Tip na zvýšenie produktivity: Používanie IFTTT na automatizáciu procesu – odosielanie upozornení z Twitteru do Microsoft Band 2

Novou a zastrešujúcou stratégiou Microsoftu je premeniť sa na „first cloud-first, mobile-first“ produktívnu spoločnosť, čo je masívna transformácia z prevažne „spoločnosti Windows“, ako tomu bolo po desaťročia. Ponukou širokej škály riešení produktivity, ktoré fungujú na každej dôležitej platforme, je spoločnosť Microsoft na dobrej ceste stať sa skutočne všadeprítomným dodávateľom produktov a služieb, ktoré vám pomôžu robiť veci.

Riešenia spoločnosti však nefungujú vo vákuu. Existuje množstvo možností tretích strán, ktoré môžu pomôcť zefektívniť rôzne produkty spoločnosti Microsoft. A keďže Microsoft tvrdo pracuje na tom, aby veci fungovali na iOS a Androide spolu s ich vlastnou platformou Windows 10, je veľká šanca, že všetky tieto rôzne nástroje môžete použiť s vašimi obľúbenými produktmi Microsoftu bez ohľadu na to, aký smartfón si vyberiete.

Jedným z takýchto nástrojov je IFTTT (čo je skratka pre IF This Then That), ktorý pracuje na pozadí, aby prijal rôzne vstupy alebo „spúšťače“, spracoval ich a potom ich vydal tak či onak do iného zariadenia alebo senzora. Aj keď má IFTTT aplikácie, ktoré bežia na iOS a Androide, a nie na Windowse 10 (PC alebo mobil), je to predovšetkým služba, ktorá podporuje množstvo kľúčových produktov Microsoftu na backende.

Tu je zoznam produktov spoločnosti Microsoft, ktoré momentálne podporuje IFTTT:

• Jedna poznámka
• OneDrive
• OneDrive for Business
• Office 365 Business and Education (takže nespotrebiteľské verzie)
  • Kalendár Office 365
  • Kontakty Office 365
  • Office 365 Mail

Hoci sa môže zdať, že podpora IFTTT pre produktový rad Microsoftu je obmedzená, stále je možné dosiahnuť veľa. IFTTT môže podporovať toľko ďalších služieb (celkom je k dispozícii 305 kanálov, keď je tento príspevok napísaný), že vás možno prekvapí, čo môžete urobiť. Pre mňa je OneNote mimoriadne dôležitým prvkom mojej sady nástrojov produktivity – OneNote je miesto, kde si nakoniec všetko uložím – a preto IFTTT mimoriadne dobre zapadá do môjho pracovného postupu.

Prípad prekvapivého vydania programu Windows Insider

Včera večer som si spomenul na jedno použitie IFTTT, ktoré je pre mňa ako editora WinBeta mimoriadne užitočné. Microsoft neúmyselne vydal Windows 10 Insider Preview zostavenie 13432 a začalo sa tlačiť medzi Insiderov okolo 19:30 PST. Pravdepodobne nikto nečakal, že táto zostava bude vydaná, a tak som na to nedával pozor.

Ako redaktor na tejto stránke som zodpovedný spolu s ostatnými redaktormi, ktorí majú službu, za to, že budeme oznamovať tieto druhy aktualizácií hneď, ako prídu. Niekedy sú zostavy uvoľnené, keď som jediným editorom na stránke, a niekedy to znamená, že som odišiel od stola presne vo chvíli, keď Gabe Aul stlačil veľké červené tlačidlo (úmyselne alebo nie). V tomto prípade som jedol neskorú večeru.

Vo WinBeta by sme radi dostali naše prvé oznámenia čo najskôr po vydaní zostáv, pretože naše publikum to od nás očakáva. Ak počkáme 30 minút, aby sme vám všetkým dali vedieť, že je k dispozícii nová zostava a čo táto zostava obsahuje (a čo nie), strácame hodnotu. Ktokoľvek vám môže dať vedieť, čo sa deje o niekoľko hodín neskôr – zdá sa nám, že meškanie 10 minút je príliš dlhé. Stáva sa, samozrejme, že nie sme prví so správami a občas nás meškajú, ale určite sa nám to nepáči.

Teraz, aj keď som na stránke, nie vždy sa zameriavam na Twitter, kde Gabe prvýkrát oznámil, že je k dispozícii nová zostava. Možno píšem originálny materiál, kontrolujem RSS kanály alebo Reddit, alebo PRNews, alebo akékoľvek iné zdroje pre aktuálne príbehy – alebo úplne mimo akéhokoľvek systému, ako som bol včera večer. Posledná vec, ktorú chcem, je, aby mi niekto dal vedieť, že Gabe pred piatimi minútami tweetoval, že zostava bola vydaná – pretože potom musím napísať úvodný príbeh a nechať ho zverejniť, bez ohľadu na to, ako rýchlo by som mohol byť písanie príspevku trvá pár minút. Ak začnem hneď po zatlačení tweetu, tak som pred hrou.

