Jednoduché, ale efektívne tipy na správu e-mailov

Všetci dostávame množstvo e-mailov. Od manažérov po ich zamestnancov, kolegov, newslettre z rôznych služieb, ktoré ste si predplatili a čo nie!

Preosievanie takýchto objemných e-mailových údajov je strata času a energie. Prečo neprehodnotiť, ako efektívne spravovať svoje e-maily.

Vedeli ste, že si môžete naplánovať e-maily pomocou niekoľkých jednoduchých trikov?

• Zbavte sa haraburdia

Predpokladajme, že denne dostanete v priemere sto e-mailov, z ktorých len polovica je dôležitá a zvyšok je „nevyžiadaná“. V prípade, že čelíte opakovaným výskytom spamu/nevyžiadanej pošty, použite nevyžiadané súbory na zachytenie väčšiny spamu a skenujte ich dvakrát denne, aby ste sa zbavili nechcených e-mailov. Zníži to tridsať percent nevyžiadanej pošty z vašej schránky.

Pozri tiež:  Ako používať „Asistenta mimo kancelárie“ v Outlooku 2016, 2013, 2010 a 365

• Nastavte inteligentné priečinky

Keď otvoríte doručenú poštu, všimnete si, že štvrtinu e-mailov tvoria špeciálne ponuky, zľavy, preposlané vtipy alebo reklamné upozornenia. V podstate veci e-mailového marketingu. Ide o predajný trik, ktorý má prilákať viac zákazníkov. Uprednostňujte preto svoje e-maily v podkategóriách, aby ste mali doručenú poštu usporiadanú. Bude ľahké nájsť e-maily v prípade núdze alebo odstrániť viacero e-mailov naraz.

• Vypnite všetky e-mailové upozornenia

E-mail nie je okamžitým prostriedkom komunikácie. Používame na to mobilné telefóny a instant messaging. E-mail je vhodný pre firmy, kde nevyžadujete okamžitú odpoveď. Nedovoľte preto iným, aby vám bránili v práci. E-mailové upozornenia a pípnutia prerušujú vašu koncentráciu a môžu vás presmerovať na stretnutia a konverzácie. Vypnite vibrácie telefónu alebo zvuk pri každom novom e-maile.

• Zrušte odber nevyžiadaných propagačných e-mailov

Nikdy by ste nechceli čítať všetky reklamné a propagačné e-maily. Odhláste sa z tých nepotrebných. Je to jednoduchý a rýchly proces. Ak chcete zrušiť odber noviniek, ktoré si neželáte, prihláste sa do svojho e-mailového účtu a v správach, ktorých máte dosť, hľadajte „zrušiť odber“. Skontrolujte výsledky vyhľadávania a rozhodnite sa, s ktorým e-mailom chcete pokračovať. Môžete tiež navštíviť stránku www.unroll.me a zrušiť odber bulletinov, ktoré chcete vyhodiť . Usporiada doručenú poštu s rôznymi kategóriami a priečinkami.

• Naplánujte  si čas na čítanie e-mailu a odpovedanie naň

Ak dostanete upozornenie alebo upozornenie, nebudete sa sústrediť na svoje povinnosti. Hoci zváženie vašich e-mailov v naplánovanom čase vám pomôže pri naliehavej pomoci, ako aj pri udržiavaní a aktualizácii vášho kalendára o stretnutiach.
Môžete tiež navrhnúť svoj e-mail pre prípad núdze tak, že aktualizujete svoje kontaktné číslo a poskytnete vhodný čas, aby sme vás mohli zastihnúť. Kvôli veľkému pracovnému vyťaženiu môžete tiež kontrolovať svoje e-maily každú hodinu na desať až pätnásť minút alebo kontrolovať e-maily 3-4 krát denne, napríklad ráno popoludní a večer.

Prečítajte si tiež:  Ako nastaviť e-mail v aplikácii Outlook pre Android

• Triedenie e-mailov podľa kategórií

Keď dostanete veľa e-mailov naraz, môžete zabudnúť venovať pozornosť dôležitým e-mailom alebo ich niekedy omylom vymažete bez prečítania. Stáva sa to, keď dostanete všetky e-maily do svojej doručenej pošty a nie sú k dispozícii žiadne priečinky a kategórie na vloženie e-mailu do príslušných priečinkov. Niekedy, keď odstránite nevyžiadanú poštu zo svojej doručenej pošty, nakoniec sa odstránia aj e-maily súvisiace s prácou. Môžete ich však obnoviť z odpadu, ale niekedy neviete, či ste to urobili!

Tiež by sa vám mohlo páčiť:  Ako používať Outlook s Gmailom

Každý má svoj vlastný spôsob, ako zaobchádzať so svojimi vecami. Toto je len návrh, ako efektívne spravovať svoje e-maily a ako to môžete urobiť, je jednoduchý. Môžete však nájsť systém, ktorý vám vyhovuje.