Ako začať so zoznamami Microsoft

Microsoft Lists je najnovším prírastkom do stajne aplikácií Microsoft 365. Aj keď vás tento názov môže zvádzať k tomu, aby ste ho odpísali ako ďalšiu iteráciu úloh programu Outlook, úloh alebo plánovača, zoznamy sú v skutočnosti jedinečnou ponukou, ktorá je bližšie k Excelu ako ktorákoľvek z vyššie uvedených.

Zoznamy, ktoré využívajú SharePoint a sú prístupné cez webové rozhranie, možno považovať za pokus spoločnosti Microsoft o replikáciu riešení s nízkym kódom, ako je Airtable . Podobá sa viac „aplikácii“ ako tabuľka, pričom používateľom poskytuje oveľa väčšiu kontrolu ako bežná aplikácia na vytváranie zoznamov, ako je To-Do alebo jej predchodca Wunderlist.

Sila zoznamov sa skutočne ocení iba vtedy, keď ju uvidíte v akcii. Za predpokladu, že máte platné predplatné, aplikácia sa zobrazí v zásuvke aplikácií Office 365 – má pestrofarebnú ikonu s teplou paletou.

Začnite kliknutím na výrazné tlačidlo „Nový zoznam“. Stojí za to venovať trochu času ukážke predvolených šablón, pretože ilustrujú spôsob, akým sa majú zoznamy používať.

Vezmite si napríklad predvolený nástroj na sledovanie problémov. Používa rozloženie založené na mriežke, ktoré je niekde medzi tabuľkovým procesorom a bežnou aplikáciou na vytváranie výpisov. Ďalej je tu Správca aktív, ktorý je ešte vizuálnejší – obsahuje obrázky a množstvo farebných informačných čipov.

Nový zoznam môžete spustiť zo šablóny kliknutím na „Použiť šablónu“. Môžete tiež vytvoriť zoznam od začiatku, čo bude vyžadovať použitie rozhrania v štýle SharePoint na nastavenie vlastných polí. Je možné importovať aj excelovú tabuľku, čím sa ďalej zmenšuje priepasť medzi zoznamami a konvenčnými desktopovými aplikáciami.

Nech už vytvoríte svoj zoznam akokoľvek, budete mu musieť dať názov, popis, farbu a ikonu. Po nastavení sa otvorí zoznam s prázdnou tabuľkou.

Údaje môžete pridať kliknutím na tlačidlo „Nový“ v ľavom hornom rohu. Zobrazí sa formulár, ktorý vám umožní pridať novú položku do zoznamu. Polia vo formulári sa budú zhodovať s poliami nakonfigurovanými v zozname.

Keď robíte viacero pridávaní naraz, môžete prepnúť na zobrazenie mriežky z ľavého horného rohu. Tým sa všetko na obrazovke zmení na upraviteľné pole, ktoré je veľmi podobné tabuľke. Pomocou tohto rozhrania môžete rýchlo spravovať údaje vo svojom zozname.

Údaje môžete exportovať do tabuľky programu Excel pomocou tlačidla na hornom paneli nástrojov. Ďalšou možnosťou je dostať upozornenie e-mailom alebo SMS pri každej zmene údajov v zozname - kliknite na ikonu troch bodiek ("...") v hornej časti a potom na "Upozorniť ma". Dialógové okno, ktoré sa zobrazí, vám poskytne komplexné možnosti, ktoré vám umožnia vybrať si, na čo budete upozornení a kedy a kam sa budú upozornenia doručovať.

Týmto je naša úvodná prehliadka zoznamov dokončená. V budúcich článkoch sa pozrieme na vytváranie a úpravu zoznamov, správu údajov v zoznamoch a preskúmanie rôznych možností zobrazenia dostupných v rámci aplikácie. Za zmienku tiež stojí, že zoznamy sa dajú integrovať do mnohých ďalších nástrojov spoločnosti Microsoft, vrátane Power Apps, Automate a Microsoft Teams, čo vám umožňuje používať službu ako centrálne úložisko pre vaše informácie.