IFTTT a môj Band 2 prídu na pomoc

A tak som sa jedného dňa spýtal sám seba, aký je najlepší spôsob, ako vedieť, keď Gabe tweetne správy - najmä ak som mimo svojho stola a najmä ak nemám pri sebe telefón alebo čokoľvek iné? Odpoveď sa ukázala byť jednoduchšia, ako som si myslel. Jediná vec, ktorá je takmer vždy so mnou – vlastne na mne – je môj Microsoft Band 2 . Jediný čas, kedy ho zložím, je v podstate, keď sa osprchujem a keď potrebuje nejaký čas v nabíjačke, ktorá leží na stole v mojej domácej kancelárii.

To bola prvá časť skladačky. Ak počas pracovnej doby odstúpim od svojho stola, potom je takmer zaručené, že budem mať Band 2 na zápästí. Band 2 je schopný posielať upozornenia, pokiaľ je môj telefón v dosahu Bluetooth, ktorý je takmer všade v mojom dome. Aj keď na mojom Band 2 nemám spustených toľko upozornení, neustále mi bežia upozornenia na telefónne hovory, textové správy a pripomienky Cortany.

To ma viedlo k ďalšej otázke – existuje nejaký spôsob, ako dostať upozornenie prostredníctvom telefonátu alebo SMS, keď Gabe tweetne o novej zostave? Telefonáty sa nebudú uskutočňovať, aspoň nie ľahko, a sú rušivé. Ale textové správy, teraz je tu možnosť, ktorá by pre mňa mohla fungovať.

Ako potom môžem dostať textovú správu, keď Gave tweetne o novej zostave? To je miesto, kde prichádza IFTTT a proces je v skutočnosti celkom jednoduchý. Tu je návod, ako som to urobil.

Krok 1: prihláste sa do IFTTT

To je dosť jednoduché – účet IFTTT som si vytvoril pred viac ako rokom a odvtedy ho produktívne používam. Jedna vec, ktorú si treba o IFTTT zapamätať, je, že služba vyžaduje pripojenie k rôznym iným službám (napr. pozri krok 2) a udelenie povolenia na vykonávanie vecí. Ak sa takýchto vecí obávate z bezpečnostných dôvodov a/alebo z dôvodov ochrany súkromia, potom IFTTT nemusí byť pre vás.

Začnite vytvárať bezplatný ifttt zadaním svojej e-mailovej adresy a vytvorením hesla.

Osobne som s tým v poriadku, pretože pokiaľ môžem povedať, riziká sú obmedzené. Zdá sa napríklad, že kanál OneNote dokáže iba vytvárať stránky, nie k nim pristupovať, a preto sa nezdá, že by sa niekto mohol nabúrať do OneNotu prostredníctvom môjho účtu IFTTT a robiť čokoľvek iné, ako vytvárať nové poznámky. Viac by ma znepokojovalo, keby IFTTT dokázala prečítať moje osobné poznámky a čo je ešte horšie, skopírovať alebo zverejniť ich niekde inde.

Vo všeobecnosti sa nebojím toho, čo môže niekto urobiť s ostatnými kanálmi, ktoré som prepojil, ako sú Facebook alebo Twitter. Nanajvýš by to bolo trápne, keby sa niekto nabúral a zverejnil niečo urážlivé. A samozrejme, IFTTT je len jedným z mnohých hackerských vektorov - ak o takýchto veciach príliš premýšľam, prestanem používať technológiu úplne.

Napriek tomu je potrebné mať na pamäti

Krok 2: pripojte sa k Twitteru IFTTT

Kanály sú backendové služby, s ktorými môže IFTTT interagovať pri plnení úloh. Pripojenie ku kanálu Twitter vyžadovalo prihlásenie do služby Twitter a následné autorizovanie IFTTT na prístup k môjmu účtu Twitter. Poznámka: Používanie IFTTT opäť vyžaduje prístup k účtom, ktoré možno nechcete povoliť. Ak vás vôbec znepokojuje povolenie takéhoto prístupu, môžete prestať čítať, pretože je to potrebné na vykonanie týchto skvelých vecí.

Pripojenie k účtu na Twitteri.

Všimnite si, čo povoľujete, keď povoľujete ifttt používať váš účet na Twitteri.

