Ako zlepšiť proces prijímania zamestnancov: Najlepší sprievodca

Zamestnanci sú najviac angažovaní a produktívni počas prvých 6 mesiacov na novom pracovisku. Takže toto je najlepší čas na ich integráciu do firemnej kultúry a pracovnej morálky. Akékoľvek školenie, zapojenie a budovanie vzťahov vykonané počas tohto obdobia ich pravdepodobne prenesie do zamestnania u vás.

Žiaľ, mnohí zamestnanci premeškajú príležitosť absorbovať nových zamestnancov tým, že majú zlý proces nástupu. Zamestnávatelia, ktorí strávia veľa času a peňazí procesom prijímania zamestnancov, môžu stratiť správneho kandidáta tým, že budú mať slabé začlenenie zamestnancov. 40 % zamestnancov, ktorí dajú výpoveď, tak urobí počas prvých 6 mesiacov od zamestnania.

Na druhej strane, 91 % spoločností s pútavým onboardingovým programom si ponecháva všetkých zamestnancov prvého ročníka. Efektívny program onboardingu je teda kľúčom k udržaniu zamestnancov.

Mnohé spoločnosti, ktoré majú program na prijímanie zamestnancov, sa zameriavajú na vybavovanie papierovačiek a kontrolu pravidiel a predpisov. Aj keď je potrebné zaškrtnúť zákonné políčka, nástup by mal byť pre zamestnancov aj časom, kedy získajú nástroje, ktoré potrebujú na to, aby vo svojej práci prosperovali.

Harvard Business Review zistil, že hlavnými dôvodmi vysokej fluktuácie zamestnancov v prvom roku sú nedostatok pevných pracovných vzťahov a ťažkosti s integráciou do firemnej kultúry.

Obsah

• 1 Ako zlepšiť proces prijímania zamestnancov
  • 1.1 1. Zbavte sa základov
  • 1.2 2. Skvelý štart
  • 1.3 3. Vytvorte príležitosti pre nových zamestnancov na budovanie spojení
  • 1.4 4. Nastavte si kalendár registrácie
  • 1.5 5. Vytvorte štruktúrované interakcie medzi novými zamestnancami a ich manažérmi
  • 1.6 6. Udržujte svoje zdroje dostupné
  • 1.7 7. Získajte spätnú väzbu
  • 1.8 8. Zistite, ako zlepšiť proces prijímania zamestnancov

Ako zlepšiť proces prijímania zamestnancov

Prečítajte si kompletnú príručku o tom, ako zlepšiť proces prijímania zamestnancov.

1. Zbavte sa základov

Noví zamestnanci musia vyplniť regulačné dokumenty, ako sú bankové informácie, podrobnosti o poistení, prihlásenie do dôchodkového systému atď. Najlepšie je vybaviť všetky papiere čo najrýchlejšie a hladko. Softvér ako je tento https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ uľahčuje zamestnancom na diaľku vyplniť požadované papiere.

To znamená, že noví zamestnanci môžu využiť obdobie medzi podpísaním ponukového listu a dátumom nástupu na dokončenie všetkých požadovaných papierov. Správny vstupný softvér poskytne správne pokyny a usmernenia, ako odoslať informácie, aby sa znížilo množstvo chýb.

V čase, keď sa zamestnanec hlási do práce, je dokončená všetka dokumentácia a školenie o dodržiavaní predpisov. Takže sa teraz môžete sústrediť na ťažšie prvky onboardingu, ako je ich integrácia do vášho nového tímu.

Niektoré spoločnosti kupujú softvér, ktorý im umožňuje vykonávať ďalšie aspekty pred nástupom do zamestnania. Keď zamestnanec podpíše svoj ponukový list, dohody o mlčanlivosti a pracovné zmluvy, neexistuje dôvod, prečo by ste s ním nemohli zdieľať základné informácie o spoločnosti.

Ak máte intranet alebo webovú stránku zamestnancov, udeľte im prístup pred ich oficiálnym dátumom začiatku. Môžu sa naučiť vaše platné prevádzkové postupy, históriu a hodnoty spoločnosti, technologické systémy atď. Pomôže im to znížiť stres alebo úzkosť z prvého dňa, ktoré môžu mať.

