Užitočné tipy, ako správne zorganizovať virtuálne stretnutia

Virtuálne stretnutia sa stali bežnejšími, najmä počas pandémie, keď väčšina ľudí začala pracovať na diaľku. Niektoré spoločnosti majú kancelárie po celom svete, takže často vedú online stretnutia, aby mohli efektívne komunikovať.

Bez aplikácií na virtuálne stretnutia by bolo veľmi ťažké spojiť sa so svojimi kolegami, klientmi alebo zamestnancami. Ak chcete uskutočniť virtuálne stretnutie správnym spôsobom, je potrebné zvážiť niekoľko vecí, o ktorých sa bude diskutovať v tomto článku.

Obsah

• 1 Príprava kontrolného zoznamu schôdze
• 2 Výber správnej platformy
• 3 Komunikácia a zapojenie

Príprava kontrolného zoznamu stretnutia

Je dôležité, aby ste na virtuálne stretnutia vstupovali s plánom, aby ste svoj čas využili rovnako ako pri osobnom stretnutí. Najprv si musíte stanoviť ciele a ciele, ktoré by ste chceli na tomto stretnutí dosiahnuť. Zapíšte si všetky body, ktoré chcete pokryť do programu schôdze , aby ste mali veci zorganizované a poradu mali hladkú.

Poznačte si, kto bude hostiteľom stretnutia a kto predstaví určitú tému. Napíšte tieto mená vedľa každého bodu rozhovoru v programe stretnutia. Keď skončíte, pošlite túto agendu e-mailom všetkým možným účastníkom v predstihu, aby mali možnosť si ju prečítať a povzbudili ich, aby si pripravili otázky týkajúce sa týchto tém.

Výber správnej platformy

Existuje množstvo online programov na stretnutia, ktoré ľudia používajú na celom svete na vedenie svojich virtuálnych stretnutí. Pri výbere toho správneho je potrebné zvážiť niekoľko faktorov. Ak chce vaša spoločnosť organizovať virtuálne stretnutia pre veľké udalosti, skúste hľadať platformu, ktorá je na tento účel špecifická.

Pri bežných každodenných stretnutiach vyhľadajte program, ktorý vám umožní zaznamenať si stretnutia pre budúce použitie, alebo ak niekto stretnutie zmeškal, môže si ho pozrieť neskôr. Niektoré programy obsahujú bočný chat na kladenie otázok rečníkovi bez narušenia jeho reči. Niekedy chcú ľudia položiť niekoľko otázok súčasne, a ak hovoria naraz, môže to narušiť stretnutie a stratiť čas.

Ďalšou užitočnou funkciou je zistiť, či vám program umožňuje synchronizovať plány stretnutí s online kalendárom. Zjednodušuje pozývanie ľudí na schôdzu a každej osobe posiela automatické pripomenutia.

Niektoré programy vám umožňujú pridať logo vašej spoločnosti a farebné motívy do virtuálnych zasadacích miestností, aby ste pri stretnutiach s klientmi odrážali vašu profesionálnu identitu. Ďalšie funkcie, ako napríklad odosielanie kvízov a hier vašim zamestnancom počas stretnutia, môžu pomôcť pri jeho aktivizácii a povzbudení ľudí, aby sa zapojili. Budete potrebovať všetky možné nástroje, aby ste zabezpečili, že sa ľudia budú aktívne zúčastňovať virtuálneho stretnutia.

Komunikácia a angažovanosť

Aby ste zabezpečili hladký priebeh stretnutia, mali by ste si stanoviť niektoré základné body etikety stretnutí, ktoré by mali všetci účastníci dodržiavať. Najprv sa rozhodnite, ako môžu účastníci klásť otázky , keď niekto hovorí.

Mali by stlačiť tlačidlo „zdvihnúť ruku“ alebo položiť svoje otázky v chate? V každom prípade požiadajte účastníkov, aby stlačili tlačidlo stlmenia, keď niekto hovorí, aby sa zablokovali zvuky v pozadí a aby hovorili len vtedy, keď ich hostiteľ požiada, aby sa zapojili do konverzácie, aby sa predišlo prerušeniam.

Majte na pamäti, že môžu existovať rozdiely v rýchlostiach internetového pripojenia, čo spôsobuje oneskorenie reči a poruchy, ktoré môžu byť časovo náročné. Pred začatím stretnutia si venujte pár minút a spýtajte sa ľudí, ako sa majú. Môžete sa zapojiť do priateľského rozhovoru na päť minút, aby ste sa spojili so svojimi zamestnancami a umožnili im vzájomnú komunikáciu.

Zapojenie účastníkov do virtuálneho stretnutia môže byť zložité. Ak majú zamestnanci tendenciu driemať počas osobných stretnutí, ako si myslíte, že budú konať na virtuálnych stretnutiach? Nezabudnite každého osloviť jeho menom, aby ste upútali jeho pozornosť a tu a tam položili otázku.

Ak máte pocit, že niekto nereaguje alebo sa nezúčastňuje na bočnom rozhovore, dovoľte mu, aby sa občas ozval a požiadajte ho, aby sa zapojil do rozhovoru. To prinúti ostatných venovať pozornosť, v prípade, že im položíte otázku. Tiež im to dáva pocit, že chcete počuť ich názory na schôdzi.

Dôležité pri každom virtuálnom stretnutí je uistiť sa, že sa každý zúčastní niekoľkokrát alebo toľkokrát, koľko stretnutie dovolí. Umožnite každej osobe hovoriť aspoň raz na stretnutí a povzbuďte ju, aby písala otázky vo vedľajšom rozhovore.

Je tiež užitočné uskutočniť aspoň raz za mesiac zábavné stretnutie, aby sa ľudia mohli navzájom zoznámiť, vďaka čomu stretnutia budú prebiehať prirodzenejšie.