Krok 3: pripojte sa k SMS kanálu IFTTT

Ďalším kanálom IFTTT, ktorý som potreboval autorizovať, bol kanál SMS služieb. To si vyžadovalo jednoducho zadať číslo môjho mobilného telefónu a potom zadať kód PIN, ktorý IFTTT poslal ako potvrdenie. Potom som sa musel preklikať výzvami, ktoré ma upozorňovali, že by mi mohli účtovať všetky textové správy odoslané cez IFTTT.

Pripája sa ku kanálu SMS.

Všimnite si upozornenia na pripojenie k SMS.

Krok 4: vytvorte recept IFTTT.

Tu sa odohráva kúzlo. Ďalej som vytvoril IFTTT "recept", ktorý by monitoroval Twitter pre tweet z Twitter účtu Gabea Aula a potom poslal správu do telefónu prostredníctvom textových správ. Základný proces je znázornený nižšie.

Prvým krokom je výber vytvoriť recept.

Ďalej kliknite na „toto“ a vyberte spúšťací kanál. V tomto prípade som si vybral twitter.

Vyberte si, aký druh spúšťača chcete spustiť recept.

Dokončite spúšťač zadaním kritérií. V tomto prípade som zadal gabeaul ako twitterový účet.

Ďalej kliknite na „to“ a vyberte akčný kanál pre výstup receptu. V tomto prípade som zvolil sms.

Vyberte akciu, ktorú chcete, aby recept vykonal. Potrebujem ifttt na odoslanie sms na môj telefón.

Dokončite akciu zadaním toho, čo chcete zahrnúť. V tomto prípade chcem sms správu, ktorá obsahuje Gabeov tweet.

Nakoniec potvrďte, že recept je správny.

A takto vyzerá hotový recept.

Krok 5: zapnite oznamovanie textovými správami na mojom náramku 2

Ako som už spomenul, táto časť už bola nastavená, a tak som mohol ísť. Band 2 poskytuje dostatok vibrácií na mojom zápästí, aby upútal moju pozornosť, ale nie dosť na to, aby, povedzme, rozrušil moju rodinu pri večeri.

V aplikácii zdravia na svojom zariadení Nexus 6p mám povolenú dlaždicu správ. Výsledok: Vždy, keď gabe pošle tweet, mi zabzučí na zápästí.

Teraz, kedykoľvek Gabe zverejní tweet, keď je recept zapnutý, IFTTT odošle textovú správu na môj mobilný telefón. My Band 2 potom prijme toto upozornenie a zavibruje. Skontrolujem svoju textovú správu, zistím, že je to tweet o novej zostave, a šup späť k svojmu stolu, aby som ju zverejnil.

Tu sú niektoré z textov odoslaných z ifttt, keď gabe tweetoval o novej zostave.

Recept zapínam iba vtedy, keď je rozumné očakávať zostavu (napr. Gabe naznačil, že by sa mohla zostaviť), som jediný editor a viem, že budem preč od svojho stola, pretože inak by som mohol byť zaplavený správami. Recept som zapol v pondelok kvôli náznakom, že tento týždeň môžu prísť nové zostavy, a tak som bol pripravený.

To však nie je všetko

Samozrejme, existuje množstvo ďalších receptov, ktoré môžete vytvoriť. Niektoré ďalšie, ktoré používam, sú nasledovné:

• Vytvorte poznámku vo OneNote vždy, keď sa vám páči môj tweet.
• Vytvorte poznámku vo OneNote vždy, keď som označený na Facebooku.
• Vytvorte poznámku vo OneNote vždy, keď vytvorím novú stavovú správu na Facebooku.
• Vytvorte hashtag na Twitteri, ktorý môžem pridať do tweetu, aby sa jeho kópia automaticky odoslala do OneNotu.
• Vytvorte poznámku vo OneNote vždy, keď zaradím tweet medzi obľúbené.

Je zrejmé, že používam IFTTT s OneNote pomerne málo a mám množstvo ďalších receptov IFTTT, ktoré nepochádzajú od spoločnosti Microsoft, ktoré som použil. Na stránke IFTTT sú zverejnené stovky (alebo tisíce?) receptov, do ktorých môžete okrem vytvorenia vlastných receptov siahnuť.

Ak hľadáte dobrý spôsob automatizácie niektorých procesov, možno budete chcieť vyskúšať IFTTT. Minulú noc mi určite pomohlo, keď bola náhodou vydaná zostava 14342, a hoci moja večera trochu vychladla, správa bola zverejnená. A to je presne to, čo má táto technológia robiť, však?