2. Skvelý štart

Nikdy nedostanete druhú šancu urobiť skvelý prvý dojem. Urobte dojem na svojich nových zamestnancov tým, že im poskytnete zábavný a nezabudnuteľný „prvý deň“. Zabezpečte, aby každý v tíme vedel, že nový zamestnanec bude začínať, odoslaním e-mailu pre celú spoločnosť.

V e-maile by malo byť uvedené ich meno, na akej pozícii a tíme budú pôsobiť a ich predchádzajúce skúsenosti. Môžete tiež pridať akékoľvek ďalšie zábavné osobné informácie, o ktoré sa nový zamestnanec môže chcieť podeliť. Ak chcete znížiť obavy, ktoré môže mať váš nový zamestnanec, požiadajte niekoho z vášho tímu, aby zavolal novému zamestnancovi deň pred jeho nástupom.

Počas hovoru môžete novému zamestnancovi poskytnúť informácie o tom, čo môže očakávať v prvý deň. Môžete tiež odpovedať na akékoľvek otázky, ktoré môžu mať v súvislosti s procesom registrácie. Zabezpečte, aby pracovisko zamestnanca bolo čisté a plne pripravené.

Akékoľvek vybavenie, ktoré vyžaduje prihlasovacie údaje a heslá, by malo byť tiež pripravené a pripravené. V prípade, že zamestnanec bude mať na sebe uniformu alebo OOPP, zaobstarajte si ich veľkosti vopred, aby pre nich mohli byť pripravené aj v prvý deň. Firemný swag má dlhú cestu k rozjasneniu prvého dňa zamestnanca, takže ak to váš rozpočet dovoľuje, dajte mu tašku na privítanie.

Naplánujte si na prvý deň širokú škálu aktivít. Môžete napríklad absolvovať prehliadku spoločnosti, aby ste zamestnancovi ukázali svoje pracovné prostredie. Rýchlo budú potrebovať vedieť, kde sú núdzové východy, toalety, predajné automaty a oddychové miestnosti.

Prvý deň môžete absolvovať aj niekoľko orientačných školení. Nový nájomný obed je skvelý spôsob, ako predstaviť zamestnancom ich tím alebo vedenie spoločnosti. Nech robíte čokoľvek, nepreťažujte svojho zamestnanca papierovaním alebo záplavou informácií. Udržujte všetko ľahké a dodávajte akékoľvek informácie v malých, stráviteľných množstvách.

Ďalším dobrým nápadom, aby sa váš nový zamestnanec cítil vítaný v prvý deň, je mať určený uvítací tím. Niektoré spoločnosti majú skupinu zamestnancov, ktorých poslaním je privítať nových zamestnancov a pomôcť im rýchlo sa začleniť do spoločnosti. Tento tím má na starosti prípravu pracovného priestoru nového zamestnanca a dokonca aj pridávanie doplnkov, ako sú kvety, darčeky, káva atď.

3. Vytvorte príležitosti pre nových zamestnancov na budovanie spojení

Noví zamestnanci si musia vybudovať správne vzťahy a prepojenia, ak chcú vo svojich nových úlohách uspieť. Váš proces prijímania zamestnancov by mal vytvoriť príležitosti pre vašich nových zamestnancov, aby sa spojili so správnymi ľuďmi, aby si vybudovali svoju kariéru. Počas prvého týždňa by mal mať nový zamestnanec nový pracovný obed so svojím novým tímom.

To im umožní stretnúť a spoznať svojich kolegov v uvoľnenom prostredí. Môžete tiež naplánovať aktivitu na budovanie tímu pre tím, oddelenie alebo dokonca celú spoločnosť nového zamestnanca. To dá novým zamestnancom šancu nadviazať kontakty s etablovanými zamestnancami a naučiť sa, ako pracujú.

