Tipy a triky pre pracovnú plochu Microsoft Teams pre lepšiu komunikáciu

Na rozdiel od Skype, Microsoft Teams nie je jednoduchý nástroj. Teams môžete považovať za kombináciu Slacku a Skype. Ide o celkový nástroj na komunikáciu a videokonferencie, ktorý možno prispôsobiť potrebám vašej firmy. Je rozľahlý a pod povrchom sa skrýva množstvo funkcií. Takže tu je niekoľko tipov a trikov pre tímy Microsoft pre lepšiu komunikáciu.

Tipy a triky Microsoft Teams

1. Rozostrenie pozadia a virtuálne pozadie

Podobne ako Skype, aj Microsoft Teams poskytuje možnosť rozostrenia pozadia. Táto možnosť je naozaj užitočná, najmä keď všetci pracujeme z domu. Na rozdiel od Skype však teraz nemôžete natrvalo povoliť „Rozostrenie pozadia“. Musíte to urobiť samostatne pre každý videohovor. Tu je postup, ako povoliť rozostrenie pozadia.

Počas videohovoru kliknite na tri tlačidlá úplne vpravo na plávajúcom paneli. V rozšírenej ponuke kliknite na „ Efekty pozadia “. Na stránke efektov na pozadí by ste videli veľa efektov. Úplne prvou možnosťou je Blur my Background . Kliknite naň a váš video stream sa reštartuje a pozadie by malo byť rozmazané.

Okrem možnosti Rozmazať moje pozadie poskytuje Teams aj virtuálne pozadie. Je zrejmé, že keď si ich vyberiete, nahradí vaše pôvodné pozadie. Odteraz vám však spoločnosť Microsoft umožňuje iba šablóny na pozadí poskytované v aplikácii Teams. Ak sa chcete dozvedieť viac, pozrite si náš vyhradený článok o virtuálnom pozadí a režime rozmazania tímov .

2. Klávesové skratky

Klávesové skratky sú tou najpraktickejšou vecou, ​​či už máte na starosti Outlook alebo Teams. V rámci Microsoft Teams môžete stlačiť „Ctrl+“. kedykoľvek zobraziť klávesové skratky. Najdôležitejšie z nich sú však nasledovné.

• Ctrl+E (⌘+E na Macu ): Prejdite na panel vyhľadávania
• Ctrl+plus (⌘+plus na Macu ): priblíženie
• Ctrl+mínus (⌘+mínus na Macu ): Oddialenie
• Esc: Zatvorte kontextové okná
• Ctrl+G (⌘+G na Macu ): Prejsť na ľubovoľný tím/kanál

3. Príkazy lomky

Podobne ako Slack, aj Microsoft Teams má príkazy s lomkou . Tieto príkazy lomky však nefungujú všade. Funguje iba na najvrchnejšom paneli vyhľadávania. Ak chcete rýchlo prejsť na panel vyhľadávania, stlačte Ctrl+E (⌘+E na Macu ).

Príkaz lomky, ktorý často používam, je „/dnd“. Ako už názov napovedá, zapne režim Nerušiť a od prioritných kontaktov budete dostávať iba urgentné správy. Podobne môžete tiež spustiť „/available“, aby ste zmenili svoj stav na Dostupné. Ďalším užitočným príkazom Slash je „/goto“. Pomáha vám rýchlo prejsť na kanál alebo tím.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Tu je množstvo užitočných príkazov Slash.

• /goto – Prejsť na tím alebo kanál
• /call – Zavolajte niekomu
• /mentions – Pozrite si všetky chaty a aktivity, kde ste spomenutí
• /neprečítané – zobrazí všetky vaše neprečítané aktivity
• /uložené – zobrazí uložené správy

4. Zmienky

Teraz, keď hľadáte užitočné informácie v rámci kanála, je lepšie čítať obsah, ktorý je zameraný na vás. V podstate správy, ktoré ste spomenuli. Ak sa k nim chcete dostať, zadajte do vyhľadávacieho panela „/menions“. Prípadne môžete prejsť na kartu Aktivita a kliknúť na ikonu Filter vedľa možnosti Informačný kanál. Potom kliknite na 3 bodky a vyberte „@Mentions“.

