamžitú odpoveď od prijímajúceho používateľa napriek tomu, že má internetové pripojenie. Okrem toho sú e-maily určené na popisné konverzácie vo forme dlhého textu, zatiaľ čo IM sú zvyčajne kratšie. Navyše, IM sú určené na zobrazovanie osobnej komunikácie a nemajú tendenciu vytvárať sériu prekrývajúcich sa reťazových komunikácií medzi viacerými používateľmi. Moderné aplikácie okamžitých správ však podporujú skupinovú konverzáciu prostredníctvom skupinových rozhovorov.

Ako IM funguje?

Zdroj obrázka: Stredný

Samostatná aplikácia IM od tretej strany má svoj vlastný samostatný sieťový server. Fungovanie všetkých IM klientov je rovnaké bez ohľadu na ich platformy. Aplikácie IM vytvárajú spojenie medzi svojimi servermi a zariadením používateľov pomocou ich internetového pripojenia. Používateľ spustí IM klienta zaregistrovaním ID používateľa a hesla, ktoré sa uloží na serveri klienta. Teraz ako používateľ povolíte IM klientovi prístup k vášmu zoznamu kontaktov, ktorý porovná so svojím zoznamom používateľov, ktorý sa nazýva zoznam priateľov. Klient vám potom pošle informácie o tom, ktoré z vašich kontaktov sú súčasťou jeho zoznamu priateľov a sú k dispozícii na spojenie.

Keď je váš prispôsobený zoznam priateľov pripravený, môžete si vybrať používateľa, s ktorým chcete komunikovať, a zvyšok procesu je hračkou. Počas chatovania by klient-server fungoval ako prenosové médium medzi vaším a zariadením príjemcu.

Pozri tiež:-

6 užitočných tipov a trikov pre WhatsApp Web WhatsApp Web je spoľahlivá a bezpečná služba na odosielanie správ, ktorá vám umožňuje odosielať a prijímať správy z počítača...

Prečo môžu byť organizácie v dôsledku týchto klientov IM v strate?

Aplikácie IM sa ľahko používajú, majú jednoduchý registračný proces a majú množstvo funkcií, ktoré vám poskytnú zážitok z osobnej komunikácie. Navyše vám umožňuje zdieľať súbory a obrázky a niektoré z nich často umožňujú aj zdieľanie polohy. Prečo teda organizácie nemôžu využívať tieto funkcie na vykonávanie svojej každodennej profesionálnej komunikácie a zdieľania súborov? No, existujú nevýhody, ktoré môžu predstavovať riziká pre tieto podniky:

• Zdieľanie súborov na serveri tretej strany vás môže stáť ochranu osobných údajov

Všetky informácie alebo súbory zdieľané na príslušnom klientovi IM sa prenášajú od odosielateľa k príjemcovi pomocou paketov údajov cez server klienta. Tieto pakety obsahujú vaše prenášané informácie, ktoré sú navždy uložené u klienta. Keďže títo klienti okamžitých správ nie sú interní, nemáte žiadnu kontrolu nad ochranou súkromia súborov a nemáte žiadnu kontrolu nad ich dostupnosťou. Budete úplne závislí od operátorov okamžitých správ, aby zabezpečili ochranu údajov pred neoprávneným prístupom. Hoci veľa klientov IM hovorí, že informácie sú vždy šifrované; kto to však môže povedať naozaj?

Ako vlastník alebo manažér akejkoľvek organizácie by ste určite nechceli, aby sa žiadne z vašich obchodných informácií zdieľali na serveroch tretích strán. Zatiaľ čo spoločnosti IM tvrdili, že údaje sú vždy chránené, nedávne prípady narušenia údajov a neoprávneného spravodajského dohľadu nad používateľmi klientov IM hovoria niečo iné.

• Nedostatok zabezpečenia údajov

Zdroj obrázka: TechCrunch

Aj keď môžete svoje zariadenie chrániť pred spywarom a malvérom pomocou služieb brány firewall, prenosovú linku medzi zariadením a klientskym serverom okamžitých správ nemôžete chrániť iba pomocou brány firewall.

Internet je široký a je plný škodlivých nebezpečenstiev, ktoré môžu poškodiť vaše webové aktivity, a to aj tým, že bránia vašim konverzáciám. Klienti IM vyžadujú pripojenie k verejným sieťam, a preto ich servery ukladajú a spracúvajú informačné pakety z viacerých sietí po celom svete. Tento server je veľmi náchylný na útoky škodlivého softvéru a vzhľadom na dostupnosť v akejkoľvek verejnej sieti je ešte riskantnejšie spoliehať sa naň z hľadiska bezpečnosti. Pri akomkoľvek úspešnom pokuse o hacknutie by boli vaše údaje ohrozené a neskôr by mohli byť zneužité a nezákonné.

• Pre klientov IM by vaša organizácia bola produktom

Zdroj obrázka: Messenger People

Klientske aplikácie IM prevádzkujú obchodné korporácie a rovnako ako vaše organizácie, aj oni majú svoj obchodný model. Tieto spoločnosti používajú vaše používateľské informácie na rôzne marketingové kampane a zarábajú peniaze výmenou za zdieľanie týchto informácií s relevantnými inzerentmi. Byť vlastníkom firmy by človek nikdy nechcel, aby sa jeho organizačné informácie zverejnili neznámemu alebo neidentifikovanému zdroju.