Teambuildingové akcie sú skvelým spôsobom, ako sa noví zamestnanci integrujú do svojej novej spoločnosti. Všetci môžu spolupracovať pri riešení problémov, takže všetci zamestnanci sa veľa naučia o tom, ako najlepšie spolupracovať. Náborový manažér môže tiež využiť nábor zamestnancov na strategické predstavenie medzi novými zamestnancami a potenciálnymi mentormi alebo kamarátmi.

Náborový manažér by mal poznať kariérne ciele nového zamestnanca a oni už poznajú iných ľudí v organizácii. Takže by bolo pre nich jednoduchšie spárovať nového zamestnanca s vhodnými ľuďmi. Títo jednotlivci by im mohli pomôcť uspieť a prosperovať na novom pracovisku.

Ak prijímate niekoľko nových zamestnancov naraz, môžete pre nich vytvoriť skupinu „nových zamestnancov“. Väčšina spoločností má softvér na spoluprácu, ako sú tímy Microsoft, Slack alebo dokonca WhatsApp, kde noví zamestnanci môžu chatovať v neformálnom skupinovom prostredí a zdieľať akékoľvek výzvy. Ich kolegovia sa potom môžu zapojiť a ponúknuť rady, ako podobné výzvy prekonať. Môže to byť aj fórum na zdieľanie príležitostí, výhier a skúseností s nástupom.

Ak je to možné, spoločnosť by mala mať kouča, ktorý pomôže novým zamestnancom uspieť v novej práci. Kouč by pomohol zamestnancom identifikovať víziu, ciele a stratégie v súlade s víziou a stratégiou spoločnosti. Mesačné stretnutia s koučom by pomohli zamestnancovi identifikovať víťazstvá a vybudovať sebadôveru, aby uspel vo svojej novej úlohe.

Keď zamestnanec čelí výzvam, kouč mu môže pomôcť identifikovať spôsoby, ako riešiť problémy.

4. Nastavte kalendár registrácie

Nástup nového zamestnanca by mal v ideálnom prípade trvať celý rok. Prvý mesiac bude mať väčšinu aktivít a školení. Mali by ste mať osobné (alebo cez video) orientačné stretnutia, školenia o firemných zásadách a postupoch, predstavenia vrcholového vedenia atď.

Po prvom mesiaci si naplánujte kontrolné stretnutia, budovanie tímu, školenia a ďalšie aktivity na zvyšok roka. Aby vám nič neuniklo, je najlepšie mať pri každej aktivite palubný kalendár s pripomienkami. Naplánujte si pravidelnú komunikáciu, ako je osobné stretnutie alebo telefonát s niekým z HR tímu, aby ste zistili, ako sa zamestnancovi darí.

Počas hovorov môžete získať spätnú väzbu o akýchkoľvek problémoch, ktorým zamestnanec čelí, aby ste ich mohli vyriešiť. Častá komunikácia s novým nájomcom vám tiež poskytne prehľad o oblastiach vášho procesu registrácie, ktoré si vyžadujú zlepšenie.

5. Vytvorte štruktúrované interakcie medzi novými zamestnancami a ich manažérmi

Priamy manažér alebo nadriadený zamestnanca má najväčší vplyv na úroveň ich zapojenia. Zabezpečte, aby sa nový zamestnanec úplne usadil v novej spoločnosti tým, že povzbudíte svojich priamych nadriadených, aby s nimi komunikovali. Počas prvých dní by sa mal manažér stretnúť so zamestnancom a oznámiť mu, čo očakáva.

Ciele oddelenia, výkonnostné štandardy a KPI môžu byť stanovené tak, aby zamestnanec vedel, ako sa bude merať jeho výkon. Manažér môže ponúknuť podporu prostredníctvom školenia na pracovisku alebo poskytnutím akýchkoľvek zdrojov, ktoré môže zamestnanec potrebovať, aby uspel. Obštruktívni a neprístupní manažéri a nadriadení môžu výrazne brzdiť úspech nového zamestnanca.

Ak chcete zabezpečiť, aby sa manažéri pravidelne prihlasovali s novými zamestnancami, naplánujte si osobné stretnutia medzi nimi a novými zamestnancami. Následná kontrola, aby sa zabezpečilo, že sa stretnutia uskutočnili a všetky akčné body boli uzavreté. Povzbudzujte manažéra, aby rozpoznal každého nového zamestnanca, ktorý robí svoju prácu dobre.