5. Oznámenia

V predvolenom nastavení vám Microsoft Teams pošle upozornenie na každú nepríjemnú vec. Napríklad Slack vám neposiela upozornenia na správy kanála, pokiaľ v nich nie ste spomenutí. Microsoft Teams však pošle upozornenie na banner, ako aj e-mail. Ak to chcete vypnúť:

• Kliknite na ikonu profilu v pravom hornom rohu a kliknite na položku Nastavenia
• V kontextovej ponuke nastavení prejdite na kartu Upozornenia

Na stránke upozornení uvidíte akcie, ktoré možno vykonať pre každý typ upozornenia. V zásade existujú 3 typy akcií pre upozornenie: Banner a e-mail, Banner a Zobraziť iba v informačnom kanáli. Zatiaľ čo prvé 2 sú samovysvetľujúce, výber tretieho znamená, že tieto upozornenia sa budú zobrazovať iba na karte Aktivita.

Napríklad Microsoft Teams vám v predvolenom nastavení pošle e-mail spolu s upozornením na banner, keď vás niekto spomenie v tíme alebo kanáli. Aj keď nemám problém s upozornením na banner, nerád dostávam e-maily na všetky tieto zmienky. Preto som ich zmenil iba na „Banner“.

6. Roboty a aplikácie

Microsoft Teams vám umožňuje mať vo svojom tíme neobmedzený počet aplikácií a robotov. V prípade, že neviete, roboty a aplikácie buď poskytujú dodatočné funkcie pre tímy Microsoft, alebo vám pomôžu integrovať sa s inými platformami. Niektoré z užitočných aplikácií, ktoré môžete použiť, sú nasledovné.

• Polly – organizovanie prieskumov v rámci stretnutí
• RememberThis – nastavenie pripomenutí pre vlákna rozhovoru v rámci Teams
• Mio – Chatujte s kontaktmi Slack a WebEx
• Zoom – organizovanie skupinových konferencií

Máme špeciálny článok o najlepších aplikáciách Microsoft Teams , ktorý sa do hĺbky dotýka inštalácie a funkcií týchto aplikácií. Pre lepšiu prehľadnosť si ho môžete prejsť.

7. Vymeňte tabuľu

Keď už sme pri téme aplikácií tretích strán, tu je ďalšia dôležitá – od ruky. Teraz je tabuľa v Microsoft Teams základná a je obmedzená iba na písanie rukou. Ak tabuľu často používate na programovanie modelov Sprint, návrh drôtových modelov, prototypovanie, video storyboarding atď., mali by ste vyskúšať tabuľu Freehand by Invision. V porovnaní s tabuľou MS Whiteboard ponúka viac tvarov, ako sú obdĺžniky, čiary a kruhy.

Voľnú ruku možno použiť aj počas videokonferencie namiesto tabule tímov. Navyše môžete prezentovať tabuľu Freehand aj bez toho, aby ste museli viesť videohovor. Často ho používame na vytvorenie storyboardu nášho videa YouTube Intros.

Integrujte  Freehand od InVision

8. Pohlcujúca čítačka

Immersive Reader populárneho prehliadača Edge je tiež integrovaný do Microsoft Teams. Pohlcujúca čítačka by nebola príliš užitočná funkcia, ale režim čítania nahlas, ktorý s ňou získate, je užitočný. Ak chcete prejsť do režimu imerznej čítačky, kliknite na 3 bodky nad správou a kliknite na Imerznú čítačku.

Keď sa dostanete do režimu pohlcujúcej čítačky, v spodnej časti uvidíte tlačidlo „Prehrať“. Hneď ako naň stlačíte, prednesie za vás celú správu. Často ho používam na čítanie článkov a skriptov, ktoré mi posielajú cez Teams.

Záverečné slová

Mnoho ďalších funkcií, ako sú ID kanálov a tímových e-mailov, nahrávanie schôdzí v cloude, komunikácia cez Skype funguje iba vtedy, ak máte konto Microsoft 365. Ak máte ďalšie problémy alebo otázky týkajúce sa Microsoft Teams, dajte mi vedieť v komentároch nižšie

Prečítajte si tiež: Slack vs. tímy: Ktorý nástroj na komunikáciu a spoluprácu použiť