• Problémy so zálohovaním a obmedzenia prenosu

Zdroj obrázka: Prehľad riešení

Na úrovni podniku by každý podnik chcel viesť záznamy o dokumentoch obsahujúcich dôležité organizačné údaje. Tieto údaje sa používajú ako referencia v budúcich obchodných stratégiách. Ale žiadna aplikácia na odosielanie správ by vám nikdy neposkytla veľký priestor na zálohovanie. Okrem toho má každá aplikácia IM klienta obmedzenia na obmedzenie počtu znakov pre texty, ako aj na veľkosť prenášaných súborov. Z organizačných dôvodov môžu byť tieto obmedzenia prekážkou komunikácie a zdieľania údajov.

Vo väčšine prípadov by sa obchodná organizácia rozhodla pre samostatnú cloudovú zálohovaciu službu okrem klienta IM. To by opäť predstavovalo riziko používania serverov tretích strán. Vaše uložené dáta preto vždy zostanú na externom cloudovom serveri a ich bezpečnosť závisí od vlastníkov servera. Takže bez ohľadu na to, čo robíte, ak klient IM, ktorý používate, nie je interný, to znamená, že je vytvorený na napĺňanie iba kancelárskych záujmov, vaša organizácia bude naďalej čeliť týmto problémom.

• Spotrebiteľská podpora?

Zdroj obrázka: AnswerFirst

Po ňom by mal byť väčší otáznik. Ako individuálny používateľ nie je problém čeliť problémom, ako je strata údajov alebo chyby servera. Ale keďže ste v organizácii, tieto problémy vás môžu stáť veľa peňazí. Organizácia si určite nemôže dovoliť stratu dát alebo zvládanie svojich každodenných úloh, ak to jej komunikačný klient vzdá. Servery tretích strán môžu často čeliť problémom a niekedy ich správcovské spoločnosti z rôznych dôvodov dokonca odstavia. Teraz veľa šťastia pri žonglovaní medzi ich odborníkmi na zákaznícke služby a zároveň ohroziť vašu prácu a čas.

• Vedľa položky Zero Control: Časté zmeny a aktualizácie

Zdroj obrázka: Wired

Klientske aplikácie IM tretích strán majú viac ako jedného používateľa. Preto existujú stovky ďalších spotrebiteľov takýchto aplikácií a všetci majú iné požiadavky. Teraz by vlastník príslušného IM klienta vykonal zmeny alebo aktualizácie v tejto aplikácii podľa potrieb svojej väčšinovej spotrebiteľskej základne. Ako vlastník firmy si nemôžete byť istý, či tieto inovácie alebo zmeny spĺňajú vaše záujmy alebo nie.

Navyše podmienky zmlúv, zásady ochrany osobných údajov a používateľské zmluvy sa často menia bez vášho vedomia. Riadenie organizácie bez kontroly zdieľania údajov a organizačnej komunikácie je riskantná úloha. Stojí to za to riziko?

• Možno nízka účasť členov

Zdroj obrázka: Wired

Prečo by ste potrebovali IM klienta pre váš kancelársky priestor? Udržiavať každého zainteresovaného člena v spojení prostredníctvom spoločného nástroja a zabezpečiť, aby sa organizačné rozhodnutia a informácie dostali ku každému bez akejkoľvek diskriminácie. Teraz existujú stovky klientskych aplikácií IM. Nie je možné, aby každý člen organizácie používal rovnakú aplikáciu IM klienta. Niektorí z nich si teda stiahnu aplikáciu na odosielanie okamžitých správ, o ktorú nemajú záujem. Keďže tam nebudú dobrovoľne aktívni, ovplyvnilo by to účasť používateľov.

• Nie je to len na prácu

Ktoré sú najpoužívanejšie klientske aplikácie IM; WhatsApp, Google Hangouts, Skype atď.?

Správny?

Zdroj obrázka: Android Central

Žiadna z týchto aplikácií sa nerozdvojuje medzi oficiálnymi ľuďmi a vašimi individuálnymi kontaktmi. Ak sú vaše osobné kontakty dostupné v aplikácii používanej vašou organizáciou, budú zahrnuté do vášho zoznamu priateľov. Takže teraz sú vaše osobné a profesionálne konverzácie zlúčené, čím sa vaše rozhranie a správa organizačnej komunikácie stáva problematickou úlohou.

Po tomto všetkom je celkom jasné, že používanie globálneho servera tretej strany a klienta okamžitých správ na úplné organizačné využitie nie je dobrou voľbou. Keďže tieto klientske aplikácie IM prevádzkujú obchodné korporácie, je pravdepodobné, že nikdy nebudú prioritne plniť vaše organizačné záujmy. Navyše prichádzajú so všetkými nevýhodami, ktoré by spôsobil server mimo prevádzkových priestorov. Vystavuje vaše informácie riziku krádeže a zneužitia, drží vás mimo kontroly, obmedzuje vaše privilégiá na prenos údajov a čo je najdôležitejšie, zdieľa vaše údaje s cudzími ľuďmi na ich komerčné zisky.

Myslíte si, že týmto spôsobom môžete v budúcnosti prevádzkovať a rozširovať bezpečný biznis? S toľkým dohľadom nad vašimi organizačnými aktivitami by vám títo klienti IM len ťažko pomohli rásť. Preto je dôležité, aby ste ako majiteľ firmy našli alternatívu, ktorá raz a navždy vyrieši vaše problémy. 

Interní IM klienti majú potenciál nahradiť messengerov tretích strán . Keďže bežia na súkromných serveroch a nespôsobujú žiadne zásahy tretích strán, môžu byť najlepšou alternatívou, ktorú si môžu moderné organizácie zvoliť.