Uznanie je skvelá stratégia na zvýšenie úrovne zapojenia zamestnancov. Tiež povzbudzujte manažérov, aby sa zaujímali o rozvoj zamestnancov a kariérny rast. Zistíte, že manažéri, ktorí prejavujú starostlivý záujem o rast svojich zamestnancov, budú hlásiť vyššie úrovne udržania.

6. Majte svoje zdroje prístupné

Uistite sa, že váš nový nájom bude vždy podporovaný tým, že budete mať svoje zdroje dostupné. Všetky vaše školiace materiály by sa mali nahrať na intranet vášho zamestnanca. Zamestnancom to umožní prístup vždy, keď budú chcieť niečo vyhľadať.

Internet tiež umožnil organizovať školiace kurzy online , takže zamestnanci môžu absolvovať školenia vlastným tempom. Mali by ste tiež dať svojim novým zamestnancom „kamaráta“, s ktorým sa môžu poradiť, kedykoľvek budú mať otázku alebo problém.

Kamaráti sú súčasní zamestnanci, ktorí pracujú na rovnakom oddelení a môžu poskytnúť poradenstvo v akýchkoľvek aspektoch práce. Môžu tiež poradiť v otázkach, ako napríklad kde kúpiť obed, ktorým autobusom ísť do práce atď.

7. Získajte spätnú väzbu

Jedným z najlepších spôsobov, ako zlepšiť váš onboardingový program, je získať spätnú väzbu od zamestnancov, ktorí týmto procesom prešli. Vytvorte prieskumy na kontrolu zamestnancov 1 mesiac, 3 mesiace a 1 rok po ich zamestnaní. Opýtajte sa zamestnancov, čo by chceli vidieť viac a čo menej.

Môžete tiež vykonať kvíz, aby ste skontrolovali, ako dobre integrovali vašu firemnú kultúru a hodnoty. Mali by ste tiež požiadať manažérov a vedúcich, aby sa prihlásili do vášho procesu registrácie a školenia. Pracujú s novými zamestnancami, takže môžu mať jedinečný prehľad o tom, čo zahrnúť do registrácie nového zamestnanca.

Ďalším dôležitým spôsobom, ako získať spätnú väzbu, je opýtať sa zamestnancov, prečo odišli z predchádzajúceho zamestnania. Tento prehľad vám môže pomôcť vyhnúť sa chybám, ktoré urobila ich predchádzajúca spoločnosť. Môžete tiež preskúmať, ako iné spoločnosti vykonávajú nábor zamestnancov a porovnať sa s nimi. Čítanie článkov a výskum o onboardingu vám tiež môže poskytnúť skvelé nápady, ako zlepšiť váš program.

8. Zistite, ako zlepšiť proces prijímania zamestnancov

Mnoho nových zamestnancov zažíva stres, úzkosť a frustráciu počas prvých mesiacov v novej práci. Noví zamestnanci môžu mať dlhoročné pracovné skúsenosti. Ale ešte nerozumejú vášmu biznisu, nemajú žiadne pracovné vzťahy a nie sú si istí tým, čo by mali robiť.

Niet divu, že bez náležitého vedenia a podpory mnohí zamestnanci opúšťajú nové zamestnanie do 6 mesiacov od podpísania zmluvy. Zamestnávatelia môžu zvýšiť mieru angažovanosti a udržania zamestnancov vďaka dobre štruktúrovanému programu prijímania zamestnancov.

HR tímy môžu urýchliť vzdelávanie a integráciu nových zamestnancov prostredníctvom teambuildingových podujatí, cielených školení na pracovisku, onboarding softvéru a strategických úvodov k tým správnym mentorom.

Osvojte si niektoré z týchto postupov pre vašu spoločnosť, aby ste zlepšili skúsenosti zamestnancov. Pre viac informácií o onboardingu zamestnancov a najlepšom onboarding softvéri si prečítajte zvyšok nášho blogu.