Ako spravovať schôdze v programe Outlook

Tu sú naše tipy, ako môžete spravovať schôdze v programe Outlook

Použite Asistenta plánovania. Túto vstavanú funkciu Outlooku nájdete kliknutím na kartu Domov, kliknutím na šípku nadol vedľa položky Nový e-mail a výberom položky Schôdza.

Predtým, ako odsúhlasíte pripojenie k schôdzi prostredníctvom e-mailu, môžete si rýchlo prezrieť svoj kalendár, aby ste videli, ako sa formuje váš deň alebo týždeň. Stačí umiestniť kurzor myši na ikonu Kalendár a zobraziť mesačný kalendár.

Otvorte e-mail so žiadosťou o schôdzu. Mali by ste vidieť Prijať, Nezáväzne alebo Odmietnuť. Kliknutím na jednu z nich oznámite účastníkom schôdze svoj stav a pridáte ho do kalendára.

Ak pracujete z domu alebo sa teraz vraciate do kancelárie, niečo sa po čase vždy opakovalo, sú stretnutia. Od diskusie o dôležitých témach, rozhovorov, individuálnych rozhovorov a mnohých ďalších, súčasťou každého podnikania alebo práce sú stretnutia, aby sa každý dostal do tempa a zostal na rovnakej vlne.

Čím viac stretnutí však máte, tým chaotický môže byť váš kalendár. Aplikácia Outlook v systéme Windows 10, ktorá je súčasťou Microsoft 365, uľahčuje správu schôdzí. Tu sú naše tipy, ako môžete spravovať schôdze v programe Outlook.

Použite Asistenta plánovania

Našou voľbou číslo jedna na správu schôdzí v programe Outlook je použitie Asistenta plánovania. Túto vstavanú funkciu Outlooku nájdete kliknutím na kartu Domov, kliknutím na šípku nadol vedľa položky Nový e-mail a výberom položky Schôdza. Potom by sa v hornej časti mala zobraziť karta pre asistenta plánovania. Kliknite na toto.

Pri pohľade na Asistenta plánovania sa v tieňovanej oblasti so zvislými pruhmi zobrazia požadované časy stretnutí. Potiahnutím pruhov môžete upraviť čas. V mriežke sa tiež zobrazí, kedy sú účastníci k dispozícii. Uvidíte, že Outlook tiež navrhne časy a počet konfliktov pre toto stretnutie, ak nejaké existujú.

Asistent plánovania pomáha zaistiť, že všetci účastníci schôdze budú na rovnakej stránke a že nedochádza ku konfliktom. Zablokuje časy, keď vaši kolegovia nie sú k dispozícii, a dokonca vám umožní vidieť, kedy sú a nie sú pri schôdzi k dispozícii zasadacie miestnosti.

Rýchlo zobrazte svoj kalendár

Ďalším krokom pri správe schôdzí v programe Outlook je použitie kalendára programu Outlook vo svoj prospech. Predtým, ako odsúhlasíte pripojenie k schôdzi prostredníctvom e-mailu, môžete si rýchlo prezrieť svoj kalendár, aby ste videli, ako sa formuje váš deň alebo týždeň. Stačí umiestniť kurzor myši na ikonu Kalendár a zobraziť mesačný kalendár. S rýchlym zobrazením kalendára budete môcť vidieť svoj plán bez toho, aby ste museli nechať svoje e-maily.

Keď umiestnite kurzor myši na ikonu, budete môcť vidieť nadchádzajúce stretnutia a stretnutia na daný týždeň. Môžete tiež vidieť, v ktorých miestnostiach sa vyskytujú a v akom čase. Ak chcete, môžete tiež vybrať ikonu Ukotviť náhľad v pravom hornom rohu kalendára (v blízkosti posuvnej lišty), aby ste náhľad ukotvili a sledovali vás pri čítaní e-mailov.

Využite funkciu žiadostí o schôdzu vo svoj prospech

Náš posledný výber sa týka funkcie žiadostí o schôdzu v programe Outlook. S týmto máte plnú kontrolu nad odpovedaním na žiadosti o schôdzu hneď, ako ich dostanete, a zaistíte tak, že budete mať vo svojom kalendári najaktuálnejšie informácie. Pomáha tiež vyčistiť vašu doručenú poštu od pozvánok.

Ak chcete použiť túto funkciu, budete musieť otvoriť e-mail so žiadosťou o schôdzu. Mali by ste vidieť Prijať, Nezáväzne alebo Odmietnuť. Kliknutím na jednu z nich oznámite účastníkom schôdze svoj stav a pridáte ho do kalendára. Ak súhlasíte, môžete Upraviť odpoveď pred odoslaním, Odoslať odpoveď teraz alebo Neodoslať odpoveď. Tieto voľby pomôžu organizátorovi stretnutia získať lepšiu predstavu o tom, kto sa plánuje zúčastniť. Ak neodpoviete, osoba, ktorá to organizovala, nebude vedieť, či sa plánujete zúčastniť alebo nie.

Samozrejme, môžete tiež kliknúť na možnosť Navrhnúť nový čas a navrhnúť náhradný čas stretnutia. Alebo, keď prijmete schôdzu, môžete upraviť schôdzu zo svojho kalendára, napríklad zmeniť čas, kliknutím pravým tlačidlom myši.

Pozrite si aj ďalšie funkcie

Hoci sme diskutovali o aplikácii Outlook v systéme Windows, existujú aj ďalšie spôsoby spravovania schôdzí. Tieto pokrývajú Outlook pre web a Outlook pre mobil. Ako bolo oznámené v júli , Outlook na webe teraz poskytuje používateľom väčšiu kontrolu nad pozvánkami na schôdzu tým, že zobrazuje správy, podrobnosti o schôdzi, odpovede účastníkov a ďalšie. Outlook pre Android medzitým zobrazuje informácie, ktoré môžete považovať za relevantné, ako sú e-maily a súbory, v podrobnostiach udalostí vo vašom kalendári, aby ste mohli lepšie plánovať stretnutia. Určite existuje viac spôsobov, ako spravovať schôdze v programe Outlook, takže nám dajte vedieť, ako spravujete svoje schôdze, a napíšte nám komentár nižšie.